AC Environnement : « Nos équipes ont conçu le logiciel AC Car »

Comme pour Doras, négociant en matériaux de construction filiale de Samse, la volonté de faire des économies a aussi pesé dans le choix de créer un logiciel en interne chez AC Environnement. « Fin 2018, début 2019, nous avons sourcé plusieurs éditeurs de logiciels. La plupart nous convenaient mais le coût était assez élevé et il ne nous semblait pas pertinent à l’époque de dépenser les sommes demandées dans un tel outil, relate Marc Chavallard, le responsable des achats et de la logistique de ce spécialiste des bilans énergétiques des bâtiments. Notre dirigeant d’alors nous a invités à nous tourner vers notre département R&D pour créer notre propre outil ». C’était le début d’un travail d’un an et demi qui a donné naissance à l’outil maison : AC Car.

La flotte d’AC Environnement compte environ 500 véhicules, moitié VU, moitié VP. Pour élaborer son outil, l’entreprise s’est basée sur les ressources de la plate-forme de traitement des données télématiques, Wialon, qu’elle emploie pour remonter les informations de ses boîtiers embarqués. Une plate-forme peu connue dans le monde de la gestion des véhicules légers, plus courante dans celui des poids lourds. « Nous avons acheté une licence à Wialon pour exploiter librement les données que cette plate-forme récupère des boîtiers installés dans nos véhicules. Nous sommes propriétaires de ces boîtiers de marque Teltonika », détaille Marc Chavallard. Ces données sont celles couramment exploitées dans le cadre de la gestion de flotte : kilométrage, consommation de carburant, vitesse, etc.

Un cahier des charges

Fort de ces données, Marc Chavallard a établi le cahier des charges pour la création du logiciel de gestion. « J’avais une idée précise des outils pour nos besoins. Ce qui ne nous a pas empêchés de rencontrer des éditeurs de logiciels : nous avons ainsi pu voir des manières de penser l’outil », retrace ce responsable. La majorité des développements a été menée en interne et par des prestataires.

« Le logiciel a été conçu en deux silos : d’une part, l’immatriculation du véhicule, de l’autre, le matricule du collaborateur, expose Marc Chavallard. À partir de ces deux silos nous obtenons deux coûts : celui du véhicule et celui du collaborateur, et nous pouvons croiser l’ensemble de ces coûts pour les affecter ensuite à une agence par exemple. »

Des passerelles avec les fournisseurs

À l’instar des logiciels du marché, AC Car bénéficie de passerelles avec la plate-forme télématique de Wialon, mais aussi avec les prestataires de la flotte pour récupérer les factures qui lui sont adressées : fournisseurs de pneus, loueurs, etc. Le traitement de ces informations permet notamment au responsable des achats d’obtenir des informations utiles pour déterminer le TCO du parc. « Nous avons collaboré avec le contrôle de gestion en interne pour identifier les familles de dépenses que nous voulions suivre. Et avec le logiciel, nous pouvons procéder à tous les exports souhaités : en fonction des agences, des régions, des métiers, des conducteurs, et suivre différents coûts très précisément. Notre base comptable enrichit également le logiciel pour fournir des notes de frais ou des factures de prestataires », énumère Marc Chavallard.

Mais le responsable des achats y a aussi ajouté une fonctionnalité qu’il considère comme une plus-value. « Nous avons apporté une touche pragmatique et directement inspirée du terrain avec le suivi de la gestion des sinistres. À l’époque, aucun éditeur de logiciels ne la proposait, décrit ce responsable. Ce suivi est pourtant chronophage. Dans AC Car, le suivi des sinistres est automatisé avec des connexions vers les assureurs, certains garages partenaires, etc. Le constat est directement envoyé par le conducteur au gestionnaire de flotte qui le fait suivre à l’assureur qui lui fait parvenir sa réponse. Ensuite, la prise en charge du sinistre est signalée dans le logiciel sous trois statuts : expertise, réparation, terminée », décrit Marc Chavallard.

Une appli conducteur

« Une application conducteur va aussi être lancée prochainement », annonce ce responsable. Les conducteurs accéderont alors facilement à des informations incontournables comme les numéros d’assistance, le numéro du gestionnaire de flotte ou du loueur. « À plus long terme, il sera possible de gérer les constats avec cette application », projette Marc Chavallard. En soulignant que l’utilisation de ces informations soulage aussi la gestion de parc d’une charge de travail.