Amendes – Désignation : le bilan deux ans après

Avant le 1^er janvier 2017, date d’entrée en vigueur de l’arrêté du 15 décembre 2016 stipulant l’obligation pour tout employeur de désigner ses conducteurs en cas d’amende, « 90 % des entreprises ne dénonçaient pas et demandaient à leurs collaborateurs de régler l’amende anonymement, ce qui leur évitait de perdre des points », estime Philippe de Crouy Chanel, gérant du fleeteur Fleet Gestion.

« La désignation des conducteurs reste un sujet sensible dans les entreprises car on touche aux données personnelles des collaborateurs – ce qui implique d’être conforme aux impératifs réglementaires – et à leurs point de permis – ce qui constitue un véritable enjeu quand le permis est indispensable pour exécuter ses missions, rappelle Éric Fulcheri. Mais si le véhicule est un outil fourni par l’entreprise, le collaborateur est un conducteur comme un autre, soumis au même Code de la route et avec les mêmes responsabilités au volant », poursuit le directeur du service Delivery d’Arval France.

Depuis deux ans, la donne a donc changé, d’autant que la pénalité pour l’entreprise est lourde en cas de non-désignation : 675 euros, minorée ou majorée selon le délai de paiement (voir aussi l’encadré ci-dessous). « Le moindre retard dans le traitement peut entraîner une escalade et des majorations d’amende, jusqu’à des répercussions sur les mandataires de l’entreprise qui peuvent être mis en cause. Ces cas sont très rares mais cela peut être gênant », rappelle Éric Fulcheri.

La désignation s’est imposée

L’obligation de désigner concerne l’ensemble des contraventions constatées par les radars automatiques. Restent le cas de figure où le conducteur est directement verbalisé en flagrant délit et celui des forfaits post-stationnement gérés par les municipalités et qui n’impliquent pas de désignation (voir notre article).

Le pli de la désignation serait aujourd’hui pris dans une grande majorité d’entreprises. Selon Emmanuel Barbe, délégué à la Sécurité routière qui intervenait lors des Rencontres Flottes Automobiles du 21 février dernier, « 83 à 84 % des entreprises désignent désormais les conducteurs » en cas de contravention, et « 65 % de ces désignations sont effectuées à l’aide du système de l’Antai. Ce qui montre que les outils fonctionnent bien. »

Et les non-désignations devraient devenir de plus en plus rares. De fait, la Délégation à la Sécurité routière compte s’attaquer aux 17 % d’entreprises réticentes à désigner, souvent « pour acheter la paix sociale, avec un effet pernicieux, selon Emmanuel Barbe. Car jusqu’ici les personnes morales étaient redevables des amendes pour non-désignation. C’était le choix que nous avions fait », indique-t-il.

La Sécurité routière veut aller plus loin

Dorénavant, grâce aux possibilités offertes par la loi (article L-121-6) et par le biais d’une nouvelle circulaire de la Chancellerie, « nous allons détecter les entreprises qui choisissent de ne pas désigner et donc de payer l’amende pour non-désignation, celles qui ont une stratégie systématique, qui font le choix délibéré de ne pas dénoncer. Nous allons alors poursuivre le gérant personne physique », anticipe Emmanuel Barbe. Qui met en garde les entreprises prêtes à donner de l’argent au gérant pour régler ces amendes pour non-désignation : « Il peut alors être passible d’abus de biens sociaux. » Parmi les 17 % de récalcitrants se trouveraient, selon Emmanuel Barbe, « de grosses sociétés connues. »

Mise à part cette petite minorité, la désignation serait donc devenue une habitude mais elle ne s’est pas installée sans poser quelques problèmes. Parmi les couacs du début : « Les dirigeants sans salariés n’ont pas tout de suite compris qu’ils devaient s’auto-désigner et ils ont reçu des amendes pour non-désignation », souligne Gilles Langlois, directeur des cartes pétrolières de Total en France, prestataire qui peut prendre en charge la gestion des amendes dans le cadre du service Total Fleet.

Des entreprises bien plus organisées ont pareillement essuyé les plâtres. « Au 1^er janvier 2017, nous avions l’obligation de désigner mais personne ne savait vraiment si la date à retenir était celle de l’infraction, antérieure, ou celle de l’avis. Ce n’était pas explicite. Nous avons eu un certain nombre d’amendes pour non-désignation », se souvient Lydie Genet, gestionnaire du parc de 1 100 véhicules du groupe C’Pro, spécialiste dans les domaines de l’impression, de l’informatique et des télécoms.

Automatiser les désignations

Lydie Genet travaille avec l’aide du logiciel du prestataire GAC Technology, connecté à l’Antai. « Auparavant, avant de payer la contravention, le représentant légal devait indiquer l’identité et l’adresse de la personne physique qui conduisait le véhicule lors de l’infraction sous un délai de 45 jours. Ces méthodes fastidieuses sont révolues. Les dispositifs proposés, tels que les envois par voie électronique ou les alertes rappelant les désignations en attente de traitement, réduisent le temps de traitement de 30 minutes à 3 secondes », décrit cette responsable.

« L’obligation de désignation s’est traduite par une charge administrative supplémentaire, très importante et brutale. De grosses entreprises ont par exemple dû renforcer le nombre de personnes affectées à la gestion de la flotte, d’autres ont choisi d’externaliser la gestion des amendes. Dans les deux cas, cela génère un coût », explique Gilles Langlois pour Total Fleet. Mais pour ceux qui désignent encore manuellement, la tâche est extrêmement chronophage. Arval estime que sans outil spécifique, la désignation peut prendre jusqu’à une heure. Pour une flotte de 500 véhicules, cela revient à environ une personne à mi-temps…

Fleet manager d’EBV Elektronik et d’Avnet EMG France, deux spécialistes des composants électroniques, et par ailleurs cliente de Total, Semina Mezi ne dira pas le contraire : « Désigner, gérer les amendes, ce n’est pas le rôle du gestionnaire de flotte. On nous en demande déjà tellement avec les modifications fiscales et l’arrivée du WLTP ! Je préfère me concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Et c’est aussi une responsabilité énorme, vu les majorations potentielles », assène Semina Mezi, à la tête de 140 VP pour les deux entités.

Des outils pour gagner du temps

Pour la structure qu’elle suit directement, EBV Elektronik, soit 46 véhicules, Semina Mezi a donc fait appel à Total Fleet. L’autre filiale, Avnet, a aussi prévu de passer par le pétrolier. « Au bout de six mois, j’ai fait le bilan : la désignation était très chronophage. J’ai alors cherché à externaliser. La prestation du loueur était trop chère et j’ai donc choisi Total. Notre fichier est intégré chez eux avec tous les renseignements sur chaque collaborateur. Je ne reçois plus d’amendes par courrier et cela fonctionne très bien », relate cette responsable.

Les gestionnaires de flotte n’en ont pas moins découvert des cas de figure complexes. Et si le collaborateur à qui le véhicule a été confié n’est pas le fautif ? « Il lui revient alors de faire lui-même une requête en exonération, répond Philippe de Crouy Chanel pour Fleet Gestion. Cela peut se produire avec les VP quand une personne de la famille prend aussi le volant. Le collaborateur peut aussi être fatigué ou avoir bu plus que de raison ; il a alors tout intérêt à passer le volant à un tiers. »

« Et si le collaborateur A, au volant d’un véhicule mutualisé qui transporte une équipe sur un chantier, a passé le volant à B, les choses se compliquent aussi », complète Théophane Courau, président du fleeter Fatec. Les désignations peuvent ainsi se succéder en cascade. Et à chaque désignation, un avis d’infraction est édité, « ce qui a l’avantage de remettre les compteurs à zéro pour éviter des majorations », ajoute-t-il.

De multiples cas de figure

À cela s’ajoute le cas du salarié qui a quitté l’entreprise. Et c’est d’autant plus compliqué si celle-ci n’a plus son numéro de permis de conduire. « Le RGPD oblige en effet l’entreprise à détruire toutes les données personnelles au départ du collaborateur. Je conseille toutefois de garder pendant trois mois ces données, c’est en moyenne le laps de temps pour recevoir l’avis et effectuer le recours en exonération », avance Philippe de Crouy Chanel. « Enfin, quand le contrevenant est un membre de la direction, cela n’est pas toujours facile de le désigner », précise Éric Fulcheri pour Arval.

« Pour les véhicules multiconducteurs – soit 30 à 40 % de nos clients – je conseille de tenir un registre, l’idéal étant d’informatiser la gestion du pool », estime Philippe de Crouy Chanel. « Cela nécessite une certaine discipline et une certaine organisation, note Éric Fulcheri, et cela pousse à l’utilisation de solutions numériques pour plus de traçabilité et de sécurité. C’est aussi un gain de temps. »

Le cas des véhicules multiconducteurs

Des boîtiers de télématique embarquée peuvent aussi identifier le collaborateur au volant à l’instant t. « Pour les véhicules en libre-service, en pool ou confiés à des intérimaires, les conducteurs ont souvent tendance à oublier de remplir les tableaux de bord. Nous avons enregistré dès 2018 de nombreuses demandes pour notre boîtier qui intègre une option supplémentaire pour identifier les conducteurs. Et ceux qui avaient déjà un boîtier ont demandé cette option », indique Julien Rousseau, P-DG de SuiviDeFlotte.net.

Quelque 3 % des boîtiers de ce télématicien étaient équipés de cette option début 2017. Désormais, ils le sont à 70 %. « La demande a explosé de 400 % depuis 2017 », se félicite Julien Rousseau qui a géré environ 2 000 amendes en 2018 pour ses clients grâce à une interconnexion avec l’Antai comprise dans l’abonnement. Le système de SuiviDeFlotte.net intègre une clef magnétique que le conducteur doit mettre dans un lecteur sur le tableau de bord. Et s’il oublie d’insérer la clef, un signal sonore se déclenche au démarrage, similaire à celui qui retentit quand le conducteur oublie de mettre sa ceinture.

L’apport de la télématique

Le boîtier Total Fleet Connect permet aussi d’identifier les conducteurs : « La communication entre les deux outils, celui du boîtier et celui pour les désignations, évite aux entreprises d’identifier le conducteur à chaque avis d’infraction, expose Gilles Langlois. En outre, le boîtier, dans la mesure où il remonte les données comportementales des conducteurs avec des scores de sécurité routière et d’éco-conduite, favorise une conduite plus sûre et plus responsable, ce qui va dans le sens d’une réduction de la sinistralité mais aussi des amendes. »

Selon Emmanuel Barbe de la Sécurité routière, le bilan de la désignation est « positif » et « le nombre d’amendes au nom d’une personne morale a diminué de 10 % en 2017  » alors que ce nombre n’a reculé que de 1 % pour les conducteurs personnes physiques. Et ce recul s’est poursuivi à hauteur de 13,4 % en 2018. Un chiffre à relativiser du fait des dégradations sur les radars en fin d’année. « Mais l’impact est important pour la sécurité routière car il s’agit de véhicules qui roulent beaucoup », souligne avec satisfaction Emmanuel Barbe.

Un nombre d’amendes à la baisse…

Les entreprises notent aussi cette baisse, à l’image de C’Pro : « En 2017, nous avons comptabilisé 331 amendes. En 2018, ce chiffre est tombé à 111, se réjouit Lydie Genet. Depuis la désignation obligatoire, nos collaborateurs prennent plus conscience de leurs responsabilités et font plus attention. » Arval note aussi une nette diminution chez ses clients : « En 2018, pour l’ensemble de la flotte en LLD, nous avons enregistré 221 627 désignations automatiques, auxquelles il faut ajouter 3 958 amendes à traiter manuellement pour diverses infractions. Hors FPS, nous sommes descendus à 1,2 amende par véhicule contre 1,5 en 2017 et 1,7 en 2016 avant l’obligation de désigner », décrit Éric Fulcheri. ALD estime de son côté le nombre d’amendes à 1,7 par véhicule contre 2 en 2017.

Le recul est encore plus marqué pour les clients de TraXall : « Depuis 2015, le nombre d’amendes a été quasiment divisé par deux. En 2015, nous en étions à 1,2 infraction par véhicule. En 2017, le ratio est tombé à 0,85 et en 2018 nous avons comptabilisé 40 000 amendes pour 60 000 véhicules à la route, soit 0,67 amende par véhicule », détaille Patrice Nahmias, président de ce fleeteur et éditeur d’outils de gestion.

Avec les clients de Total, la moyenne hors FPS est descendue à une amende par véhicule et par an. « À ce niveau, il devient plus difficile de réduire ce chiffre. Il faut noter que certains partaient de loin avec trois ou quatre contraventions par véhicule et par an », rappelle Gilles Langlois.

… où en stabilisation

« Le nombre d’amendes se réduit, surtout pour les excès de vitesse et pour toutes les infractions susceptibles d’entraîner un retrait de points. En revanche, le nombre de contraventions pour stationnement reste stable », constate Théophane Courau pour Fatec. Certes, tout dépend de la situation dans l’entreprise et du nombre d’amendes reçues avant 2017 : « Cela n’a pas vraiment baissé chez nous mais nous n’enregistrons que de petits excès de vitesse. Pour 230 véhicules, nous comptabilisons, hors FPS, 140 amendes par an, dont 125 avec des retraits de points », explique Sandrine Joly, responsable des services généraux de Beckman Coulter France, un spécialiste des automates de biologie à la tête de 230 véhicules (voir aussi le témoignage).

Corollaire indispensable de la bonne marche de la désignation, les entreprises doivent régulièrement s’assurer que leurs collaborateurs ont un permis valable, mais sans avoir le droit d’en conserver une copie pour respecter la réglementation sur les données personnelles. « Chez C’Pro, les collaborateurs signent une déclaration sur l’honneur tous les ans sous forme électronique et ceci est spécifié dans la charte du conducteur. De plus, une autre mesure, moins contraignante, est mise en place lors du remboursement des notes de frais via nos outils informatiques. Avec un simple clic, les collaborateurs attestent de la validité de leur permis », précise Lydie Genet.

Vérifier les permis

« L’idéal, c’est de demander une déclaration sur l’honneur deux fois par an, mais pas plus. Au-delà, les conducteurs ont tendance à ne plus répondre », estime Philippe de Crouy Chanel pour Fleet Gestion. Une fréquence adoptée par Semina Mezi chez EBV Elektronik et Avnet EMG France : « Deux fois par an, je demande aux conducteurs de présenter leurs permis et je relève les numéros. La dernière fois, c’était en janvier et deux collaborateurs avaient déjà changé de numéro de permis en six mois. » Utilisatrice de l’outil de Total Fleet pour gérer les amendes, cette responsable de flotte en rappelle la contrainte : « Il faut être très vigilant et penser à mettre à jour la liste des conducteurs, notamment l’adresse du collaborateur en cas de déménagement et le numéro de permis en cas de perte ou vol. »

« Nous conseillons aux clients de remettre à chaque conducteur un document spécifique ou une charte précisant leurs droits et devoirs au volant, insiste Éric Fulcheri pour Arval. Ensuite, des formations plus ou moins régulières à l’éco-conduite et à la sécurité routière se montrent efficaces. Elles se font de plus en plus par simulation et en réalité virtuelle. Ce qui est moins onéreux et prend moins de temps. La télématique embarquée, qui analyse les comportements au volant, peut être utile pour mieux identifier les conducteurs à accompagner en priorité », complète-t-il.

Former les collaborateurs à l’éco-conduite

« Notre système Optidriving lié à notre boîtier télématique permet de noter les conducteurs en fonction de l’évolution de leur comportement au volant. L’objectif, c’est que le gestionnaire de flotte puisse travailler en amont avec le collaborateur sur sa conduite, afin que celui-ci respecte les vitesses autorisées, évite les flashs et donc les amendes », souligne Julien Rousseau pour SuiviDeFlotte.net.

ALD Automotive note pour sa part une augmentation de la demande de stages d’éco-conduite ou de sécurité routière chez Beltoise Évolution, son partenaire. « Ces formations sensibilisent les conducteurs aux risques routiers et au respect du Code de la route, elles limitent in fine le nombre d’infractions routières », indique Jérôme de Retz, directeur marketing d’ALD Automotive France.

Aider pour récupérer les points

L’entreprise peut aussi accompagner les conducteurs avec des stages de récupération de points. « Nous y réfléchissons et envisageons des stages d’éco-conduite », avance Lydie Genet pour C’Pro. Pour EBV Elektronik et Avnet EMG France, Semina Mezi va dans le même sens : « L’historique de notre outil de gestion des amendes est très bien fait et nous savons quels collaborateurs ont le plus d’amendes. Nous pourrons ainsi leur proposer de repasser par notre prestataire de conduite Centaure pour une piqûre de rappel. »

Une solution que n’envisage en revanche pas Christophe Malard, responsable achats et services généraux pour DEF, spécialiste des systèmes de sécurité incendie : « Nous ne voulons pas payer de stages de récupération de points à nos collaborateurs car cela reviendrait à cautionner le fait qu’ils roulent trop vite. Mais nous assurons un suivi et les conducteurs les plus accidentogènes vont en formation chez Centaure. Tout se joue sur la sensibilisation et la formation. Certes, nos agences ne connaissent ni le nombre d’amendes par collaborateur, ni le type d’amendes, mais elles disposent d’un reporting anonymisé avec le nombre global d’amendes. Seule exception, si un collaborateur commet une infraction grave, comme brûler un feu rouge, alors nous faisons passer l’information », conclut Christophe Malard qui gère un parc de 850 véhicules (voir aussi le témoignage).

Prévenir plutôt que guérir

Chez Beckman Coulter France, Sandrine Joly mise pareillement sur la prévention : « Depuis juin 2018, nous envoyons régulièrement de petites vidéos avec des rappels sur la sécurité routière : les excès de vitesse, les sens giratoires, la conduite sur neige, etc. Et cela a un impact. Nous avons relativement peu d’amendes et une faible sinistralité. » Mieux vaut donc prévenir que guérir !