Amendes : des offres de gestion

Pour gérer les amendes de leurs clients, les loueurs, les fleeteurs mais aussi des prestataires comme les spécialistes des cartes carburant, alignent des outils conventionnés avec l’Antai. Avec à la clé, pour les entreprises, une gestion presque entièrement déléguée. Mais ces clients n’en doivent pas moins rester attentifs au bon respect des processus.

par Cyrienne Clerc -

15 avril 2019

- Magazine N°247

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Face aux difficultés pour désigner et surtout pour s’éviter des tâches chronophages, des entreprises choisissent d’externaliser la désignation. Le fleeteur Traxall gère l’ensemble des amendes de ses clients, à part quelques exceptions. « C’est la première chose dont ils veulent se débarrasser. Certains sont même venus chez nous, au début, pour externaliser cette gestion. Cela leur fait économiser un poste à temps plein pour une flotte d’environ 1 000 véhicules », indique Patrice Nahmias, président de Traxall.

Les processus, légèrement différents d’un prestataire à l’autre, restent simples. Fleet Gestion demande aux conducteurs de se connecter...

Les processus, légèrement différents d’un prestataire à l’autre, restent simples. Fleet Gestion demande aux conducteurs de se connecter sur son site internet : « Ils enregistrent les informations nécessaires et déclarent qu’ils sont titulaires d’un permis de conduire en règle. Nous demandons cette déclaration sur l’honneur une fois par an. Ainsi, nous avons toutes les informations pour désigner directement à l’Antai », détaille Philippe de Crouy, gérant de ce fleeteur.

Le choix du fleeteur…

Chez Traxall, tout est automatisé mais les informations sur les conducteurs sont fournies par l’entreprise. « Grâce à notre accord avec l’Antai, celle-ci nous remonte les avis d’infractions pour les immatriculations que nous avons déclarées. Notre système identifie alors le collaborateur et la requête en exonération se fait automatiquement. Et le collaborateur reçoit l’amende à son domicile », explique Patrice Nahmias.

Le loueur Parcours gère les amendes pour 10 000 de ses véhicules en contrat. « Chez ALD, nous gérons les amendes pour 33 000 véhicules, soit environ 15 % du parc en LLD. Ce sont des parcs de toutes les tailles. En 2017, il s’agissait essentiellement de grandes flottes. Depuis, des parcs de moins de 100 véhicules optent pour cette solution, notamment parce qu’ils n’ont pas de personne dédiée à la gestion de la flotte, souligne Jérôme de Retz, directeur marketing ALD France. Nous avons vu une hausse significative de la demande pour cette prestation depuis 2017 alors qu’elle était disponible dès 2015 », précise-t-il. Arval gère aussi directement les amendes pour environ 5 % de ses clients, « mais le taux de souscription augmente chaque année », ajoute Éric Fulcheri, directeur du service Delivery d’Arval France.

Comme tous les loueurs propriétaires des véhicules, Arval, Parcours et ALD reçoivent les avis d’infractions, sauf quand un autre prestataire est enregistré auprès de l’Antai pour l’immatriculation concernée.

… ou le choix du loueur

Chez ALD, le fonctionnement est le suivant : « Les clients ont accès aux avis d’infraction sur le portail client My ALD Manager où ils suivent leurs véhicules et leurs contrats. Lorsque le service ALD Fine Management est souscrit (0,65 euro par mois et par véhicule), ils désignent le conducteur en quelques clics. Un espace crypté a été créé pour sécuriser les données sensibles », expose Jérôme de Retz.

Arval commercialise aussi ces deux options : Arval Amendes Sécurité qui permet au gestionnaire de désigner sur la plate-forme du loueur et Arval Amendes Intégral : « Nous nous chargeons alors de désigner le conducteur, sans aucune intervention du chef de parc », complète Éric Fulcheri.

D’autres prestataires se sont positionnés, à l’image de Total. « Nous proposons à nos clients Total Fleet de passer par notre outil pour les recours en exonération, moyennant un surcoût de 5 euros par an et par carte. Cette prestation attire de nouveaux clients », décrit Gilles Langlois, directeur des cartes pétrolières de Total en France, en précisant que tous les clients des cartes Total sont progressivement basculés sur Total Fleet.

Avec les parcs multi-loueurs, le suivi est plus difficile pour le gestionnaire de flotte. « Nous comptons externaliser la gestion des amendes le plus vite possible car c’est un poste très chronophage et tout se fait manuellement. Mais nous voulons un seul prestataire », rappelle Marc Passani, gestionnaire de la flotte du groupe Daher, spécialiste de l’aéronautique (834 véhicules en parc).

Bien identifier les conducteurs

Mais tout n’est pas si simple. « L’entreprise doit nous fournir une base de données à jour. La requête pour désigner est alors automatisée. En revanche, si les informations sont fausses ou manquantes, la requête ne peut aboutir. Ce qui peut entraîner potentiellement une majoration. Et parfois, il suffit d’une simple erreur sur un des chiffres du permis, pointe Patrice Nahmias pour Traxall. Le système bloque au bout de trente jours et nous quittons alors le processus automatisé pour un processus manuel. »

Le processus se complique aussi avec les véhicules en pool et/ou partagés : « Nous envoyons alors un e-mail au responsable de parc avec un formulaire à remplir pour connaître le nom du conducteur », poursuit Patrice Nahmias. « Si plusieurs salariés se partagent le véhicule, le gestionnaire doit valider à chaque fois le nom du collaborateur », confirme Gilles Langlois pour Total. Un système qui fonctionne si tous les salariés qui ont accès au véhicule sont préalablement signalés.

SuiviDeFlotte.net commercialise un boîtier pour identifier les conducteurs des véhicules multi-conducteurs et une interconnexion à l’Antai dans son abonnement. « L’avis d’infraction arrive sur notre plate-forme car nous déclarons les véhicules que nous gérons à l’Antai. Le client n’a plus qu’à valider pour que la requête en exonération parte », avance Julien Rousseau.

Droit de regard et de modification

Le directeur général du télématicien souligne l’importance de la réglementation sur la gestion des données : « Le conducteur a un droit de regard sur les informations et un droit de modification. Il peut par exemple décider de retirer son adresse personnelle. Dans ce cas, le traitement de l’amende n’est plus automatisé car l’entreprise doit rechercher l’information. Mais dans les faits, c’est très rare. Les conducteurs interviennent surtout pour mettre à jour leur adresse. »

Pour des raisons également juridiques liées à la réglementation sur les données personnelles, « aucun suivi ou historique nominatif n’est possible. Dès que la désignation a été effectuée, l’amende sort du système », indique Jérôme Retz d’ALD France. Des recommandations à ne pas oublier.

LE VOYAGE (COMPLEXE) D’UNE AMENDE VU PAR FATEC

Chez le fleeteur Fatec qui gère quelque 10 000 amendes par an pour ses clients, Sylvie Bonomo est chef d’équipe au Pôle gestion qui gère administrativement les flottes des clients. Trois personnes à temps plein s’occupent des amendes pour les flottes qui ont souscrit cette prestation. « Nous recevons encore des amendes au format papier, pour 30 % environ. Il s’agit d’amendes non dématérialisées chez certains loueurs. Mais ces derniers s’y mettent et ce processus est amené à disparaître », rappelle Sylvie Bonomo.

Le voyage de l’amende est alors très long : « Les loueurs reçoivent un avis, le renvoient à l’entreprise cliente ou la désigne via l’Antai. Dans ce dernier cas, le ministère public doit alors rééditer un nouvel avis. Puis l’entreprise nous le fait passer pour désigner le conducteur. Rien que pour rééditer une amende, les autorités prennent souvent trois mois. »

Quand l’amende est dématérialisée, Fatec la reçoit via le portail Aris conventionné par l’Antai, ou directement sur son outil de gestion. « L’Antai regarde toujours dans sa base si un loueur ou un fleeteur gère les amendes pour l’immatriculation concernée grâce à des fichiers que ceux-ci lui transmettent », explique Sylvie Bonomo. Si l’entreprise gère elle-même ses amendes, le loueur, propriétaire du véhicule, lui transmet l’avis de contravention.

Ensuite commence la gestion proprement dite de l’amende : « Si l’amende atterrit dans notre outil de gestion, c’est le plus simple car celui-ci intègre déjà toutes les données du collaborateur concerné. La désignation est alors rapide. Sur Aris, nous devons entrer toutes ces données une par une », détaille Sylvie Bonomo.

Pour les VP attribués, la désignation est simple. Mais pour les véhicules mutualisés, Fatec doit encore au préalable demander au client qui était le conducteur au volant lors de l’infraction. De plus, les informations sont parfois erronées, notamment quand l’entreprise n’a pas mis à jour son fichier : « L’amende de 45 euros peut alors être majorée à 90 euros. À ce stade de l’AFM (amende forfaitaire majorée), il est encore possible de désigner le conducteur. » Quant aux clients du fleeter qui gèrent en interne leurs amendes, ils peuvent utiliser l’outil de gestion de Fatec, ce qui leur facilite la connexion avec l’Antai.