Appels d’offres en LLD : les étapes-clés à respecter

1/ Consulter l’ensemble des services liés à la flotte

Réaliser un appel d’offres en LLD revient à remettre totalement à plat sa politique flotte. En effet, une car policy doit satisfaire trois critères souvent contradictoires, explique Robert Maubé du cabinet RRMC, spécialiste de la gestion des flottes d’entreprise et consultant pour Flottes Automobiles. « Cette car policy doit d’abord répondre à un besoin d’exploitation opérationnelle. Elle doit ensuite satisfaire un besoin en ressources humaines, voire salarial lorsqu’il s’agit d’avantages en nature. Enfin, elle doit respecter des contraintes financières, comptables et légales, tout en s’alignant sur la politique d’achat. Il y a donc bel et bien une nécessité arbitrage. »

De fait, dans un appel d’offres comme dans une car policy, une bonne partie de la direction de l’entreprise se trouve impliquée : de la DAF à la DRH en passant par les achats, les directions commerciales et logistiques. Sans oublier la direction générale, les actionnaires et bien sûr le conducteur dont le comportement influe sur un bon tiers du TCO du véhicule. Chacun de ces points de vue doit être pris en compte et arbitré, afin de s’appuyer sur une politique flotte solide puis d’élaborer un cahier des charges précis.

2/ Cartographier les besoins pour le cahier des charges

Tout appel d’offres se doit d’être précédé d’une analyse du parc. « Il convient de vérifier si la flotte, en termes de nombre, types, marques, finitions et puissances de véhicules, correspond bien aux besoins arrêtés dans la première étape », avance Édouard Rance, directeur d’ERCG, cabinet de conseil et de gestion spécialiste des flottes. L’entreprise peut aussi décider de mener un benchmark. « Analyser la situation et les choix des concurrents est parfois le meilleur moyen de se mettre sur la bonne piste », argumente Mathieu Blaise, chef de projet flotte automobile pour le spécialiste de la réduction des coûts Alma Consulting. Autant d’observations qui guideront la rédaction du cahier des charges dont le but est bien de synthétiser la définition des besoins et des attentes envers le ou les prestataires.

« Plus la phase d’analyse a été précise et les exigences clairement mises en exergue, plus le cahier des charges, indispensable pour la phase de consultation, sera exhaustif », souligne Olivier Rigoni, directeur associé de Cogecar, spécialiste du conseil et de la gestion des flottes. Et un cahier des charges constitue l’occasion de tirer le bilan du marché qui s’achève et de clarifier des éléments parfois sources de litiges avec les loueurs.

3/ Définir le niveau de service adapté à l’entreprise

Afin de définir le juste niveau de service associé, une question doit être posée : à quels usages se destine chaque véhicule ? Évoque-t-on un véhicule confié à un collaborateur pour des besoins uniquement productifs, ou doit-on au contraire le considérer comme un élément statutaire, ce qui implique de fournir un certain degré de confort ? « Pour ces deux cas de figure, il n’est pas nécessaire d’associer un niveau identique de prestations », répond Mathieu Blaise. Ce qui amène aussi à payer les prestations au juste prix.

Cette réflexion aide aussi l’entreprise à faire le tri parmi les prestataires. Préfère- t-on un loueur au tarif agressif avec un service minimum ou un prestataire capable de parer à n’importe quelle situation ? « Au final, nous recommandons la sélection d’environ sept à huit loueurs lors de la phase de consultation », pointe Édouard Rance. Les appels d’offres offrent des opportunités idéales pour les entités d’exprimer des besoins spécifiques. « À l’occasion d’appel d’offres, environ la moitié de nos clients, poussés par la pression fiscale, demandent une réflexion sur l’électrification, notamment pour leurs VUL. D’autres se montrent intéressés par la géolocalisation », illustre Mathieu Blaise, pour Alma Consulting.

4/ Travailler le TCO

Reste à optimiser le coût total de détention de la flotte. Pour ce faire, il convient de bien identifier l’ensemble des frais qui composent de loyer d’un véhicule. L’idée est donc de travailler sur une grille de comparaison des réponses à l’appel d’offres, analysant aussi bien les critères quantitatifs (de coût) que qualitatifs (services annexes tels que les véhicules de remplacement, solutions d’éco-conduite, etc.). En commençant par la partie financière sur laquelle la transparence est de mise. « Il ne faut surtout pas hésiter à demander aux prestataires des grilles de fluidité qui définissent à l’avance les tarifications de toutes les lois de roulage possibles, car pendant leur durée de détention, la plupart des véhicules feront l’objet d’un voire deux avenants », rappelle Robert Maubé. Cette démarche met aussi en évidence le loueur le mieux placé selon les lois de roulage, avec à la clé une optimisation des contrats pour chaque véhicule. Il est également important de concevoir son cahier des charges de manière à réaliser facilement des analyses comparatives pertinentes.

5/ Traquer les coûts cachés

Un TCO ne se résume pas aux loyers financiers. Il est impératif, lors des appels d’offres, de se pencher avec la même attention sur le coût des autres postes. Pour rappel, si la partie financière incluant l’amortissement et les frais financiers pèse pour au moins un tiers du TCO, un autre un tiers se cache dans le carburant, l’entretien, les pneus, la sinistralité et les remises en état. On comprend donc tout l’intérêt de prêter une attention particulière à ces postes et de déterminer quel prestataire pourra apporter le meilleur niveau de service, au meilleur prix. Sur ce sujet, les prestataires évoqués dans ce dossier proposent à leurs clients de regarder de très près les factures et les contrats avec les fournisseurs de pneus, d’entretien ou encore d’assurance. « Il faut ainsi procéder à une mise en concurrence des prestataires par lot », conclut Mathieu Blaise.

Marchés publics : des cas particuliers

Dans le secteur public, le processus d’appel d’offres peut être un véritable casse-tête, comme l’explique Robert Maubé. « L’utilisation du Code des mar- chés publics doit garantir la transpa- rence, le libre accès de tous les fournis- seurs à la commande publique et le bon usage de l’argent des contribuables. » Dès lors, les appels d’offres sont enca- drés très strictement. L’entité publique doit ainsi imposer un budget précis avec des prix fixés d’avance sur des périodes allant parfois jusqu’à six ou sept ans. Pour un loueur, il est impossible de s’engager sur des prix fixes sur d’aussi longues durées. Sauf bien à provisionner le risque dans les tarifs, avec un impact direct sur les loyers. Une difficulté qui limite le nombre de réponses aux appels d’offres publics, souvent infructueux.

Pour les structures publiques dési- reuses d’avoir recours à la LLD, une solution existe avec l’Ugap qui a attribué son marché de la LLD à GE Capital Fleet Services, partenaire exclusif pour la LLD des VP et VUL.