Spécialiste des solutions de communication, Ascom a mis en place un outil pour calculer le TCO des 35 véhicules particuliers de sa flotte, des modèles diesel pour l’essentiel, pris en location longue durée. Ce TCO aide bien sûr à actionner des leviers d’optimisation, mais il contribue aussi à mener des comparaisons avec les autres entités du groupe.
« Auparavant, pour calculer le TCO, nous prenions toutes les factures du loueur et des prestataires ; nous les additionnions à la fin de l’année et les regroupions dans Excel. Nous ne tracions pas le coût du carburant par conducteur car cela était très lourd manuellement, nous prenions seulement un chiffre pour l’année », rappelle Alexandre Jenn, directeur financier d’Ascom France.
Un logiciel a été implanté il y a un an et demi pour donner plus de visibilité sur la flotte. « L’objectif était de regrouper les informations à un seul endroit, ce qui est beaucoup plus pratique. Avec cet outil, nous sommes devenus un peu ambitieux et nous renforçons...
« Auparavant, pour calculer le TCO, nous prenions toutes les factures du loueur et des prestataires ; nous les additionnions à la fin de l’année et les regroupions dans Excel. Nous ne tracions pas le coût du carburant par conducteur car cela était très lourd manuellement, nous prenions seulement un chiffre pour l’année », rappelle Alexandre Jenn, directeur financier d’Ascom France.
Un logiciel a été implanté il y a un an et demi pour donner plus de visibilité sur la flotte. « L’objectif était de regrouper les informations à un seul endroit, ce qui est beaucoup plus pratique. Avec cet outil, nous sommes devenus un peu ambitieux et nous renforçons les données récoltées au fur et à mesure. Nous avons ajouté le CO2 car l’entreprise est très concernée par les économies pérennes » (voir aussi l’encadré).
Le TCO pour comparer
Alexandre Jenn, directeur financier d’Ascom France
Ascom France fait partie d’un groupe : le TCO aide donc aussi à comparer les pays et à se demander pourquoi certains sont meilleurs sur le carburant ou la consommation. « Enfin, nous analysons les modes de transport de manière tendancielle. Nous pouvons alors mener des arbitrages entre les solutions. Ainsi, nous recommandons d’effectuer tout trajet de plus de 250 km en train, reprend Alexandre Jenn. Comme nous sommes petits, nous sommes assez agiles, contrairement à de grandes flottes pour lesquelles il faut de gros outils, plus compliqués à construire. »
Pour optimiser le TCO, Alexandre Jenn recourt à des méthodes classiques : « Nous mettons en concurrence loueurs et constructeurs. Le choix des véhicules est déterminant car il n’est pas fait souvent : nous les renouvelons tous les deux ans. Nous ne prenons pas de modèles trop récents pour avoir du recul sur leur fiabilité. »
Le TCO comptable est employé pour le suivi. Le TCO de gestion est utilisé pour les appels d’offres et la mise à jour du budget tous les trimestres, pour voir si les coûts dérapent. « Lors des appels d’offres, l’objectif est de bénéficier d’un réseau avec des véhicules et des pièces de rechange disponibles partout, de bonnes statistiques de fiabilité, d’un CO2 et d’un TCO intéressants », énumère Alexandre Jenn. Ascom demande une vingtaine de cotations et négocie les chiffres avec les constructeurs.
La question de la fiscalité
Pour Alexandre Jenn, la fiscalité constitue l’un des éléments du TCO mais pas le principal : « L’élément central reste l’aspect statutaire. Notre usage moyen s’élève à 120 000 km sur deux ans car nos commerciaux rayonnent énormément. Nous passerons peut-être à l’essence pour des véhicules de direction, soit cinq au maximum. La déductibilité de la TVA sur l’essence va se faire par étapes et pour le moment nous n’avons pas encore vu d’influence sur la VR : nous nous préparerons quand nous en verrons une. En revanche, le calcul devra être fait pour les hybrides, mais l’expérience n’est pas suffisante pour comparer. Nous valorisons aussi le CO2 à l’intérieur du prix : l’ensemble de la flotte émet moins de 110 g. »
En outre, Ascom a déjà réduit le parc immobilisé et mène des arbitrages sur les assurances pour tous les frais de restitution : « Nous prenons en charge un certain nombre de choses directement en amont pour diminuer les coûts. »
Ascom dispose de nombreuses données statistiques sur le carburant, ce qui aide à analyser la consommation et à repérer les comportements anormaux. « Nous étudions les données sur une période assez longue pour la sinistralité, la consommation et surtout la restitution, notre indicateur numéro 1. »
Sur le poste carburant, Alexandre Jenn connaît les collaborateurs « à problèmes » : « Le style de conduite est quelque chose de très personnel et les indicateurs ne permettent pas de tout voir, par exemple si le kilométrage a été mal renseigné. Nous souhaitons lancer des stages de sensibilisation mais l’entreprise est très focalisée sur son activité et ces stages représentent beaucoup de temps perdu. Je dois les valoriser pour obtenir le soutien des autres acteurs de l’entreprise. »
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