Atos : automatiser pour protéger les données

Atos a commencé à externaliser la gestion de sa flotte en juin 2017 pour des raisons d’efficacité et de coût. Auparavant, 3,5 personnes étaient en charge de cette gestion ; désormais seul à la tête de ce parc, Jean-Louis Gravier n’y consacre plus que trois quarts de son temps : « Je pilote le prestataire et fais la liaison entre les services achats, RH, paie et gestion de flotte proprement dite. Et je travaille sur les plans de mobilité de deux sites en Île-de-France, soit 6 000 personnes. » Le prestataire prend en charge la totalité des services hors carburant et sinistres souscrits chez les loueurs.

Un mandat de gestion a été envoyé aux loueurs afin que le prestataire gère les demandes de cotation, passe les commandes et procède à la livraison des véhicules. Ce prestataire est aussi en charge de relancer les avoirs et les factures ou de gérer les contraventions auparavant traitées à la main (requête en exonération), pour un volume de 1 000 excès de vitesse par an.

« Les factures sont encore envoyées à Atos pour comptabilisation et paiement mais le prestataire intervient directement auprès des loueurs dans le cadre des vérifications à effectuer », ajoute Jean-Louis Gravier. Le prestataire dispose aussi d’un outil pour mener des enchères auprès des loueurs et retenir le mieux-disant.

Pour toutes ces tâches, ce prestataire récupère des données chez Atos et ses loueurs. Certaines sont à caractère personnel, comme les données des permis de conduire nécessaires au traitement des contraventions envoyées par l’Antai. « Avant d’externaliser, nous avons bien entendu consulté tous les comités d’entreprise des entités légales du groupe en France et effectué une déclaration à la Cnil. Et nous avons communiqué auprès de tous les conducteurs », rappelle Jean-Louis Gravier.

Données personnelles : des traitements à déclarer

Pour plus de sécurité, la gestion de ces données personnelles est automatisée sans intervention humaine. Chaque jeudi, Jean-Louis Gravier crée dans l’outil RH une requête qui sélectionne les personnes déclarées comme conducteurs des voitures en LLD en France. Ces informations sont envoyées via un site FTP sécurisé vers la base de données du prestataire. Celle-ci ne contient que les données des conducteurs déclarés par le DRH ou les opérationnels (voitures de service).

Pour des raisons de sécurité, la Cnil interdit de stocker dans la base les informations de l’ensemble des salariés sur le territoire français. Et le conducteur est invité à indiquer ses références de permis directement dans la base du prestataire, car Atos n’a pas le droit de les connaître. « S’il ne les y indique pas, il peut être contraint de restituer le véhicule », avertit Jean-Louis Gravier.

L’attribution des véhicules a aussi été automatisée : « Je n’interviens plus dans l’établissement des commandes : dès qu’une personne est éligible à un véhicule, la RH envoie un e-mail au prestataire et le conducteur est intégré dans la base. Le prestataire envoie alors une demande de catégorie (profil hiérarchique du conducteur) à la RH et une fois la réponse obtenue, il envoie un lien vers le catalogue au conducteur pour sélectionner son véhicule. Il n’y a donc plus d’intervention humaine et je ne participe plus au choix individuel des modèles. »

Le système est différent pour les voitures de service, considérées comme des outils de travail : « Les managers décident de l’éligibilité des conducteurs ; je valide donc les renouvellements en fonction des accords qui me sont donnés. »

En avance sur le RGPD

Pour ce gestionnaire de flotte, « le RGPD ne va pas changer grand-chose du fait de notre secteur d’activité. La protection des données est un sujet que nous travaillons en permanence. » Atos dispose d’un spécialiste en France et dans chaque pays, et d’une cellule sécurité. Toutes les procédures ont été écrites, y compris l’extraction de la base RH vers celle du prestataire, et les déclarations Cnil sont faites par la personne en charge de la protection des données. « La grande majorité des conducteurs sont informaticiens et donc très au courant de ce sujet. Nous sommes par conséquent très prudents sur la protection des données personnelles », souligne Jean-Louis Gravier.

Les autres données appartiennent à l’entreprise et leur propriété est définie dans le contrat de prestation. « Une clause de confidentialité est incluse dans le contrat avec le prestataire, spécifie Jean-Louis Gravier. Ces données peuvent être sensibles si quelqu’un s’intéresse au prix de location obtenus avec les constructeurs et les loueurs. Nous avons en effet des accords négociés à l’échelle européenne avec ces prestataires ; la grille des remises accordées à l’international mais spécifique à la France est intégrée dans la base de données du prestataire. »

Mais ce gestionnaire ne craint pas les fuites : « Je ne pense pas que les données puissent servir hors de l’entreprise car elles sont vraiment spécifiques à Atos. » Il peut aussi compter sur la vigilance des collaborateurs : « S’ils reçoivent un spam concernant leur voiture, cela voudrait dire que le prestataire a communiqué leur e-mail à l’extérieur. C’est arrivé une fois, mais avant que le prestataire ne soit en place, et nous avons pu démontrer que cela ne venait pas de nous. »

Avec le temps, Jean-Louis Gravier découvre l’intérêt d’une base réunissant l’intégralité des données : « Avant, je n’avais pas un accès aussi aisé. Nous avons cinq loueurs actifs suite au rachat d’une entreprise et à la reprise de sa flotte. Les outils d’information différant d’un loueur à l’autre, les données sont fournies dans des formats divers. L’intégration était donc très compliquée car nous travaillions uniquement sur Excel, et nous nous intéressions donc essentiellement à la durée des contrats. »

Accéder facilement à la donnée

Ce gestionnaire possède un accès administrateur à toutes les données fournies par Atos vers la base de données du prestataire, et un outil « data analyst » pour analyser les coûts de la flotte. « Très facile à manipuler, cet outil évite de générer des tableaux croisés dynamiques dans Excel et permet d’accéder à la donnée très rapidement. Il est donc très facile de calculer le TCO de toute la flotte, quel que soit le niveau demandé », commente Jean-Louis Gravier.

Atos peut donc aller jusqu’au plus fin de la donnée, au cas par cas, notamment pour calculer les coûts ou vérifier des factures. « Le prestataire a ainsi immédiatement identifié que des loueurs nous facturaient des services non inclus dans le contrat-cadre », se félicite Jean-Louis Gravier.

La centralisation des données de la flotte va aussi servir à mettre à jour la car policy basée sur le TCO. « Ce dernier va sûrement changer avec la norme WLTP qui s’appliquera à tous les véhicules dès septembre. Afin d’éviter une augmentation de la TVS ou du malus, nous envisageons de bloquer les commandes auprès des constructeurs qui ne communiquent pas du tout sur le sujet », conclut Jean-Louis Gravier. Pour Atos, la démarche vaut bel et bien le coup.