Atos : la flotte en mode numérique

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Chez Atos, le logiciel de gestion de flotte Traxall se connecte automatiquement chaque jeudi soir à la base de données des ressources humaines. La totalité des informations est ainsi mise à jour : immatriculation du véhicule, nom et prénom du conducteur, appartenance analytique, adresse personnelle pour la gestion des amendes, nom du responsable, etc. Le système informatique des RH valide la catégorie du véhicule telle qu’enregistrée dans Traxall.

Si la base RH est synchronisée une fois par semaine, les échanges avec les loueurs se font sur une périodicité mensuelle. Les loueurs reçoivent alors des informations utiles à la gestion des véhicules quand Atos intègre les éléments de facturation et d’évolution des contrats. « L’immatriculation attachée au conducteur constitue la donnée prioritaire », explique Jean-Louis Gravier, mobility manager à la tête des 700 véhicules de l’entreprise.

Des services impliqués

Lors de la mise en place de l’interface entre l’outil des RH et Traxall, l’accent a été mis sur la sécurité du service. Les échanges devaient s’en trouver facilités. Cette phase a duré deux mois. Avant l’implantation, des réunions régulières ont été organisées entre les services des RH, des finances, des achats et celui de la gestion de flotte. « J’ai créé des ateliers où chacun pouvait exprimer ses besoins », précise Jean-Louis Gravier.

Aujourd’hui, l’outil de gestion de flotte fonctionne normalement. Lors des renouvellements des contrats de LLD, les RH reçoivent un lien pour vérifier la catégorie et valider l’opération. Le collaborateur obtient l’accord par e-mail et accède au catalogue des véhicules où apparaît la catégorie qui lui correspond via Traxall. Le logiciel édite alors un bon de commande et l’envoie aux loueurs. Traxall compare ensuite les offres et sélectionne le mieux-disant en fonction du couple durée-kilométrage. « C’est l’un des principaux avantages de ce logiciel avec les possibilités étendues en matière de comptabilité analytique, estime Jean-Louis Gravier. Dans les grandes entreprises, la pratique analytique domine et Traxall s’inscrit dans ce mode opératoire. »

Atos a programmé des alertes en cas de prises de carburant qui dépassent la capacité du réservoir ou encore si des péages ont été facturés au cours du week-end. Pareillement, lorsqu’un contrat arrive à échéance et que le collaborateur ne commande pas de nouveau véhicule, Traxall demande aux RH de le prévenir.

Calculer les AEN

Parmi les autres données obtenues grâce à l’outil figurent les états de la flotte et la facturation. L’outil de gestion calcule les avantages en nature et les envoie au service de la paie. De même, il communique avec les RH pour la base de données destinée aux véhicules de fonction, mais aussi avec les gestionnaires des différents services où sont utilisés les VUL. Et avec cet outil, Atos est également capable d’identifier des collaborateurs absents de la base de données des RH mais qui disposent encore d’un véhicule. Avant le déploiement du logiciel, des véhicules étaient encore facturés à Atos alors que leurs conducteurs avaient quitté l’entreprise depuis deux ou trois ans. « Chaque lundi matin, je peux vérifier ce point avec l’état créé par Traxall », avance Jean-Louis Gravier.

Traxall a repris la totalité des informations intégrées par Atos dans Excel et a permis de renforcer l’efficacité du suivi. Seule la catégorie du véhicule auquel a droit le salarié n’a pas pu être intégrée directement.