Auto-assurance : la méthode

Qu’est-ce que l’auto-assurance ?

Seule la garantie responsabilité automobile est obligatoire. Toutes les autres sont facultatives mais il est d’usage de prendre au moins la « défense pénale & recours ». L’auto-assurance, qui consiste à ne pas transférer à l’assureur un risque de perte, peut prendre trois formes :

• soit une absence complète de couverture de certains événements comme l’accident ou le bris de glace ;

• soit l’introduction, dans les garanties de dommages aux véhicules, de franchises d’un montant supérieur à ce qui est couramment pratiqué : 3 000 à 5 000 euros par exemple, les moyens financiers de l’entreprise lui permettant de rester son propre assureur à concurrence de ces sommes ;

• soit une auto-assurance complète de certains véhicules seulement (véhicules de statut assurés, autres véhicules).

Exemple de programme d’auto-assurance « dommages »

• Parc composé de 1 350 véhicules dont 375 voitures de fonction et de statut

• 1 075 véhicules entièrement auto-assurés

• 375 véhicules assurés en « tous risques », franchise de 300 euros avec garantie « conducteur » et « assistance »

Les parcs éligibles à une auto-assurance significative doivent comporter un nombre élevé d’unités (au minimum environ 1 000 véhicules) de façon à présenter une sinistralité « dommages » relativement régulière.

Il est de fait crucial que la charge conservée par l’entreprise puisse être budgétée sans être soumise à une ample variabilité des montants réels et que l’on ait la faculté de mesurer les effets d’une maîtrise des coûts et de vérifier l’exactitude des prévisions. Cette technique, qui porte sur des risques dont la couverture est facultative, n’est pas soumise à des contraintes réglementaires particulières si ce n’est celles afférentes à la rédaction de tout contrat d’assurance.

Par qui l’auto-assurance est-elle gérée ?

L’entreprise peut assumer la gestion de l’auto-assurance en réglant elle-même les réparateurs. Il lui faut alors centraliser les paiements et éviter la dispersion des sources de règlement en éliminant celles qui passeraient entre autres par les remboursements de frais. C’est la condition pour un suivi budgétaire rigoureux.

L’entreprise peut aussi en confier la gestion, contre des honoraires par dossier, au courtier ayant placé l’assurance obligatoire, à une plate-forme de gestion de sinistres ou à l’assureur. Cette dernière solution est peu pratiquée car les entreprises ne souhaitent pas que les statistiques de l’auto-assurance soient connues par la compagnie. Nous conseillons de faire appel à l’opérateur gérant les accidents relevant de l’IRSA (convention d’indemnisation et de recours entre sociétés d’assurance automobile applicable en présence d’assureurs adhérents) car les règlements sont interpénétrés.

L’auto-assurance : quel intérêt pour l’entreprise ?

Sur un parc important, l’assureur fait le pari qu’à effectif constant, la charge des sinistres restera stable et l’on verra plus loin que cela n’est pas toujours vérifié. Il demande donc le versement d’une cotisation couvrant ses débours prévisibles. Il y ajoute ses frais de gestion, la commission du courtier (qui assume une part significative de la gestion) et une marge. L’ensemble pèse ± 30 % de la cotisation HT. Vient ensuite s’ajouter la taxe d’assurance : 18 % pour les moins de 3,5 t, 0 % pour les poids lourds.

De ce tableau simplificateur, il ressort que, pour des VP ou des VUL, la cotisation couvrant 1 000 euros d’indemnité coûte 1 686 euros et 1 429 euros pour les plus de 3,5 t (voir le tableau ci-dessous). L’assurance a pour effet de rendre prévisible le coût des dommages avec une approximation satisfaisante à effectif stable. L’auto-assurance ne fait pas disparaître le coût du sinistre et il faut y ajouter la charge de gestion, qu’elle soit externalisée ou interne, ainsi qu’éventuellement des honoraires d’expertise (environ 100 euros HT) s’ils ne sont pas à la charge de l’assureur.

Confrontons assurance et auto-assurance pour des véhicules légers avec un coût moyen de dommages de 1 700 euros après franchise (voir le tableau ci-dessous). Dans l’exemple, on suppose que l’auto-assurance comporte une franchise facturée au centre budgétaire alors que l’excédent est imputé au budget d’auto-assurance. Cela permet d’effectuer la comparaison sur une même base. On constate que l’auto-assurance engendre un gain de 33 % par rapport à l’assurance, compte tenu des données retenues ici.

Comment gérer l’auto-assurance complète ?

Le gain généré par une auto-assurance interne n’intervient que si la sinistralité peut être appréhendée et budgétée. Le budget est exposé à des causes de dérive qui découlent d’une fréquence de sinistres (événements naturels, vols, etc.) ou de la survenance d’un dommage d’un coût élevé (perte totale d’un véhicule onéreux, pluralité de véhicules touchés).

Il convient donc de prévoir une marge budgétaire et de lancer des actions de prévention sur les sinistres qui génèrent la fréquence (accidents matériels, vandalisme). Une maîtrise des risques efficiente agit positivement sur les coûts au bénéfice immédiat de l’entreprise : celle-ci n’a pas à attendre l’année suivante pour que l’assureur intègre dans sa cotisation l’amélioration de la sinistralité.

Deux approches financières peuvent être mises en place :

• les dommages sont supportés directement par les centres budgétaires au premier euro ;

• ils sont imputés à un budget centralisé et initialement réparti entre les centres de coût au prorata du nombre de véhicules qu’ils utilisent. Cela induit une mutualisation interne de la charge, ce qui peut poser des problèmes avec les « actionnaires minoritaires » si certaines filiales ne sont pas possédées à 100 % par le groupe. Cette mutualisation peut créer une irresponsabilité et avec l’entrée dans l’auto-assurance de sinistres de faible coût, il est conseillé d’introduire une franchise restant à la charge de l’entité responsable. Il est possible aussi de rééquilibrer la charge de chaque centre budgétaire en fonction de sa sinistralité en fin d’année.

Auto-assurance complète : les contraintes

• Posséder un effectif minimum : 1 000 véhicules

• S’appuyer sur une sinistralité stable

• Disposer d’une procédure centralisée de gestion de contrôle (maîtrise des coûts)

• Disposer d’une statistique des sinistres hors assurance

• Avoir une solution pour les recours hors convention IRSA

Lorsque la gestion des sinistres touchant le budget est externalisée, les conducteurs sont invités à contacter le gestionnaire, que l’assureur soit impliqué ou non au titre d’une convention.

Il appartiendra alors au gestionnaire de répartir la charge du sinistre entre l’assureur et le budget d’auto-assurance qui est déposé chez lui. Ce budget peut être fractionné par échéance et faire l’objet d’un appel hors échéance en cas de dérive.

En fin d’année, un compte est établi pour déterminer la différence ± entre le budget et les sommes réglées ou provisionnées dans l’attente d’un règlement. Ultérieurement, un état de compte intervient lorsque tous les paiements sont effectués et les recours perçus.

Comment gérer une auto-assurance avec franchise ?

Dans ce cadre, l’auto-assurance est partielle, l’assureur intervenant au-delà de la franchise. Les événements, tels que le bris de glace ou les dommages au contenu, qui n’engendrent que des dommages de faible coût, sont complètement auto-assurés. Là aussi, l’entreprise peut gérer elle-même son auto-assurance d’autant plus aisément qu’elle va pouvoir déclarer ses sinistres à l’assureur qui missionnera un expert, quitte à passer ensuite le dossier « sans suite » si le dommage n’atteint pas la franchise.

Il est également possible d’en confier la gestion au prestataire impliqué dans les risques assurés (courtier ou plate-forme sinistres) qui réglera au premier euro les dommages et les répartira entre l’assurance et le compte d’auto-assurance en veillant à produire des états distincts.

Le bordereau d’auto-assurance devra distinguer les écritures imputables au budget d’auto-assurance (voir tableau ci-dessous) :

• franchise restant à charge sur les dommages assurés ;

• TVA récupérable qui n’est pas prise en charge par l’assureur ou qui se trouve incluse dans un coût auto-assuré ;

• part de responsabilité : somme restant à la charge de l’entreprise lorsque l’assureur mettant en œuvre la convention IRSA règle 50 % des dommages du fait d’un partage de responsabilité ;

• vétusté sur un organe remplacé, déduite par l’expert et restant à la charge de l’entreprise ;

• dommages non pris en charge par l’assureur : garantie non souscrite (bris de glace dans l’exemple), différence entre le processus de remise en état proposé par l’expert et celui réalisé par le garagiste, etc.

En procédant ainsi, avec un prestataire extérieur, l’entreprise identifie et valorise les différents postes de son budget d’auto-assurance et suit les montants de TVA à déduire de sa taxe collectée.

Analyse de l’exemple (le bordereau regroupe les sinistres dont le règlement a été effectué dans le mois).

Ligne 1 : le coût de réparation est supérieur à la franchise qui est entièrement déduite. Il n’y a pas de tiers identifié donc pas de recours.

Ligne 2 : s’agissant d’un utilitaire, la TVA est récupérable. L’assureur paie la différence entre le coût HT de réparation et la franchise puisque l’entreprise est responsable.

Ligne 3 : l’expert a pratiqué un abattement de vétusté de 95 euros TTC ; la différence avec le coût de réparation TTC (voiture particulière) est supportée par moitié entre l’assureur (au titre de l’IRSA) et l’entreprise.

Ligne 4 : le bris de glace, entièrement auto-assuré, est pris en charge par l’entreprise.

Les dérives budgétaires

L’évasion du système protecteur offert par des garanties fait reposer les risques sur l’entreprise qui perd la facilité budgétaire que lui procurait l’assurance et peut, si elle n’y prend garde, se priver de la visibilité sur ses sinistres et de services utiles tels que l’expertise. Il lui faut donc limiter les dérives budgétaires. Celles-ci ont souvent pour origine :

• des phénomènes internes amenant un changement pernicieux des comportements : plan social, fusion, modification des missions des conducteurs entraînant une augmentation du kilométrage ;

• des causes externes : dégradation des conditions de circulation, multiplication des vols, événements climatiques ;

• des sinistres sériels (surtout si le parc est localisé en un lieu unique) : incendie, catastrophe naturelle, vols ciblés, émeutes ;

• un sinistre grave touchant un véhicule onéreux (ensemble routier, autocar, engin) ou occasionnant une perte totale.

Il existe des solutions pour limiter les effets pénalisants de l’auto-assurance.

La conservation

Quoique reposant sur la pratique d’une franchise, la conservation n’est pas une auto-assurance car elle n’expose pas l’entreprise aux aléas de la sinistralité. Cette technique consiste à transformer une tranche de la cotisation (usuellement 40 à 60 % de la part destinée à la couverture des risques) en une franchise appliquée au cumul des sinistres. L’entreprise dépose chez l’assureur la somme correspondante et celui-ci ne supporte que la portion des sinistres excédant cette franchise mais il gère tous les sinistres, auto-assurés et assurés. Cette pratique concerne tant l’assurance obligatoire que les dommages aux véhicules. Ayant pour effet de diminuer la cotisation d’assurance assiette de taxes, son impact est purement fiscal, ce qui justifie qu’elle soit utilisée avec circonspection afin de ne pas s’exposer à une requalification. En restant modéré, elle amène à réduire le budget global de 9 à 12 % pour les véhicules de moins de 3,5 t ; pour les poids lourds bénéficiant d’une fiscalité plus favorable, l’impact est moindre.

En 2013, les montages avec conservation concernaient :

• 9 % des contrats flottes

• 16 % des cotisations

• 35 % des véhicules flottes

Source : Études FFSA-GEMA, février 2015.

Le stop loss dommages

C’est à la réassurance que ce montage a emprunté sa technique car il vise à limiter l’engagement de l’entreprise à son budget majoré d’une marge raisonnable, et à transférer l’excédent à l’assureur avec une portée limitée en montant. Une franchise par sinistre est prévue sur l’ensemble du montage de façon à ce que les centres de coût restent intéressés à leur sinistralité.

Il n’est pas praticable par l’entreprise en gestion interne, l’assureur voulant maîtriser le seuil au-delà duquel la charge des sinistres lui est transférée. Aussi, la gestion doit être assumée soit par l’assureur, soit par un partenaire de confiance (courtier ou plate-forme sinistres).

Plus que des véhicules, le stop loss couvre la dérive d’un budget. À la différence de la conservation constituée par une portion de la sinistralité historique et donc presque systématiquement consommée, ce montage est conçu pour « gommer » la dérive budgétaire pouvant épisodiquement apparaître une année et donc lisser la consommation du budget (voir schéma ci-dessous).

La protection contre les sinistres sériels

L’essentiel de la charge de sinistres d’un parc automobile se constitue d’accidents impliquant un seul véhicule. Un budget d’auto-assurance peut se trouver grevé par un événement touchant plusieurs véhicules au cours d’une unique manifestation : incendie accidentel ou criminel sur le parc de l’entreprise, événement naturel, attentat ou acte de sabotage, etc.

La souscription d’une garantie « incendie-explosion » avec une franchise par véhicule ou par événement, permet de couvrir la plupart de ces dommages car elle entraîne nécessairement la couverture :

• de la tempête et des événements naturels non classés catastrophes naturelles (art. L122-7 C assur.) ;

• des catastrophes naturelles ainsi classées par arrêté (art. L125-1 C assur.),

• des attentats, actes terrorisme ou de sabotage (art. L126-2 C assur.).

Le reste de la sinistralité, moins sujet à dommages en série et donc plus aisé à anticiper, passe dans le budget d’auto-assurance.

La protection contre les pertes totales

Un budget d’auto-assurance peut être dépassé par le fait d’un sinistre total touchant un véhicule de forte valeur (attelage, autocar, véhicule de prestige), ou par une pluralité de pertes totales. L’entreprise peut se prémunir en limitant sa couverture « dommages » au risque de perte totale consistant :

• dans le classement en VEI (véhicule économiquement irréparable art. L327-1 C. route), y compris le cas où le coût de réparation constitue plus de 80 à 85 % de la valeur de remplacement, ce qui entraîne une procédure de perte totale extra réglementaire ;

• dans la disparition par vol du véhicule non retrouvé à l’issue d’un délai de 30 jours.

Qui est responsable de l’auto-assurance ?

Cette pratique se positionne au carrefour de deux fonctions de l’entreprise : l’assurance et la gestion de flotte. Le responsable assurance dispose de l’information statistique et de la compétence pour déterminer les budgets et fixer franchises et plafonds. Le responsable de parc gère les remises en état et à ce titre, a une influence sur le coût de réparation.