Badges de parking et péage : maîtriser les coûts et simplifier la vie

Parking et péage : si la vigilance sur ces deux postes de dépenses est loin d’être prioritaire, elle n’en demeure pas moins incontournable. D’abord parce que ces frais sont susceptibles de générer un traitement des factures coûteux en temps pour le gestionnaire de parc ; ensuite parce que ces dépenses doivent être surveillées pour s’assurer qu’elles sont bien dues à des usages professionnels.

Autre raison de se pencher sur ces deux postes : alors que les applications commercialisées par les prestataires peuvent faciliter le quotidien des gestionnaires de flotte, une solution adaptée facilite aussi celui des conducteurs.

C’est vrai pour Safari Technologies. Cette entreprise compte une quarantaine de véhicules employés par des techniciens pour des interventions sur site en assistance technique dans le domaine des infrastructures réseaux, télécoms ou informatiques.

Des solutions avant tout pratiques

Chez Safari Technologies, le paiement des parkings et péages était auparavant effectué grâce à la carte Anytime Visa. Une solution qui n’a pas fait ses preuves à l’usage pour les conducteurs. « Il y a eu des difficultés avec des péages et parkings qui n’acceptaient pas les règlements, retrace Amin Daoud, gérant du cabinet Opteems, qui a déployé la solution de carte de paiement pour l’entreprise. Nous avons donc choisi le badge parce qu’il est plus pratique. »

Du côté des badges, les offres se font nombreuses : ces badges sont associés à des cartes carburant, comme celles de Total ou d’Intermarché, ou commercialisés par les sociétés concessionnaires d’autoroutes. Nous avons répertorié 17 solutions avec plusieurs formules et tarifs pour des utilisations sur des tronçons routiers spécifiques ou en fonction de la fréquence des déplacements. Une société comme Area, qui exploite des tronçons principalement dans la région Rhône-Alpes, aligne six solutions d’abonnement, ASF, pour les autoroutes du Sud de la France, une douzaine, etc.

« Quelle que soit la société émettrice, le badge est valable sur l’ensemble du réseau autoroutier, précise la responsable grands comptes et partenaires du prestataire APRR, Nathalie Médal. C’est un badge unique pour l’ensemble du réseau. Avec de multiples offres commerciales proposant des réductions sur les trajets domicile-travail pour les particuliers par exemple. » Ces badges autorisent aussi l’accès aux parkings qui ont mis en place le système de télépéage, indifféremment de leurs propriétaires.

Des badges sur mesure

Chez APRR, la proportion de badges détenus par les professionnels représente 20 % de l’ensemble de la clientèle. « Pour les grands comptes avec plus de 200 badges, nous adaptons les tarifs selon la volumétrie. Pour les entreprises avec moins de 200 badges, nous offrons également une grille tarifaire avec des frais de gestion mensuels en fonction des volumes », décrit la responsable.

À ces frais mensuels s’ajoutent ceux liés à l’achat du badge. « Notre offre professionnelle comprend une offre standard à 8,50 euros HT qui correspond à l’achat du badge que nous répercutons au client sans commission », détaille Géraldine Nion, directrice opérationnelle du prestataire Bip&Go, filiale du groupe Sanef.

Les badges sont aussi envoyés aux frais de l’entreprise, avec des coûts en fonction des destinations et des volumes. Avantage financier mis en avant par les sociétés d’autoroutes : « Il n’y a pas de coût supplémentaire pour les trajets effectués, comme cela peut se faire avec des cartes carburant », note Géraldine Nion.

« Les cartes accréditives ou pétrolières adossées à des badges de télépéage, ou des forfaits pro chez des opérateurs non autoroutiers, incluent un pourcentage de commission sur le chiffre d’affaires péage TTC réalisé par le client, qui peut être de l’ordre de quelques pourcents selon les cas. Il n’y a pas chez nous ce type de commission sur les montants des trajets », confirme Cyrille Pertuisot, directeur marketing du prestataire Bip&Go.

Des outils pour suivre les badges

Afin que les responsables de flotte bénéficient d’une meilleure visibilité sur les frais dus à l’usage des badges ou des cartes, les prestataires alignent plusieurs outils. APRR propose un site internet de gestion en ligne pour que les entreprises récupèrent les factures éditées dans des formats intégrables aux outils de gestion de parc.

« Les clients ont sous la main un grand nombre d’informations qu’ils retrouvent sur leurs factures et sur les relevés mensuels de trajets : ensemble des transactions au cours du mois, réseaux autoroutiers parcourus, jours, lieux de passage, horaires, kilomètres parcourus, alerte week-end, etc. », énumère Nathalie Médal. Une prestation qui s’ajoute au service client destiné aux professionnels. « Celui-ci traite toutes les demandes d’informations ou commandes arrivées par les différents canaux : téléphone, formulaires, webservices, espace client en ligne. »

Chez Total, qui distribue des badges en complément de sa carte carburant en partenariat avec les sociétés concessionnaires d’autoroutes, les frais sont distingués dans une facture unique. « Le client bénéficie de la centralisation de ses frais de mobilité dans une facture unique incluant le carburant, le péage, le parking et les services en boutique », argumente Aurélia Doublet, responsable marketing cartes pour le pétrolier.

Une gestion personnalisée

Selon les prestataires, ces options de facturation peuvent être payantes. « Nous commercialisons des services optionnels pour une gestion personnalisée. Nous pouvons fournir des indications spécifiques sur la facture : nom, prénom, immatriculation du véhicule. Nous pouvons mettre à disposition le relevé de trajet sous un format pratique à intégrer : en fichier .TXT compatible avec Excel, pour que l’entreprise mène des contrôles. Nous pouvons faire la distinction entre les utilisations les week-ends, les jours fériés et la semaine. Chacune de ces options est facturée 4,50 euros HT par an et par badge. La troisième option est offerte quand l’entreprise a retenu deux options », avance Géraldine Nion pour Bip&Go.

Client de Vinci pour ses badges d’autoroute, le groupe Deya a demandé à son prestataire d’identifier les badges à une personne plutôt qu’à une voiture. « La personne peut donc employer le badge pour un parking même si elle a une voiture de prêt par exemple. L’identification de la personne aux moyens professionnels est très importante pour connaître avec certitude les frais de route des collaborateurs », explique Philippe Delage, responsable de la flotte.

Chez ce spécialiste des produits d’aménagement pour menuisiers, grandes surfaces, entreprises du bâtiment, de bricolage ou de négoce en matériaux, la flotte compte 80 véhicules de fonction à la route (voir le témoignage de Philippe Delage).

Pour éviter les usages en dehors du travail, plutôt que de configurer des restrictions d’usage avec son opérateur, le groupe Deya préconise le recours à des pochettes livrées avec les badges ; celles-ci empêchent le passage des ondes et le paiement automatique aux péages. « Nos collaborateurs peuvent être amenés à se déplacer les week-ends dans le cadre professionnel, fait remarquer le responsable. En cas d’oubli et d’usage privé, nous préférons pratiquer la retenue sur les frais professionnels. »

Une facturation au cas par cas

Autre choix : obtenir une facturation différenciée selon les entités du groupe. Un mode de facturation et de prélèvement qui fait suite à un contrat-cadre passé entre Vinci et le groupe Deya depuis 2010. « Pour un groupe constitué de sociétés, cela permet d’avoir une facturation par entités juridiques et nous pouvons extraire toutes les informations relatives à l’usage des télébadges paramétrés directement sur le site, ainsi que les factures dématérialisées à la quinzaine », poursuit Philippe Delage. Comme quoi, les badges ne servent pas qu’à régler les parkings et les autoroutes…