Bubendorff : un kilométrage divisé par cinq avec GeoConcept

Bubendorff est spécialisé dans la conception, la fabrication, la commercialisation et la distribution de volets roulants auprès des professionnels du bâtiment. Avec ses 55 techniciens répartis sur le territoire français et ses dix sous-traitants, l’entreprise assure aussi le service après-vente. Sa flotte est composée de Renault Kangoo financés en achat. Fin 2004, Bubendorff a décidé de rendre obligatoire la garantie de sept ans proposée auparavant en option ; aujourd’hui, la totalité des volets roulants installés est donc sous garantie. Ce choix stratégique a entraîné une multiplication du nombre d’interventions, d’où la décision de s’équiper d’un logiciel d’optimisation de tournées pour optimiser les coûts liés à cette maintenance.

« Avant de nous équiper et de rechercher le logiciel adapté, nous avons fixé un objectif de 20 % de réduction des kilomètres parcourus, retrace Nourdine Benkemouche. Nous avons choisi la GSS de GeoConcept parce qu’elle répondait à nos objectifs chiffrés et que le retour sur investissement était le plus rapide. »

Et avant de recourir au logiciel, Bubendorff l’a paramétré avec ses propres contraintes : compétences du technicien, kilomètres parcourus dans la journée, secteur géographique, etc. « Dans la région parisienne, le trafic routier accroît les temps de trajet », constate Nourdine Benkemouche. En Île-de-France, Bubendorff a donc introduit un coefficient spécifique pour que le nombre de rendez-vous programmés dans la journée soit inférieur à celui des autres secteurs.

Chaque jour, Bubendorff réalise 200 à 300 interventions de maintenance. Les demandes sont enregistrées en prenant en compte les compétences requises, les moyens humains et les durées d’intervention nécessaires. Le service de la planification vérifie si la panne est couverte ou non par la garantie. Le dossier est ensuite enregistré et exporté vers la suite logicielle de GeoConcept. Les calculs d’optimisation se font au cours de la nuit et le lendemain matin, les solutions proposées sont validées ou non selon les aléas. Les rendez-vous fixés sont confirmés par téléphone auprès des clients et si ces derniers ne sont pas disponibles, un rendez-vous est planifié en temps réel.

Les rendez-vous d’intervention sont fixés pour des tranches horaires d’une demi-journée. Pour renforcer l’efficacité des optimisations, Nourdine Benkemouche insiste sur la nécessité de visualiser les tournées sur une carte. « Pour chaque véhicule, nous suivons pas à pas le trajet prévu au cours de la journée, explique-t-il. Si nous détectons des incohérences, des trajectoires en zigzag, nous pouvons corriger la tournée manuellement. »

Le coût de la solution atteint 15 000 euros par an. Quant aux bénéfices, ils sont de deux ordres. Premier point, là où le service de planification mobilisait huit à dix personnes, il ne compte désormais que quatre assistantes. Du côté des techniciens, le nombre de rendez-vous quotidiens est passé de quatre à cinq à cinq à six.

Plus d’efficacité et de qualité de service

Autre avantage plus difficilement mesurable, les techniciens sont moins stressés et les litiges avec leurs responsables beaucoup moins nombreux et plus faciles à aplanir. Enfin, avec l’amélioration de la qualité de service, la satisfaction des clients s’est accrue, ce qui permet de les fidéliser encore davantage.

« Avant, nous avions trois logiciels pour organiser nos interventions, se souvient Nourdine Benkemouche. Maintenant, avec la seule GSS, nous optimisons nos tournées. Nous assurons plus de 300 rendez-vous par jour avec seulement quatre assistantes. Le ratio est réellement performant. Si je devais supprimer ce logiciel, j’aurais de gros problèmes en interne. Je ne peux pas imaginer revenir en arrière. »