Caisse d’Épargne CEPAC : la télématique pour améliorer la gestion

Fin 2014, la Caisse d’Épargne CEPAC a lancé un appel d’offres afin d’équiper, dans un premier temps, l’ensemble de ses véhicules de service en télématique embarquée, soit environ 140 modèles. Avec pour principal objectif l’amélioration de la gestion. « La géolocalisation, possible sur toutes les solutions techniques du marché, a été considérée comme “hors périmètre” par notre établissement », souligne d’emblée Brigitte Mesure, gestionnaire du parc automobile.

« Nous avions besoin de remontées kilométriques fiables et immédiates pour réaliser des statistiques dans le cadre de la gestion, mais aussi pour assurer la sécurité des conducteurs en leur transmettant des alertes sur les révisions à venir et la vérification des pneus. Le seul moyen que nous avions alors était l’analyse mensuelle du listing du pétrolier qui donnait des kilométrages déclarés par les conducteurs lors de leurs passages en station-service. Ce qui n’était pas adapté en termes de fraîcheur des données pour le déclenchement des alertes. »

Éviter les déplacements « remarquables »

Par ailleurs, des utilisations en dehors des heures de travail avaient été constatées, en pointant notamment les passages aux télépéages, à partir là aussi d’un état mensuel fourni par la société d’autoroute. Sachant que l’usage des véhicules de société est limité aux seuls trajets professionnels et que la responsabilité de l’entreprise peut être engagée en cas d’accident hors horaires, il convenait de mettre en œuvre des alertes sur ces déplacements « remarquables ».

« La solution de Mapping Control était plutôt adaptée à des entreprises de transport qui souhaitent organiser leurs tournées, mais elle proposait un outil de réservation efficace pour nos flottes en pool. Nous avons demandé à l’éditeur de faire évoluer son outil sur la partie agenda de réservation pour le mettre à disposition de plusieurs utilisateurs et faire circuler informations et statistiques », relate Brigitte Mesure.

Pour les parcs mutualisés, des hôtesses d’accueil reçoivent les demandes de réservation et les saisissent dans l’outil. Elles signalent ensuite le retour des voitures, ce qui clôture la réservation. Les collaborateurs indiquent aux hôtesses les éventuels dysfonctionnements : voyants allumés sur les tableaux de bord, pression à vérifier, véhicules endommagés, etc. « Ce fonctionnement permet de revenir sur le détail de l’emploi de la voiture et dans le cas d’un entretien nécessaire, je peux bloquer le véhicule dans l’agenda de réservation et appeler le garage pour traiter l’incident signalé. Afin d’éviter des pannes techniques sur les boîtiers, nous avons demandé à l’éditeur une alerte quand un véhicule ne bouge pas pendant 72 heures », poursuit la responsable.

Des alertes pour les conducteurs

Les alertes, reçues automatiquement par e-mail, sont transmises aux responsables lorsqu’il est question de trajets hors horaires. À charge pour eux de vérifier que les déplacements en alerte relèvent bien de l’activité de leurs collaborateurs. Sinon, elles sont transmises aux conducteurs lorsqu’il s’agit d’alertes sur les entretiens périodiques ou l’usure des pneus.

« Avant de les transmettre, je vérifie les données des véhicules car, saisies en amont, elles peuvent ne plus être à jour. Je les rectifie si nécessaire. Cette procédure m’évite d’alerter à tort des conducteurs déjà très sollicités dans leur activité professionnelle. Ces envois sont aussi l’occasion de rappeler les procédures, les prestataires agréés, etc. »

La volonté de la Caisse d’Épargne CEPAC était de mettre en œuvre une solution simple, efficace et partageable de la gestion de son parc sur tout le territoire, et ainsi de veiller à la sécurité des personnes et des biens. « La télématique met à ma disposition et à celle des gestionnaires locaux l’ensemble des éléments techniques pour répondre en tout point à ces objectifs », conclut la responsable.