Calculer le TCO : une méthode à adapter sur mesure

« Le TCO est un pur calcul comptable et de gestion, rappelle Robert Maubé, spécialiste de la gestion des flottes d’entreprise et consultant pour Flottes Automobiles. Le TCO est égal à tout ce que je ne dépenserais pas si je ne possédais pas ce véhicule. »

Le TCO peut être comptable : toutes les dépenses constatées sont prises en compte à la fin de la durée de détention d’un véhicule. Il est plus fréquemment théorique : le gestionnaire estime les frais liés à la détention d’un véhicule. Dans les deux cas, ce sont les mêmes grands postes qui sont évalués.

À la base du TCO : le TCO véhicule

De manière classique, le TCO prend en compte l’ensemble des coûts directs en rapport avec le financement du véhicule : le loyer en LLD ou le prix d’achat, l’entretien, les pneus, l’assurance, le carburant et la fiscalité. S’y ajoutent, selon les organisations, péages, parkings, assistance, véhicule relais, voire télématique. Avec l’arrivée de l’électrique, des entreprises intègrent aussi le coût des infrastructures de recharge et prévoient un poste consacré à la consommation électrique.

D’autres au contraire font le choix de retirer des éléments : « Nous ne prenons pas en compte les pneus car ils ne sont pas sous-traités auprès d’un loueur : nous négocions les prix directement avec un prestataire local », explique Régis Tersiquel. Ce responsable administratif et financier gère les 20 véhicules de Pygram, société nantaise de services informatiques (voir aussi le reportage sur Pygram).

« Le TCO véhicule est couramment utilisé par les entreprises », estime Barbara Gay, directrice du consulting chez le loueur Arval France, et parfois sans le savoir. Cependant, si cette base semble simple à mettre en place, il n’est jamais évident de penser à tout.

« Les flottes les plus avisées et les mieux gérées oublient toujours quelque chose, souvent des aspects fiscaux tels les amortissements non déductibles (AND), les avantages en nature (AEN), ou bien la taxation sur la plus-value pour les parcs achetés. Dans le calcul de la consommation de carburant, un oubli fréquent reste l’ajout du coefficient de réalité, soit environ 1,40 », détaille Robert Maubé.

Outre les coûts directs, des entreprises intègrent au TCO les frais liés à la partie administrative : « Le TCO flotte s’intéresse à tous les coûts de gestion interne, tant pour les activités opérationnelles que de contrôle, décrit Barbara Gay. Ce sont des coûts qu’il ne faut pas négliger car ils pèsent 5 à 10 % du budget automobile total. Il faut aussi intégrer les coûts non prévisibles, telles les facturations hors contrat ou de fin de contrat. »

Le TCO flotte : intégrer les coûts de gestion

Là encore, l’organisation de l’entreprise influence beaucoup les frais pris en compte. Certaines externalisent complètement la gestion de la flotte dont les coûts sont alors comptabilisés via le loyer. La taille de la structure entre aussi en jeu : « Je n’inclus pas ce coût d’administration. J’ai une trop petite flotte pour m’y intéresser », pointe Régis Tersiquel pour Pygram.

Les frais de gestion peuvent aussi dépendre d’un autre département, comme au sein du spécialiste du BTP Avenel, à la tête de 229 véhicules : « Le coût de gestion du parc est une notion qui n’est pas intégrée aujourd’hui, je ne le reventile pas dans le TCO », souligne son responsable QSE et logistique, Julien Pouymayon (voir aussi son témoignage).

Une analyse complète tous les ans

Une fois les postes du TCO établis, l’entreprise doit définir une périodicité de calcul pour assurer un suivi sur le long terme des dépenses. Lorsqu’on évoque la durée idéale pour mettre à jour ce TCO, une tendance émerge : les gestionnaires réalisent généralement une analyse complète du TCO tous les ans ou tous les deux ans, en phase avec le renouvellement des véhicules, couplée à un suivi trimestriel plus global.

Chez Avenel, le mode de calcul du TCO a ainsi été mis à jour récemment, suite à l’intervention d’un cabinet d’optimisation des coûts. « Une des décisions a été de réviser la car policy en la personnalisant et en lançant un appel d’offres par lots. Tous les postes du TCO ont fait l’objet d’une analyse détaillée. L’objectif est de la faire évoluer une fois tous les deux ou trois ans, pour se reposer des questions face aux évolutions des technologies, des véhicules et des politiques publiques, à l’apparition de services, à l’arrivée de l’électrique, au rééquilibrage de la fiscalité essence-diesel, etc. », énumère Julien Pouymayon pour Avenel.

Un suivi de la flotte au fil de l’eau

En parallèle, Julien Pouymayon calcule le TCO de ses véhicules une fois par an : « Maintenant que j’ai établi les paramètres, je prévois de le faire deux fois par an pour être plus précis dans le calcul du budget. »

Fonctionnement similaire pour la flotte du ministère des Armées, à la tête de 18 000 véhicules : « Nous prévoyons de mettre à jour les données plusieurs fois par an, en recalculant les frais d’exploitation de chaque véhicule (maintenance et carburant) pour fixer le budget. Mais nous ne recalculerons pas un TCO complet. La durée d’amortissement de nos véhicules va de cinq à sept ans, voire presque dix ans pour l’électrique. Nous recalculerons un TCO complet plutôt tous les ans ou tous les deux ans, à chaque renouvellement, là cela a du sens », argumente sur ce sujet Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale (voir le reportage sur le ministère des Armées et l’encadré).

Pour ses 35 véhicules, le spécialiste des solutions de communication Ascom France consulte ses indicateurs très fréquemment, à chaque début de mois, tandis que ce suivi se fait plus souple chez Pygram qui privilégie une consultation du TCO quand le besoin s’en fait sentir.

Des calculs à affiner constamment

« Nous calculons le TCO depuis quinze ans sur vingt ans d’existence, et toujours de façon identique. Nous avons commencé lorsque nous sommes passés en LLD, indique Régis Tersiquel pour Pygram. Nous affinons les calculs avec l’expérience et prenons en compte de plus en plus de critères. Nous ne le faisons pas non plus tous les mois : nous mettons à jour la formule de calcul tous les ans. Mais nous sommes capables de produire un TCO à n’importe quel moment. »

Cette périodicité correspond à celle préconisée par Arval pour le suivi du TCO de ses clients. « Après douze mois d’utilisation du véhicule, il faut regarder les dérives kilométriques. Il faut avoir un cycle complet d’activité de l’entreprise et du collaborateur pour évaluer le kilométrage le plus juste. Ensuite, il convient de procéder à une revue trimestrielle ou semestrielle selon le rythme auquel l’entreprise souhaite analyser les dérives kilométriques », expose Barbara Gay.

L’objectif reste d’avoir la meilleure adéquation entre format et usage du parc : « Le loueur se doit d’analyser toutes les dérives et pas seulement les dérives kilométriques car l’usage évolue dans le temps : il est lié à une activité, à un nombre de chantiers, à une région ou à une organisation du travail », poursuit la représentante d’Arval.

Le consultant Robert Maubé donne sensiblement les mêmes recommandations, en insistant sur l’importance de réagir rapidement en cas de dérive : « Un plan voitures, qui dure en moyenne 3 à 4 ans, doit se penser comme un business plan : il faut regarder les divergences entre coûts prévus et constatés, puis corriger le tir. Si on ne peut pas changer de voiture au bout de six mois, on peut en revanche la supprimer de la car policy. »

Regarder toutes les dérives de très près

« La gestion doit se faire au fil de l’eau et pas seulement lors de l’élaboration du plan. Les échéances doivent être ni trop rapprochées, pour que les différences observées soient significatives, ni trop éloignées. L’idéal est de regarder tous les trois mois, un délai déjà très fin pour avoir suffisamment d’historique des données, et de ne pas attendre plus de six mois », conclut sur ce point Robert Maubé.