Car policy 2014 : les gestionnaires en quête d’idéal

Julien Marie est responsable des achats indirects de SGD, spécialiste du flaconnage en verre pour les industries de la parfumerie cosmétique et de la pharmacie. Son fil conducteur pour la car policy : contrôler au maximum le nombre de véhicules composant la flotte, en partenariat étroit avec le département des ressources humaines. Un défi que relèvent ensemble les deux services, alors que la mise en route de grands projets industriels suppose l’arrivée de collaborateurs pouvant bénéficier d’un véhicule.

Première solution pour Julien Marie : délimiter clairement les conditions d’attribution d’un véhicule de service ou de fonction. Une attribution possible dans deux cas précis : soit le véhicule est inclus dans la rémunération, soit il est jugé indispensable à l’activité.

Avant tout, maîtriser la car policy

« Dans le second cas, les départements des ressources humaine et des achats analysent si l’activité de chaque nouvel arrivant nécessite l’usage d’un véhicule », complète Julien Marie. Une rationalisation méticuleuse qui aboutit à une car policy maîtrisée : pour un total de 2 500 collaborateurs en France, la flotte de SGD compte 90 unités dont 80 VP et 10 VUL.

Une politique semblable de rationalisation s’applique chez l’opérateur télécom Paritel, avec un parc de 410 véhicules dont 80 % de VU. La car policy s’articule autour de trois catégories : les Citroën C3 ou les Némo destinés aux commerciaux et techniciens, les C4 Picasso ou, pour le premium, les Série 3 de BMW pour les cadres.

Depuis 18 mois, Fabrice Chevillat, responsable du parc automobile, s’efforce d’optimiser au maximum la flotte de Paritel. Avec comme première piste une démarche beaucoup plus sélective qu’auparavant. « Pour un nouveau collaborateur, l’attribution d’un véhicule de fonction ou de service ne se fait désormais plus systématiquement : nous attendons d’abord qu’il fasse ses preuves avant de lui allouer un véhicule définitif. » En attendant, le collaborateur peut disposer d’un véhicule en location moyenne durée. Une méthode qui porte ses fruits : en un an, Fabrice Chevillat a réussi à alléger le parc en LLD d’une cinquantaine de modèles et compte bien continuer sur cette lancée.

Chez Forbo Sarlino, la baisse du TCO fait partie des axes à suivre pour renouveler la car policy et la flotte de 100 véhicules dont 80 % de VP. Ainsi, le concepteur de revêtements de sol décide d’intégrer des modèles au catalogue par le biais d’une analyse systématique de leur coût total de détention.

Un raisonnement qui ne rime pas forcément avec une politique flotte restrictive : pour coller à tous les besoins, aussi bien professionnels que personnels, les cinq catégories sont définies selon le positionnement hiérarchique des collaborateurs de Forbo Sarlino ; elles proposent chacune une dizaine de modèles, de la berline au break et au SUV, en passant par le monospace. Le TCO est compris entre une fourchette basse et haute pour chaque catégorie, avec un loyer et un niveau de remise renégociés annuellement par le biais des accords tripartites avec les quatre constructeurs sélectionnés, Peugeot, Volkswagen, BMW et Toyota.

Le coût complet demeure la valeur centrale

« Depuis plusieurs années, nous travaillons avec LeasePlan à établir un partenariat durable pour optimiser les coûts et les services. Mais nous n’hésitons pas mettre notre prestataire en concurrence avec d’autres loueurs longue durée pour nous assurer d’obtenir les meilleurs tarifs possibles », explique William André, directeur financier de Forbo Sarlino. Au final, le collaborateur fait son choix parmi une cinquantaine de véhicules regroupés dans le catalogue et respectueux des loyers fixés.

À noter que ce coût de détention total s’impose également comme fil conducteur de l’évolution de la flotte de Paritel, constituée en grande majorité de VU. Avec cette précision de Fabrice Chevillat : « Pour ces modèles non soumis à la TVS, nous mettons de côté le critère fiscal et nous nous concentrons sur le prix d’achat et le coût d’entretien, la fiabilité et le réseau du constructeur. »

Mais si le TCO se veut le principal critère de sélection chez Forbo Sarlino, William André ne lésine pas sur la qualité : « Le véhicule reste un élément de fidélisation du salarié. La maîtrise des coûts ne doit pas passer par une baisse de la qualité et du choix proposés. » Et Forbo Sarlino se limite à quatre constructeurs partenaires précisément pour permettre une meilleure négociation des tarifs et bénéficier de l’opportunité d’une montée en gamme des futurs modèles à loyer constant.

Concilier économie, qualité et image

William André veille aussi à intégrer dans sa car policy des véhicules en adéquation avec l’entreprise : « Nous évitons de retenir des modèles de type 4×4, véhicules de loisir, cabriolés ou encore coupés sportifs, quand bien même ils restent dans notre fourchette de TCO. Il s’agit d’avoir une cohérence avec l’image de Forbo Sarlino », argumente le directeur financier.

Primagaz se fonde aussi sur le TCO des véhicules pour construire sa politique flotte. Et le spécialiste du gaz a choisi de travailler exclusivement avec Volks-wagen pour optimiser ses dépenses et faciliter la gestion opérationnelle de ses 220 véhicules. L’agrément de conduite et la fiabilité sont aussi des critères essentiels, comme l’explique Jérôme Menin, responsable des achats et des moyens généraux : « Suite à une expérience mitigée avec nos modèles précédents, nous préférons des modèles engendrant peu de frais de maintenance », souligne-t-il.

Afin de garantir un parc de véhicules homogènes et équipés pour répondre aux besoins des collaborateurs de Primagaz, tous les véhicules sont déclinés en Business : « Cette finition offre des modèles de mieux en mieux équipés pour une valeur résiduelle garantie. Mais sur les catégories supérieures, nous laissons la possibilité au collaborateur de se doter d’une option de confort à ses frais », ajoute Jérôme Menin.

La fiscalité, critère central de la car policy

Autre objectif déterminant chez Primagaz : la volonté de réduire l’empreinte carbone et de faire passer la moyenne des émissions de CO2 sous la barre des 100 g. Un critère qui dicte les choix stratégiques de la car policy autour des quatre catégories de véhicules.

Première piste explorée par Jérôme Menin pour diminuer les rejets de CO2, le renouvellement, depuis juin, des véhicules : dans un futur proche, la totalité des 170 modèles de la première catégorie, destinés aux commerciaux itinérants de Primagaz, seront changés pour des modèles plus vertueux. Et 135 collaborateurs ont déjà troqué leur ancien véhicule avec des émissions proches des 140 g, contre des Golf 7 BlueMotion TDI à 99 g.

Pour les trois autres catégories supérieures de la car policy, les managers, directeurs et membres du comité de direction peuvent choisir un modèle avec un grammage plus élevé. Mais Primagaz met un point d’honneur à bâtir une flotte avec principalement des modèles sous les 120 g. « Un engagement qui prend d’autant plus de sens avec le durcissement du malus et l’abaissement du bonus écologique », reprend Jérôme Menin. Avec ce renouvellement, Primagaz estime le potentiel de réduction des émissions de CO2 à 149 tonnes.

Pour de nouveaux modèles, les émissions de CO2 demeurent aussi un élément central pour Forbo Sarlino : « Chaque année, nous travaillons notre car policy pour référencer les nouveautés les plus vertueuses du marché. Cela se traduit par la location d’hybrides Peugeot et Toyota. Aujourd’hui, avec un grammage moyen de 115 g, notre parc compte 10 % d’hybrides », détaille William André.

Forbo Sarlino ne compte pas d’ailleurs pas s’arrêter là : « Bien que le gouvernement ait décidé de serrer la vis sur le bonus des hybrides, nous nous engageons à continuer d’en proposer à nos collaborateurs. Quitte à ce que leur loyer dépasse la fourchette de TCO la plus élevée », concède William André.

Les car policies se mettent à l’hybride

L’entreprise encourage aussi ses collaborateurs à se tourner vers ce type de véhicules lors des renouvellements, plus particulièrement pour les collaborateurs qui couvrent un secteur commercial en zone urbaine où l’hybride est très approprié.

Les évolutions de la fiscalité poussent aussi Paritel à repenser sa politique flotte : « Ces modifications auront forcément un impact sur la façon de gérer notre car policy. Nous envisageons désormais de retenir dans le catalogue des véhicules de catégorie identique mais de cylindrée inférieure, notamment pour les modèles allemands premium destinés aux cadres », note Fabrice Chevillat. Et pour parvenir à un grammage moyen du parc sous les 100 g, l’intégration d’hybrides est à l’étude, malgré leur TCO supérieur au loyer maximal admis pour la catégorie premium.

Autre piste explorée par les entreprises : développer des alternatives de transport. Ainsi, Primagaz lancera prochainement, en partenariat avec Carbox, une solution appelée « crédit mobilité ». Le principe : offrir aux collaborateurs des solutions de transport en complément ou à la place de leur véhicule de fonction. « Si un collaborateur renonce au véhicule auquel il pouvait prétendre, il recevra une ligne de crédit équivalente à son avantage en nature ; il pourra la dépenser sur le portail Mobilities de Carbox en taxis, trains ou location de voitures courte durée », décrit Jérôme Menin.

Des alternatives de transport à explorer

Autre cas de figure : si un conducteur décide de se doter d’un véhicule de catégorie inférieure par rapport au modèle dont il pourrait bénéficier, il récupérera le différentiel en crédit mobilité. Environ 10 % des collaborateurs concernés par cette alternative ont d’ores et déjà signé. « Nous avons bon espoir que le système séduise une large frange des collaborateurs visés, avance Jérôme Menin. Les habitudes doivent évoluer même si les gens ont du mal à se séparer de leur véhicule. »

Les modes alternatifs de transport se positionnent également au cœur de la réflexion de SGD. Pour stabiliser voire diminuer la taille de sa flotte et éviter aux collaborateurs de recourir à leur véhicule personnel, SGD réfléchit à un système de transport alternatif : des navettes électriques pour relier ses différents sites industriels. « Avec en moyenne de 30 000 km parcourus par nos collaborateurs, l’intégration de l’électrique en tant que véhicule de service ou de fonction s’avère difficile. Mais le système de navettes correspond bien aux capacités de l’électrique et nous travaillons actuellement sur le financement d’un tel projet », détaille Julien Marie.

D’autres entreprises privilégient l’auto-partage, à l’image de Forbo Sarlino : la société a établi un pool de six véhicules urbains dont un électrique. Un service que le directeur financier souhaiterait développer plus largement : « La mise en pool est très appréciée des collaborateurs sans véhicule de fonction. Ils disposent alors de petits véhicules adaptés à leurs besoins ponctuels », explique William André. Cette alternative permet aussi de faciliter les démarches administratives avec la suppression de la gestion des indemnités kilométriques pour les collaborateurs qui utilisaient auparavant leur véhicule personnel pour des déplacements ponctuels.

L’auto-partage suscite l’unanimité

Enfin, l’auto-partage demeure un bon moyen de garder constant le nombre de véhicules dans une flotte. C’est vrai chez Paritel où le siège parisien possède un pool d’une dizaine de modèles qui servent aussi à de jeunes collaborateurs attendant l’attribution définitive de leur véhicule. Primagaz réfléchit aussi à un pool de véhicules électriques, hybrides ou thermiques peu émetteurs, un projet qui devrait voir le jour d’ici la fin 2013. Qui a dit que les gestionnaires de flotte manquaient d’imagination ?