La « car policy » ou charte automobile
- Elle s’adresse uniquement aux collaborateurs autorisés à utiliser le véhicule à titre personnel en dehors des heures de travail : week-end, congés, etc. Le véhicule est ici reconnu comme un avantage en nature (AeN) lié au contrat de travail. Cet AeN est partie intégrante du contrat de travail. La car policy définit les collaborateurs éligibles à l’attribution d’un véhicule de fonction, leurs droits et obligations. Elle comprend entre autres une « grille d’attribution ».
- Comme son nom l’indique, le contenu d’un contrat de travail est… contractuel. Il ne peut être changé sans l’accord des deux parties. En revanche, l’entreprise peut modifier la car policy à tout moment selon les besoins de gestion, l’évolution du marché de l’automobile, etc.
- Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, il convient donc, pour conserver le plus de flexibilité possible, de ne pas donner trop de précisions dans le contrat sur l’avantage en nature. Il suffira de se référer à la car policy avec la phrase suivante :
« Pour réaliser sa mission de (titre ou fonction), madame ou monsieur (xxxxxxxx) pourra bénéficier d’un véhicule de fonction, qu’il-elle pourra utiliser à titre personnel (week-end, congés payés), selon les dispositions de la charte automobile en vigueur dans l’entreprise et de son règlement qu’il-elle s’engage à respecter. »
- Si la conduite d’un véhicule est indispensable à l’exécution de la fonction, la perte de permis de conduire peut être définie comme un élément de rupture du contrat de travail du fait du collaborateur. Ceci doit donc être spécifié et le collaborateur doit confirmer qu’il est bien titulaire d’un permis de conduire valide.
La grille d’attribution
Cette composante de la car policy spécifie quels collaborateurs ont droit à quels types de véhicules, la plupart du temps selon leur fonction et/ou leur niveau hiérarchique.
Le règlement automobile
Il s’adresse à tous les collaborateurs qui conduisent un véhicule de l’entreprise, que cela soit :
- un véhicule de fonction ou un véhicule statutaire utilisable à des fins personnelles,
- un véhicule de service, attribué ou en pool, et non utilisable à des fins personnelles.
Ce règlement définit avec précision les obligations des conducteurs, les règles et les procédures à appliquer. De ce fait, il s’aligne souvent sur les procédures de gestion de la flotte ainsi que sur les accords passés avec les fournisseurs. Par exemple, si la flotte est en location longue durée (LLD), le règlement intégrera certaines des dispositions du contrat entre l’entreprise utilisatrice et son loueur : que faire en cas de panne, de crevaison, d’accident, de réparation, etc.
Remarque pour véhicules statutaires et de fonction : pour des raisons administratives essentiellement pratiques, charte automobile et règlement automobile sont souvent intégrés dans le même document.
