Car policy et règlement automobile : quelques pièges à éviter

Piège 1 : décrire trop précisément l’avantage en nature dans le contrat de travail du collaborateur

Inconvénients

• Comme son nom l’indique, le contenu d’un contrat de travail est… contractuel. Il ne peut être changé sans l’accord des deux parties. Il n’est donc pas possible de changer la car policy sans modifier le contrat de travail, ce qui nécessite l’accord du collaborateur. Selon l’ampleur de la modification, cela amène à une renégociation compliquée et délicate du contrat de travail. 

Bonnes pratiques

• La car policy, elle, doit être modifiable à tout moment par l’entreprise selon les besoins de gestion, l’évolution du marché de l’automobile, etc., ceci sans conséquence sur le contrat de travail.
• Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, il convient donc, pour se donner le plus de flexibilité possible, de ne pas donner trop de précisions dans le contrat sur l’avantage en nature. Il faut et il suffit de se référer à la car policy avec la phrase suivante : « Pour réaliser sa mission de (titre ou fonction), madame ou monsieur (xxxxxxxx) pourra bénéficier d’un véhicule de fonction, qu’il-elle pourra utiliser à titre personnel (week-end, congés payés), selon les dispositions de la charte automobile en vigueur dans l’entreprise et de son règlement qu’il-elle s’engage à respecter. »Notons que cette phrase lie l’avantage en nature à l’exercice d’une fonction précise…
• De même, si la conduite d’un véhicule est indispensable à l’exécution de cette fonction, la perte de permis de conduire peut être un élément de rupture du contrat de travail du fait du collaborateur. Ceci doit donc être spécifié. Rappelons ici que l’entreprise n’a pas accès « aux points » du permis mais doit s’assurer que les collaborateurs ont bien un permis en cours de validité, donc avec au moins 1 point. Le seul moyen est donc d’avoir régulièrement une confirmation du collaborateur qu’il est bien titulaire d’un permis valide.

Piège 2 : baser la grille d’attribution sur des montants financiers, même de manière limitée, pour les options ou les finitions, etc.

Inconvénients

• Impossible d’optimiser le TCO avec cette pratique car chaque euro gagné suite aux négociations fournisseurs profite uniquement aux collaborateurs. Et il est très difficile de faire accepter des diminutions de seuil aux salariés.

• Les collaborateurs souhaiteront évidemment profiter du plafond maximum ! Ils inonderont le service flotte auto de demandes de devis pour « entrer pile dans le budget ».

• En général, cette mauvaise pratique aboutit à de multiples demandes de dérogations. Pour cela, certains salariés vont jusqu’à consulter et négocier directement dans les garages de leur région, à choisir des véhicules d’occasion ou à se livrer à un chantage dans l’entreprise. Ceci génère une désorganisation inutile qui demande des arbitrages continuels de la direction, ceux-ci créant des frustrations si les dérogations sont refusées, ou des jalousies si elles sont acceptées.

• Les choix s’éparpilleront sur des marques et modèles multiples. Ceci limitera la capacité de négociation avec les fournisseurs, ainsi que les possibilités d’optimisation et de recherche d’économies, car rien ne sera comparable.

• Certains collaborateurs seront amenés à choisir des véhicules qui leur plaisent, certes, mais coûteront plus cher en carburant, en TVS ou en entretien, et parfois avec de mauvaises valeurs résiduelles. Ceci contribuera à augmenter les coûts. Des entreprises essaient de contourner cette difficulté en indiquant que le TCO doit être le même… Ce qui accroît alors considérablement le travail du service flotte auto qui passe son temps à calculer plusieurs TCO pour chaque demande de mise à la route ou de renouvellement ! Est-ce bien la vocation de l’entreprise ?

Bonnes pratiques

• Pré-définir les véhicules (marques, modèles, finitions, options) en fonction du meilleur TCO.

• Consulter le marché au moins une fois par an pour optimiser.

• Prévoir le choix entre trois véhicules pré-définis par niveau.

• Rester ferme et ne jamais accepter la moindre dérogation.

Piège 3 : concevoir des documents (car policy et règlement automobile) trop imprécis ou au contraire trop longs, trop compliqués

Inconvénients

• Trop imprécis : on constatera de nombreuses demandes de dérogation ou des dérapages de toutes sortes.

• Trop longs : les documents ne seront pas lus, donc les procédures pas appliquées, et le service flotte auto sera inondé d’appels téléphoniques, de demandes, et donc de travail inutile au détriment du travail utile et nécessaire.

Bonnes pratiques

• Savoir être précis et exhaustif tout en étant court.

• Lors d’une mise à la route, s’assurer que les collaborateurs ont bien lu et compris les documents en faisant signer car policy et règlement.

Piège 4 : mettre au catalogue les modèles les plus récents, dès leur sortie, pour satisfaire l’attente des conducteurs qui recherchent toujours le dernier modèle, de manière un peu enfantine, voire parfois capricieuse…

Inconvénients

• Chez chaque constructeur, les modèles les plus récents sont bien moins remisés que des modèles plus anciens. En choisissant systématiquement les tout nouveaux modèles d’une marque, les remises diminueront et les prix payés augmenteront, tout comme le budget flotte.

Bonnes pratiques

• En règle générale, il ne faut pas mettre au catalogue des modèles sortis depuis moins d’un an. Ce n’est pas toujours du goût des conducteurs qui, bien sûr, veulent le dernier modèle, ce qui a un coût. Mieux vaut, souvent, choisir un modèle au milieu ou en fin de cycle chez un autre constructeur.

• Dans tous les cas, il faut calculer le TCO de chaque modèle et comparer avec les autres constructeurs avant de le mettre au catalogue. En LLD, il faut comparer les loyers financiers pour un même véhicule, et non pas se contenter de comparer les tarifs remisés : tel loueur pourra avoir calculé une meilleure ou moins bonne valeur résiduelle que tel autre.

Piège 5 : se concentrer sur une seule marque ou, au contraire, s’éparpiller sur plusieurs

Inconvénients

Se concentrer sur une seule marque peut faire croire que l’on va obtenir de meilleures remises de masse. Ceci n’est pas tout à fait vrai pour les raisons suivantes :

• Un seul constructeur est rarement le meilleur en TCO et en valeur résiduelle sur tous les segments et donc tous les niveaux de car policy.

• Les modèles les plus récents sont bien moins remisés que des plus anciens et, dans sa gamme, un constructeur a toujours des modèles anciens et de plus récents. En se concentrant sur un seul constructeur, il y a donc peu de chance d’obtenir le meilleur TCO pour toute la flotte.

• Mais trop s’éparpiller n’est pas non plus une bonne solution : l’effet volume disparaîtra, sans offrir de remises conséquentes.

Bonnes pratiques

Compte tenu de la taille de son parc, du nombre de niveaux de car policy, des choix que l’on veut offrir, il faut obtenir le meilleur TCO pour chaque modèle ou niveau dans différentes marques. Mais sans pour autant trop s’éparpiller !

• Il faut donc calculer le TCO à chaque fois pour chaque marque-modèle, puis trouver la combinaison de fournisseurs qui permet le meilleur TCO flotte.

• La trop grande multiplication des fournisseurs constitue toujours une complication qui génère un coût de gestion.

• En LLD, il faut toujours comparer les loyers financiers et non les tarifs constructeurs ; en effet, pour un même véhicule, tel loueur pourra avoir une meilleure ou une moins bonne valeur résiduelle que tel autre.

Piège 6 : multiplier les choix entre plusieurs marques pour un même modèle et un même niveau

Inconvénients

• C’est une erreur fréquente que de vouloir offrir le choix entre deux, trois ou même quatre constructeurs pour un même modèle, pour satisfaire l’éventuel attachement des collaborateurs à une marque.

• Les choix s’éparpillent alors sur des marques multiples, ce qui limitera la capacité de négociation avec les fournisseurs en limitant l’effet volume, et sans apporter de vraie valeur ajoutée à la car policy.

• Cela multipliera aussi les couples marque-modèle pour un même niveau, ce qui compliquera la gestion de la flotte, avec à la clé un coût accru. 

Bonnes pratiques

• Pour chaque niveau de car policy, limiter le choix entre trois modèles au maximum, à TCO égal. Par exemple :

– un monospace compact pour un collaborateur avec famille nombreuse,

– un break pour un sportif,

– un véhicule plus petit mais mieux équipé pour un célibataire ou un jeune couple.

• Et choisir la marque qui offre le meilleur TCO.

Piège 7 : ne pas être précis dans la car policy et le règlement, ne pas les faire respecter rigoureusement, ne pas les faire appliquer par la hiérarchie, accepter des dérogations

Inconvénients

• L’expérience montre qu’en matière de car policy, les choses ont toujours une tendance naturelle à dériver, voire à déraper, et en premier lieu sur le TCO, donc le budget de l’entreprise. Plus grave, cette dérive bien visible donne aux collaborateurs un signal de laxisme managérial.

• La plupart des conducteurs de véhicule sont par définition mobiles, plus souvent en déplacement que dans l’entreprise, moins souvent dans leur bureau que dans leur voiture. Une voiture qui devient de fait une extension et un outil de travail. Le véhicule, c’est donc ce qui relie le collaborateur itinérant à son entreprise.

• Ne pas être rigoureux sur ce qui a trait au véhicule, c’est ne pas être rigoureux dans la relation collaborateur-entreprise, et induire du laxisme.

Bonnes pratiques

• Ne pas hésiter à se faire conseiller par un expert conseil en gestion de flottes pour établir une car policy et un règlement en ligne avec les pratiques du marché.

• La direction générale doit être consciente des enjeux et gérer sa flotte avec la même rigueur que le reste de l’entreprise. Les niveaux intermédiaires de management doivent relayer et appliquer les bonnes pratiques.

• Les niveaux de véhicules dans les grilles d’attribution doivent être, ni plus ni moins, alignés sur les pratique du marché où évolue l’entreprise.