- Comme son nom l’indique, le contenu d’un contrat de travail est contractuel. Il ne peut être changé sans l’accord des deux parties. En revanche, la car policy peut être modifiée à tout moment par l’entreprise selon les besoins de gestion, l’évolution du marché de l’automobile, etc.
- Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, il convient donc, pour rester le plus flexible possible, de ne pas donner trop de précisions dans le contrat sur l’AeN. Il suffira de se référer à la car policy avec la phrase suivante :
« Pour réaliser sa mission de (titre ou fonction), madame ou monsieur (xxxxxxxx) pourra bénéficier d’un véhicule de fonction, qu’il-elle...
- Comme son nom l’indique, le contenu d’un contrat de travail est contractuel. Il ne peut être changé sans l’accord des deux parties. En revanche, la car policy peut être modifiée à tout moment par l’entreprise selon les besoins de gestion, l’évolution du marché de l’automobile, etc.
- Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, il convient donc, pour rester le plus flexible possible, de ne pas donner trop de précisions dans le contrat sur l’AeN. Il suffira de se référer à la car policy avec la phrase suivante :
« Pour réaliser sa mission de (titre ou fonction), madame ou monsieur (xxxxxxxx) pourra bénéficier d’un véhicule de fonction, qu’il-elle pourra utiliser à titre personnel (week-end, congés payés), selon les dispositions de la charte automobile en vigueur dans l’entreprise et de son règlement qu’il-elle s’engage à respecter. » - Si la conduite d’un véhicule est indispensable à l’exécution de la fonction, la perte de permis de conduire peut être considérée comme un élément de rupture du contrat de travail du fait du collaborateur. Ceci doit donc être spécifié dans le contrat de travail et le collaborateur doit y confirmer être bien titulaire d’un permis de conduire valide.
1. Présentation générale
Il convient de rédiger un préambule qui précise l’objet de la car policy, ainsi que la politique de l’entreprise en la matière.
2. Périmètre d’utilisation
- Les déplacements professionnels
- Tous les déplacements personnels : trajet domicile-travail, week-end, vacances
Il est aussi nécessaire de préciser les pays où la conduite est autorisé et ceux où elle ne l’est pas. Préciser également la politique quant à l’utilisation de la carte carburant de l’entreprise selon l’option retenue de déclaration des AeN.
3. Organisation
Il est souhaitable de préciser la répartition des responsabilités des procédures de gestion de flotte au sein de l’entreprise : qui est responsable de quoi, à qui s’adresser pour tel ou tel problème, rôle du manager du collaborateur, de la DRH, du service logistique ou flotte auto, etc.
4. Attribution du véhicule et grilles
- Il convient ici de définir les règles d’éligibilité, c’est-à-dire quelles fonctions dans l’entreprise ont droit à un véhicule de fonction. C’est dans cette partie que l’on pourra intégrer la grille d’attribution qui définit les catégories de véhicules par rapport aux catégories de collaborateurs. C’est également ici que l’on pourra définir la règle de réaffectation de véhicules en stock (suite au départ d’un collaborateur) avant de commander un véhicule neuf.
- On pourra aussi préciser les règles de la période d’essai lors d’une nouvelle embauche. Certaines entreprises ne commandent le véhicule définitif qu’à l’issue positive de la période d’essai. Pendant cette période, le collaborateur bénéficie de véhicules en stock ou de véhicules d’attente en courte ou moyenne durée.
5. Contribution du conducteur
La car policy doit préciser soit le montant de l’AeN déclaré, soit la règle de calcul utilisé. Il faut également notifier si l’entreprise demande au collaborateur une participation financière qui sera prélevée sur son salaire. L’accord formel du collaborateur doit être obtenu par écrit pour opérer un prélèvement.
6. Promotions et mutations
Il convient de préciser ce qu’il se passera en cas de promotion ou de mutation :
- quand le collaborateur est muté à une fonction non éligible à un véhicule de fonction ;
- quand le collaborateur est promu à une fonction ouvrant droit à un véhicule de catégorie supérieure. Et dans ce dernier cas, peut-il changer de véhicule immédiatement ou doit-il attendre la date normale de renouvellement avant d’en bénéficier ?
7. Permis de conduire
La car policy doit spécifier que les collaborateurs bénéficiaires doivent être titulaires d’un permis de conduire valide et qu’ils s’engagent à informer l’entreprise d’une éventuelle suspension.
8. Indisponibilité temporaire
Il convient de décider et de préciser ici la conduite à tenir en cas de maladie ou d’indisponibilité temporaire du collaborateur :
- Le véhicule peut-il être réaffecté à quelqu’un d’autre durant l’indisponibilité ?
- En cas de besoin opérationnel ou urgent ?
- À partir de quelle durée d’indisponibilité et dans quel cas d’indisponibilité ?
- Ou bien le collaborateur conserve-t-il le véhicule quoi qu’il arrive ?
9. Modification du véhicule
La plupart du temps, il s’agit de demander l’ajout soit d’une attache de remorque, soit d’un porte-bagages. Mais il peut aussi s’agir d’un équipement pour une personne handicapée, conducteur ou passager. Il convient de préciser ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas, ainsi que la procédure de demande d’autorisation, de même que le payeur du montage et du démontage lors de la restitution.
10. Fin du contrat de travail
Il est bien sûr nécessaire de préciser la procédure de restitution en cas de départ du salarié de l’entreprise : lieu de restitution, état du véhicule, etc. Doit aussi être précisée la question de l’utilisation du véhicule en cas de préavis payé mais non effectué.
11. Conducteurs habilités à utiliser le véhicule à titre privé
Il s’agit ici de définir les conducteurs autorisés : le conjoint et/ou les enfants sont-ils couverts par l’assurance ?
12. Règlement automobile
Pour des raisons administratives essentiellement pratiques, car policy et règlement automobile sont souvent intégrés dans le même document pour les véhicules de fonction.
12.1 Gestion en bon père de famille
Il convient de rappeler ici que le véhicule confié doit, selon l’expression consacrée, être géré « en bon père de famille ». Le conducteur doit respecter le code de la route, faire entretenir le véhicule, informer de toute anomalie le service de gestion du parc auto de l’entreprise, etc. Il est également impératif d’exiger un état de propreté intérieur et extérieur du véhicule.
12.2 Amendes routières
Le conducteur s’engage à régler ses amendes.
12.3 Dispositions en cas d’accident
12.4 Dispositions en cas de panne
12.5 Dispositions en cas de crevaison
12.6 Dispositions lors de restitution LLD
12.7 Autres règles spécifiques à l’entreprise
13. Acceptation formelle de la car policy et du règlement automobile par le collaborateur
À chaque renouvellement de véhicule, il est absolument indispensable le document soit formellement accepté par le collaborateur. Vous trouverez ci-dessous une suggestion de formulaire.
Suggestion de formulaire
Je soussigné(e), Prénom ………………………………… Nom ……………………………………
Né(e) le ……………………………………………………………. À ………………….……………………….
Adresse………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
Permis de conduire n°……………………………… délivré le …………………………… à ……………………
Fonction au sein de ………………………………………………
Déclare sur l’honneur :
- Avoir reçu le document intitulé « Charte automobile » et « Règlement d’utilisation » des véhicules de fonction de « Société » qui recouvre tous mes droits et obligations relatifs au véhicule de fonction qui m’a été attribué et en avoir pris connaissance.
- Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité (non suspendu ou annulé, et avec au moins un point).
- M’engager à notifier immédiatement toute suspension ou annulation de mon permis de conduire à « Société ».
- M’engager à conduire et à gérer ce véhicule en « bon père de famille ».
- M’engager à respecter le code de la route, les bonnes pratiques de sécurité routière et les consignes et injonctions des autorités.
- Accepter pleinement la responsabilité du véhicule qui m’est confié, ceci incluant le règlement immédiat de toutes les amendes routières.
Fait à ………………….. Le ……………….
Signature du collaborateur
Précédée de la mention « Lu et approuvé »
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