Gestion : des cartes comme outils

Pour les responsables de parc, les cartes carburant se présentent aussi comme des outils de gestion. Avec un atout principal : « La possibilité d’effectuer des paramétrages en ligne, en toute autonomie, pour fixer des plafonds journaliers, hebdomadaires ou mensuels, ou des limites horaires », indique Nicolas Chery, responsable grands comptes pour les flottes de véhicules légers chez DKV Mobility. « Il peut aussi s’agir de limites géographiques en excluant des départements », complète Géraldine Monnier, directrice marketing et communication pour les solutions de mobilité de TotalEnergies. « Cela évite les dérives et aide à mieux coller à la car policy du client », ajoute Thierry Forien, directeur adjoint de la Société d’Importation E.Leclerc (Siplec) et directeur énergies.

Des paramétrages…

« Je paramètre les cartes pour éviter les fraudes en limitant les prises de carburant au volume du réservoir. Je ne bloque pas les week-ends car les conducteurs de véhicules de fonction emploient la carte durant ces périodes et certains collaborateurs travaillent le week-end sur les chantiers. Mais je contrôle pour éviter les abus. Ainsi, pour les conducteurs des véhicules de service, nous avons 160 km de tolérance par mois pour de petits déplacements les week-ends. Nous facturons les dépassements au-delà car ces conducteurs ne sont pas assujettis aux AEN », explique Florent Pavard, gestionnaire du parc de la SNIE. La Société nouvelle d’installations électriques s’appuie sur 351 véhicules dont 80 VP.

Par ailleurs, la plupart des cartes peuvent être attribuées à un conducteur ou à un véhicule. « Lier la carte à l’immatriculation est plus pratique pour calculer le TCO du véhicule », précise Nicolas Chery, pour DKV Mobility. « La carte GO peut mixer les deux solutions pour plus de sécurité. Le client peut, en option, choisir deux cartes, une pour le véhicule et une pour le conducteur », détaille Isabelle Fetzer, directrice de la gestion des comptes et des ventes croisées pour l’Europe de WEX, prestataire qui commercialise la carte GO et l’Esso Card. « C’est pratique quand les véhicules sont partagés », pointe Cédric Thillou, directeur de Shell Fleet Solutions France, pour ce pétrolier qui propose le double code.

… et des doubles codes

Un double code choisi par Frédéric Pigassou, président de GSET, entreprise qui gère environ 300 véhicules pour cinq sociétés spécialistes du transport, du fret et de la distribution du dernier kilomètre. « L’Esso Card nous fournit un reporting spécifique dans la mesure où nous avons choisi le double code, par conducteur et par véhicule, note ce responsable. Quand nos conducteurs font le plein, ils doivent donc rentrer trois données : le code conducteur, le code véhicule et le kilométrage. Nous pouvons alors comparer la consommation par conducteur, quel que soit le type de véhicule, et cibler ceux qui nécessitent un suivi en éco-conduite. Nous avons pour cela un formateur en interne », décrit Frédéric Pigassou. Le parc de GSET comprend une vingtaine de VP, une petite centaine de VUL dont 34 modèles électriques, et des poids lourds.

Du suivi en ligne

Les prestataires mettent en effet à disposition des responsables de la gestion de flotte des espaces pour gérer les cartes et « avoir une vision détaillée et consolidée du poste carburant. Kilométrage du véhicule – les conducteurs doivent le déclarer avant de faire le plein –, consommation, date et heure des prises de carburant, tarifs, etc. : le reporting inclut un grand nombre de données globales et par véhicule », expose Nicolas Chery pour DKV Mobility. Pour WEX, Isabelle Fetzer met en avant « la facilité de gestion pour les gestionnaires qui peuvent personnaliser et éditer des rapports. »

Un constat que valide Laurent Bonte, responsable de la flotte de CBASE, holding du Groupe CB, pour les Carrières du Boulonnais. Ce spécialiste du travail du minéral a changé de carte et choisi DKV Mobility pour ses 168 véhicules. « Le site est très pratique et fluide pour le suivi et les modifications de carte. Quand nous aurons débuté très prochainement les formations à l’éco-conduite, les reportings nous permettront aussi de suivre la consommation de nos collaborateurs et les progrès liés à la formation. Nous n’avons pas paramétré de restrictions car les collaborateurs peuvent changer de véhicule et certains sont amenés à travailler le week-end sur nos chantiers. J’ai donc juste paramétré une alerte pour les prises de carburant le week-end et je contrôle pour repérer les anomalies », relate Laurent Bonte.

Fabienne Pinsard, directrice financière de Thym Business, ne dit pas autre chose. Ce spécialiste de la transformation numérique, à la tête de 80 véhicules, est passé de la carte TotalEnergies à la carte carburant pro E.Leclerc. « Les extractions de données sur le portail sont pratiques. Je peux vérifier que les entretiens sont bien effectués en fonction du kilométrage et que nous respectons les conditions imposées par les contrats de LLD, avance cette responsable. Si nécessaire, je peux demander un avenant, effectuer des changements de véhicule en interne ou faire des analyses de coût et de consommation pour chaque conducteur. Nous suivons de près les surconsommations qui peuvent être le signe d’un kilométrage et donc d’horaires de travail excessifs, car nous sommes attentifs au respect du droit du travail. Nous bloquons la prise de carburant pendant les week-ends mais c’est plus compliqué avec les jours de congés qui varient. Et nous effectuons des vérifications », rappelle Fabienne Pinsard.

La facturation en ligne de mire

Au-delà des reportings, « les gestionnaires peuvent aussi télécharger les factures et intégrer les transactions dans leurs outils de gestion et de comptabilité, et donc mieux piloter les dépenses et la facturation. Dans certains cas, nous facturons plusieurs entités en fonction des spécificités comptables des entreprises », indique Matthieu Codron, directeur général d’Edenred Mobility France. Et ce prestataire mise sur son Customer Success, un service d’accompagnement pour le déploiement des cartes carburant et leur gestion. « Pour cela, nous devons comprendre et analyser les besoins des clients », précise Matthieu Codron.

Shell Fleet Solutions commercialise aussi la Shell Fleet App, essentiellement destinée aux TPE-PME, « pour gérer directement sa flotte sans passer par un logiciel de gestion », souligne Cédric Thillou. TotalEnergies peut aussi « piloter la fiscalité liée aux véhicules (récupération de la TVA, calcul des AEN, TVS) et la gestion automatique des amendes auprès de l’Antai. Ainsi, les petites flottes peuvent utiliser notre portail pour gérer l’ensemble de leurs véhicules, détaille Géraldine Monnier. Nous pouvons aussi les accompagner dans l’optimisation des contrats, avec notamment une fonctionnalité d’aide au calcul de la loi de roulage. »

Des applications pour les conducteurs

Par ailleurs, l’ensemble des opérateurs mettent en avant une application pour identifier les stations qui acceptent leurs cartes. C’est le cas d’e-route pour la carte Esso ou de My Card chez TotalEnergies. « C’est utile pour préparer un itinéraire », note Sabrine Cortese, responsable marketing d’Edenred Mobility France. Chez ce prestataire, les cartes monomarque (Intermarché ou Carrefour) misent aussi sur une application et un espace client pour paramétrer les cartes, suivre en détail les transactions, commander des cartes ou encore échanger avec les différents services. Enfin, l’application de la carte pro E.Leclerc propose en outre l’affichage des produits disponibles en stations et de leur prix, et un nouveau service Authentif’Plus pour sécuriser les transactions.