Cartes carburant : un atout pour les flottes

Le montant interpelle : quelque 600 000 euros d’économies réalisé en deux ans sur le budget de la flotte de GCC, une entreprise de BTP. La cause ? L’utilisation par les salariés d’une carte carburant pour régler leurs dépenses dans les stations-service. Plus exactement, la mise en place de cartes nominatives chez GCC en 2015 a produit un premier gain de 300 000 euros sur un budget carburant d’environ 3 millions d’euros par an ; en 2016, l’encadrement progressif des possibilités d’achat en carburant, en boutique ou encore en lavage, a généré un gain de 300 000 euros (voir le témoignage).

Certes, la flotte de GCC compte environ 1 300 véhicules, mais le cas est révélateur des économies possibles par une meilleure gestion de ces cartes. Et le cas de GCC est loin d’être unique. À la Caisse d’Épargne Cepac (Provence, Alpes, Corse), c’est l’encadrement de l’accès aux lavages des voitures qui a débouché sur des gains (voir le témoignage). Les deux démarches diffèrent mais l’objectif reste commun : pour ces entreprises, c’est la restriction des possibilités d’achat par le biais de la carte qui a abouti à la baisse des dépenses.

Des usages à paramétrer

À la Caisse d’Épargne Cepac, les cartes ont été paramétrées pour n’être employées que pour l’achat de carburant, de lubrifiant, de lave-glace et de lavages. « Ces cartes ne peuvent pas servir pour des achats en boutique », complète Brigitte Mesure, la responsable du parc de 100 véhicules de service et de 37 voitures de fonction. Une configuration bien ancrée dans cette entreprise : les véhicules, loués successivement chez LeasePlan, ALD Automotive, puis chez Natixis Car Lease aujourd’hui, filiale de la banque, ont toujours intégré la carte carburant dans leurs contrats.

Afin de pouvoir mener des contrôles simples et efficaces des dépenses faites avec les cartes, les gestionnaires de parc sont logiquement en attente d’interfaces faciles à utiliser (voir aussi l’encadré ci-dessous). Au sein du groupe LDC, la flotte comprend environ 700 véhicules. C’est la facilité d’usage de la carte qui a justifié le choix de la carte Energeo du groupe Leclerc. « J’ai procédé à des tests avec une autre carte mais qui ne donnait pas vraiment satisfaction avec une interface de gestion difficile », justifie Xavier Poullain, responsable back-office commercial et gestionnaire du parc de ce spécialiste de l’agroalimentaire.

Pour approfondir le suivi de leur flotte, certaines entreprises allient l’usage de la carte carburant à celui de la télématique embarquée. « Nos 1 300 véhicules s’équipent de boîtiers télématiques, couplés au logiciel de Mapping Control, ce qui nous permet de procéder à une double vérification avec la carte carburant si nécessaire », illustre Philippe Minvielle, directeur des moyens logistiques de GCC.

Des cartes et de la télématique

« Avec le boîtier, nous pouvons visualiser les données de la flotte et sécuriser les contrats de location grâce à des remontées régulières des kilomètres, toutes les deux heures. Le boîtier fait foi sur la saisie des kilomètres lors des pleins par les salariés. Nous nous assurons aussi que les dates du plein indiqué par le boîtier et par le conducteur correspondent, que les retraits correspondent bien aux voitures. Dès que le plein est fait par un conducteur, nous savons quelle est la voiture remplie avec l’outil Mapping Control et nous pouvons nous assurer que le volume correspond bien à la voiture ‒ une Clio consommant beaucoup moins que le seuil de retrait autorisé », détaille Philippe Minvielle. Pour information, GCC consomme 1,98 million de litres de carburant par an.

La simplicité des interfaces et la lisibilité des informations remontées de la carte ne se montrent pas seulement utiles pour la gestion. Pour le groupe agroalimentaire LDC, elles participent aussi à établir le bilan carbone de l’entreprise. « Dans le cadre de notre démarche RSE, il va falloir que nous puissions bientôt consolider, dans des rapports annuels, les énergies fossiles dépensées : gaz, gasoil, etc. », anticipe Xavier Poullain.

Autre attente du groupe LDC vis-à-vis de son prestataire Energeo : des outils d’information pour le quotidien des conducteurs. « Le parc de voitures de nos gros rouleurs est diesel à 100 %, rappelle Xavier Poullain, ce qui nous demande de plus en plus de ravitailler les voitures en AdBlue. Nous attendons à ce que les prestataires nous informent s’il y a des pompes d’AdBlue dans les stations. Nous commençons à en voir dans les stations Leclerc et Total sur les autoroutes et cela devient un point de service important pour nous », précise le responsable.

Des cartes aussi pour les salariés

Car si dans le choix du prestataire les remontées d’informations de gestion ont leur importance, le confort des salariés sur la route fait aussi partie des préoccupations. Toujours chez le groupe LDC, la carte a aussi été sélectionnée parce qu’elle correspondait aux zones géographiques des trajets des salariés : « Comme nos commerciaux sont beaucoup en contact avec la grande distribution, Energeo était intéressant : nos commerciaux se déplacent dans des centres Leclerc plusieurs fois par semaine. Ils n’ont pas à quitter le parking clients pour faire leur plein », indique Xavier Poullain. Et pour compléter les besoins des voitures de l’entreprise, des cartes Total sont nécessaires. « Nous en avons quelques-unes mais très peu, note à ce propos Xavier Poullain pour le groupe LDC. Elles sont utiles par exemple lors du Tour de France pour nos véhicules de 3,9 m de haut qui ne rentrent pas dans les stations de la grande distribution. »

Le service rendu au salarié détermine aussi les arbitrages en matière d’attribution des cartes. Cartes nominatives ou cartes attribuées à un véhicule, les choix diffèrent selon les entreprises. L’avantage de la carte nominative reste entre autres la responsabilisation de leurs porteurs, justifie-t-on du côté de GCC. « Dans l’entreprise, chaque carte est nominative avec un numéro de matricule. C’est un choix comptable : nous gérons les dépenses au coût-homme. Pour chaque salarié qui conduit un véhicule, le coût de la location est ajouté à tous les frais liés : carburant, entretien, etc. », explique Philippe Minvielle.

Cartes nominatives ou attribuées ?

« À la Caisse d’Épargne Cepac en revanche, les cartes sont associées au véhicule, rappelle Brigitte Mesure, et non à la personne. » Un choix valable pour les véhicules de service comme pour les voitures de fonction. Pour les véhicules de service, ce fonctionnement se justifie notamment par la mutualisation du parc. « Ces véhicules sont de fait conduits par plusieurs collaborateurs, la carte ne sert qu’au véhicule en question. Chaque véhicule s’équipe d’une pochette contenant l’attestation d’assurance, la carte grise, la carte carburant, le guide du conducteur et un constat amiable », énumère la responsable. Mais dans les deux cas, les impératifs restent inchangés : encadrer les dépenses et éviter les dérives.