Cartes carburant : la réduction des coûts à la carte

De l’artisan à la PME en passant par les grands comptes : quelle que soit la taille de l’entreprise, la maîtrise de la consommation de carburant se pose en objectif aussi bien économique qu’écologique. Ce qui explique le succès des cartes carburant auprès d’un large public de professionnels.

Premier atout de ces cartes, la possibilité d’obtenir des prix plus faibles que ceux affichés à la pompe. La plupart des pétroliers accordent ainsi une remise sur un prix barème ; celui-ci correspond à la moyenne nationale des prix en station en France ou bien à un prix de marché variable selon les zones d’approvisionnement. Et les pétroliers facturent ensuite le tarif le plus avantageux entre ce prix barème remisé et le prix d’affichage à la pompe le jour de l’enlèvement. « Pour les clients avec une flotte importante, l’achat d’un gros volume confère une marge de négociation », explique Olivier Le Ruyet, responsable marketing des cartes pétrolières chez BP Delek France.

Un paramétrage des cartes selon les besoins

Avec les grandes surfaces, qui considèrent afficher déjà le prix le plus bas à la pompe, la logique diffère : « Chez Leclerc, le prix payé par les sociétés détentrices de la carte Energeo correspond au prix affiché à la pompe : nous ne pouvons pas appliquer une remise sur un tarif d’ores et déjà le plus bas », résume Thierry Forien, directeur adjoint de la société d’importation E.Leclerc (Siplec).

Mais quoi qu’il en soit, le rabais obtenu se mesure en quelques centimes d’euros qui pèsent lourd. « Le poste carburant constitue le second budget le plus important dans le TCO d’un véhicule, après le loyer. Payer quelques centimes en moins par litre représente au final une économie non négligeable », confirme Julie Lacourcelle, adjointe de direction chez Harmonie Médical Service, distributeur de matériel médical.

Mais ces tarifs préférentiels ne sont pas le seul atout des cartes carburant. Les prestataires impliqués mettent aussi en avant la flexibilité d’usage, en donnant aux clients la possibilité de paramétrer les cartes selon leurs besoins. « Les entreprises et collectivités subissent une grosse pression pour limiter leurs coûts de fonctionnement. Bénéficier de conditions d’achat préférentielles de carburant ne suffit pas, il faut également donner les moyens aux gestionnaires de mieux maîtriser leur consommation », argumente Sébastien Duez, directeur commercial cartes carburant France chez Shell.

Avec toutes les cartes, plusieurs données peuvent être définies : choix restreint du type de carburant, plages horaires préfixées d’utilisation, définition des jours autorisés ou interdits, verrouillage des quantités selon la capacité des réservoirs, autant de paramètres que le client modifie quand il le souhaite grâce au service en ligne. Chaque changement de paramètre apporté est de fait instantanément pris en compte et appliqué… à la carte.

Des achats verrouillés

« Cette rationalisation de l’usage de la carte contribue à mieux définir les besoins et à mieux contrôler la consommation de notre flotte de 150 véhicules », constate Grégoire Seguin, directeur administratif et financier adjoint du Groupe Editor, notamment spécialiste des cartes postales.

De façon générale, les cartes carburant offrent de verrouiller les achats, avec un code confidentiel mais aussi un second niveau de sécurisation. Celui-ci consiste en un système de sécurité en ligne qui passe au crible la totalité des achats effectués avec les cartes grâce à un suivi en temps réel des enlèvements effectués par les collaborateurs. Un moyen rapide de détecter la consommation excessive d’un conducteur, mais aussi de repérer rapidement les fraudes lors de vols ou de pertes de la carte.

L’ensemble des prestataires ont aussi mis en place un système d’alerte en cas d’usage anormal de la carte. Et l’utilisateur est libre de définir quand recevoir ces alertes. Boyan Pechev, responsable des 2 900 véhicules de l’aménageur d’utilitaires Würth, a opté pour ce système d’alerte par e-mail en cas d’anomalies : « Nous avons créé des alertes de limitation temporelle suite à des tentatives d’achat en dehors des jours et plages horaires définis. Nous recevons aussi des notifications suite à trois saisies erronées du code secret, quand le plafond d’achat a été atteint ou encore en cas de transaction avec un type de carburant non autorisé », illustre-t-il.

Le suivi des consommations, atout maître

Par ailleurs, Würth complète ce dispositif avec son propre logiciel de gestion de flotte ; celui-ci aide à définir et à suivre les anomalies lorsque par exemple deux prises ont été effectuées en moins de 12 heures ou quand un kilométrage est anormalement élevé. « Les économies potentielles dépendent de la bonne maîtrise du poste carburant et nécessitent cette gestion approfondie afin de minimiser les coûts », conclut le responsable de la flotte.

Dans les boîtes à outils, les fournisseurs de cartes proposent aussi un reporting pour suivre la consommation en fonction des collaborateurs, de chaque véhicule ou de chaque carte. Un reporting qui inclut des données telles que la consommation moyenne ou le kilométrage et même, pour certains prestataires, les volumes de CO2 émis.

« Un tel outil permet de percevoir facilement l’évolution de la consommation et du kilométrage de chacun des conducteurs, avance Thierry Forien, d’E.Leclerc. Une analyse régulière peut aider à détecter les comportements de conduite générant une surconsommation, avant d’aller vers des mesures pour diminuer les coûts. »

Des services de l’éco-conduite aux accessoires

Un constat validé par les utilisateurs : « Le reporting constitue une composante essentielle de la carte carburant : en centralisant toutes les données liées à la consommation, nous pouvons mieux suivre l’évolution de ce poste de dépenses », reprend Grégoire Seguin, du Groupe Editor. Logique identique chez Würth : « Chaque pétrolier a son outil de reporting que nous employons essentiellement dans notre gestion quotidienne. Les données sont exploitées à travers notre logiciel de gestion de flotte et notre reporting interne », détaille Boyan Pechev.

À noter que si la gestion de ces données peut effectivement s’effectuer en interne, des sociétés décident de confier l’opération aux loueurs longue durée. Qui jouent parfois le rôle d’intermédiaires entre l’entreprise cliente et les prestataires. À eux alors de gérer les cartes carburant et d’exploiter au mieux les données du reporting pour maîtriser la consommation en détectant les anomalies.

Parmi les mesures à mettre en place, l’éco-conduite est proposée par des prestataires de cartes carburant : ils mettent ainsi en relation leurs clients avec des sociétés spécialisées dans la sensibilisation des conducteurs à l’éco-conduite, pour une formation à la fois théorique et pratique. BP Delek va plus loin en offrant, sur son application mobile, un service d’éco-conduite. « Avec l’application Go The easy way, le conducteur peut réviser les principes de bases de l’éco-conduite et estimer sa consommation et ses émissions de CO2 », observe Olivier Le Ruyet.

Une simplification des processus

L’ensemble des prestataires offrent aussi d’autres services couplés à leur carte carburant. Lubrifiant, frais de parking, lavage, produits de boutique ou encore accessoires automobiles : autant de produits dont peut profiter (ou non) chaque collaborateur. Le paiement du télépéage peut aussi faire partie des services compris dans la carte, via le badge liber-T. Dans les paramétrages, les clients choisissent les options d’achat annexes qui figurent dans la carte.

La carte pétrolière procure certes un gain financier lié à une consommation davantage maîtrisée, mais les bénéfices sont aussi d’un autre ordre. Selon les prestataires, les entreprises qui décident de doter leurs collaborateurs de ces cartes s’épargnent les tâches administratives liées aux notes de frais ou aux avances, comme l’explique Grégoire Seguin du Groupe Editor : « Ce système a simplifié la gestion de notre trésorerie : auparavant, nous ne pouvions pas mutualiser les avances de frais des 150 commerciaux pour le carburant. Cette mutualisation a pu se construire grâce à la carte carburant, cette dernière nécessitant une caution globale pour l’ensemble de nos collaborateurs et non pas véhicule par véhicule. Au passage, nous avons réduit notre immobilisation financière de 50 %, de 90 000 à 45 000 euros. »

Autre avantage : le suivi régulier des facturations grâce à l’envoi de factures le plus souvent mensuelles ou bi-mensuelles et récapitulant l’ensemble des achats des collaborateurs pour toutes les catégories de services et de produits. Une synthèse qui offre au client une vision globale des frais liés au transport et facilite la récupération de la TVA. « La facturation unique apporte un gain de temps dans le traitement des données mais également une meilleure lisibilité des informations, ensuite intégrées dans notre logiciel de gestion de flotte », souligne Boyan Pechev.

Mais tous ces services ont un prix : après la première année de gratuité de la carte, les coûts d’abonnement varient selon les prestataires. S’y ajoutent des frais de gestion correspondant notamment à l’usage de la carte dans les points de vente, à l’émission et à l’envoi des factures, au reporting ou encore au contrôle et au suivi des transactions. Faites vos comptes !