Cartes carburant : un outil de gestion

Les cartes carburant connaissent un certain succès en entreprise. Les chiffres avancés par les prestataires en témoignent : Total compte environ 140 000 clients entreprises et plus de 2 millions de cartes en circulation en France, tandis que DKV enregistre entre 10 000 et 15 000 clients actifs dans l’Hexagone. De son côté, la société d’Importation E.Leclerc Siplec indique que son nombre de cartes activées a progressé de plus de 13 % sur les cinq premiers mois de l’année par rapport à la même période de janvier à mai 2018. Quant à C2A, le prestataire fait état de 6 000 cartes en circulation en France.

Avant tout, simplifier la gestion

Mais pourquoi souscrire à une carte carburant ? « À l’origine, la carte facilitait la gestion des notes de frais en faisant foi pour l’administration fiscale, et en évitant à l’entreprise les tâches de consolidation et de vérification », rappelle Gilles Langlois, directeur des cartes pétrolières de Total France. Cela reste la raison principale pour laquelle les gestionnaires de flotte y ont recours.

« Lorsque les cartes ont été mises en place, l’objectif était de limiter les notes de frais de carburant tout en simplifiant les choses pour les utilisateurs », confirme Yohan De Pra, responsable des pôles achats et services généraux au sein du Groupe Pichet, un promoteur immobilier français dont la flotte compte environ 350 véhicules (voir le témoignage).

Pareillement, Christophe Gauchet a déployé des cartes multi-services pour la vingtaine de véhicules de HZPC France lorsqu’il en a pris la direction il y a un an et demi, « avec le souci d’établir une organisation plus efficace. À l’époque, chaque collaborateur employait une carte bleue entreprise pour ses dépenses professionnelles et les reportait tous les mois dans une note de frais sous Excel en joignant son relevé de banque et ses justificatifs papier. Le service comptable reprenait le tout, vérifiait les dépenses et faisait les déclarations associées », relate le directeur de cette PME spécialisée dans la vente de plants de pommes de terre (voir le témoignage).

La carte avait donc pour objectif de libérer les collaborateurs des tâches liées aux notes de frais. « Les commerciaux et les techniciens peuvent ainsi se concentrer sur leurs missions principales et la comptabilité sur la vérification de la facturation des clients », se félicite Christophe Gauchet.

Des gains administratifs

Les gains liés aux cartes résident donc principalement dans la simplification et la centralisation de la gestion des dépenses de carburant : « Les collaborateurs n’ont plus à avancer d’argent ni à garder leurs tickets de carte bleue avec le risque de les perdre, ils ne peuvent plus faire d’erreur et conservent la traçabilité de leurs dépenses. Et ils n’ont plus à envoyer de documents papier puisque tout est traité numériquement. Pour notre part, nous bénéficions d’une visibilité parfaite des dépenses par catégorie pour chaque collaborateur et il suffit de procéder à des extractions Excel pour la comptabilité », expose Christophe Gauchet.

Au final, avec la carte carburant, HZPC France a gagné quasiment 0,5 équivalent temps plein (ETP). « Les cartes nous coûtent environ 3 000 euros par an pour l’ensemble des collaborateurs, soit un mois de salaire d’un assistant financier », a évalué Christophe Gauchet. « Le pilotage transparent des postes de dépenses apporte un gain administratif important, sachant que le traitement d’une note de frais en interne coûte entre 15 et 20 euros », argumente pour sa part Thierry Forien, directeur adjoint de la société d’Importation E.Leclerc Siplec.

Autre intérêt : la possibilité de limiter l’usage de la carte par les collaborateurs. « C’est l’entreprise cliente qui décide à quels services ont droit ses collaborateurs en paramétrant chaque carte à partir d’un portail d’administration, illustre Thierry Forien. Elle peut restreindre l’utilisation de la carte à une ou des régions, à certains jours de la semaine ou horaires, à certains carburants ou encore à un ou plusieurs réseaux de distribution. Ces paramètres peuvent se changer à tout moment, avec la possibilité d’invalider temporairement ou définitivement une carte égarée. »

Limiter ou non l’utilisation de la carte

Ce qu’a fait le Groupe Pichet : « Nous avons paramétré le nombre de litres par prise (celui du réservoir constructeur), le nombre de prises par jour (deux) et le carburant concerné (celui du véhicule), mais aussi le lavage avec un montant maximal et pas de services annexes », énumère Yohan De Pra. Le système peut toutefois montrer des limites : « Il nous manque actuellement la possibilité de restreindre les pleins aux carburants non premium, ce qui n’est pas dans l’intérêt des pétroliers », déplore ce responsable.

Inversement, d’autres entreprises se montrent moins restrictives. « Nous avons décidé de ne pas mettre de bornes à l’usage de la carte, à l’exception d’un plafond par transaction et par mois qui varie selon les collaborateurs et peut se changer à tout moment depuis la plate-forme en ligne. Et nous interdisons les retraits en espèces pour des questions comptables », complète Christophe Gauchet pour HZPC France qui emploie la carte C2A. Cette dernière étant une Mastercard, elle permet tout type de paiement.

« Nous autorisons tous les types d’achats y compris de matériel et sur internet, sachant que la carte refuse par principe tout paiement douteux ou à caractère illégal, précise Christophe Gauchet. Cela peut poser problème lorsqu’un établissement a changé d’activité mais pas de code entreprise, mais dans ce cas il suffit d’appeler le service client disponible 24 h/24. Nous pouvons aussi autoriser ponctuellement un montant supérieur ou un type de transactions pour une durée limitée à deux heures. » HZPC France ne procède pas à des contrôles et n’a pas programmé d’alertes. « Mais nous avons la possibilité de le faire à tout moment, ce qui nous apporte du confort, estime Christophe Gauchet. Nous verrions facilement toute dérive, d’autant qu’une collaboratrice suit les notes de frais tous les mois. » Les cartes carburant sont de fait désormais toutes associées à des services de statistiques et de reporting.

Une diversification des services

Cette nécessité de limiter le recours à la carte provient aussi de la multiplication des services et produits commercialisés par les différents prestataires de cartes carburant. Historiquement, les prestataires ont d’abord offert l’accès au péage, au lavage et au parking. C2A est d’ailleurs en train de chercher un partenaire dans le secteur du stationnement. En outre, la société distribuera bientôt des capacités hôtelières avec un réseau mondial de 210 000 hôtels-restaurants. « Nous couvrirons environ 50 % des frais professionnels des collaborateurs en entreprise, se félicite Gilles d’Huiteau, P-DG de C2A. L’idée est de proposer une forme de crédit-mobilité aux collaborateurs selon les règles définies par leur employeur. La carte constitue ainsi un instrument de politique générale de l’entreprise. »

D’autres préfèrent limiter les types de services accessibles : « Nous ne voulons pas aller plus loin en ouvrant l’accès à des services de restauration ou d’hôtellerie pour ne pas dévoyer le rôle de la carte. Sachant que nos clients veulent avant tout cadrer son usage, surtout lorsqu’ils ont plusieurs milliers de collaborateurs à la route. Nous restons donc sur des services autour de l’automobile », argue Thierry Forien pour E.Leclerc Siplec. À noter que les cartes carburant qui ne sont pas des cartes de paiement seront dorénavant contraintes de se limiter aux services automobiles (voir l’article).

Relier carte et gestion de flotte

Sous un angle plus technique, les possibilités d’échange de données entre logiciels, smartphones, véhicules et infrastructures offrent aussi des opportunités aux prestataires. C2A ne se limite déjà pas au paiement et a couplé sa carte avec son logiciel de traitement des notes de frais pour aller jusqu’à l’enregistrement comptable. De même, DKV fait l’interface avec tous les outils de comptabilité et de gestion de flotte. Et le prestataire a l’intention de renforcer sa position d’ici la fin de l’année dans le secteur des flottes avec de nouveaux produits.

De son côté, Total a lancé il y a deux ans son propre outil de gestion de flotte, GR Analytics, maintenant rebaptisé en portail Total Fleet et accessible sans surcoût pour les utilisateurs de sa carte. « L’objectif est d’aider les gestionnaires de flotte à faire les bons choix pour les années à venir, entre contraintes réglementaires et environnementales, et coût des carburants ou des autres énergies, explique Gilles Langlois. La dernière version embarque des fonctionnalités poussées liées à la fiscalité pour calculer plus simplement la TVS et le TCO. » Et Total prévoit de continuer à ajouter des services. « Nous sommes en train d’enrichir nos partenariats avec des sociétés diverses, avec comme ambition de développer une solution pour la mobilité de tous les professionnels et plus seulement de simplifier la consommation de carburant. Nous aurons une annonce importante à faire sur ce sujet en fin d’année », dévoile Gilles Langlois.

Vers la mobilité partagée ?

Parmi les futurs services associés à la carte, la mobilité partagée pourrait faire son apparition, alors que le projet de loi d’orientation des mobilités (LOM) a mis le sujet en lumière. Total a déjà réfléchi à l’autopartage : « Le partage des cartes entre conducteurs existe déjà depuis longtemps dans les véhicules de service. Nous avons un code à deux niveaux : le code confidentiel de la carte dépend du code chauffeur. Nous voulons aller plus loin et lancer sous peu une application pour les conducteurs, annonce Gilles Langlois. Celle-ci récupérera les informations qui les concernent sur l’utilisation de la carte et nous y ajouterons d’autres modules dont l’autopartage. Nous avons toutes les briques pour le faire, en particulier avec le rachat de WayKonect (voir l’article). À l’avenir, la carte ouvrira aussi l’accès à d’autres services de mobilité partagée. »

La carte pourrait également devenir un outil pour mettre en place un crédit-mobilité. Edenred, l’éditeur de la carte carburant Ticket Fleet Pro, a présenté en juin dernier une solution baptisée Ticket Mobilité et destinée aux trajets domicile-travail, dans le cadre du « forfait mobilité durable » évoqué par la LOM. Le prestataire ambitionne à terme de développer une offre complète intégrant une solution de carte carburant ou une plate-forme donnant accès aux salariés à un catalogue de moyens de transport tels que le vélo, le covoiturage et l’autopartage.

Les flottes aussi se penchent sur le sujet. « Nous avons une réflexion globale sur la mobilité de nos collaborateurs », confirme Yohan De Pra pour le Groupe Pichet. Aujourd’hui, un métier donne accès à un véhicule. Or, tous les salariés ne sont pas intéressés par la voiture de fonction : « Certains y ont droit mais n’ont pas le permis, d’autres emploient le véhicule ponctuellement et privilégient d’autres moyens de déplacement », explique Yohan De Pra.

Carte et crédit mobilité

Les cartes pourraient-elles répondre à ces problématiques, par exemple en offrant un crédit-mobilité de 2 000 euros où les frais de carburant seraient déjà imputés, sur le modèle des tickets restaurant ? « Pourquoi pas, estime Yohan De Pra, mais nous sommes encore en train de réfléchir aux besoins de nos collaborateurs et pas encore en train de chercher les moyens d’y répondre. »

HZPC France est plus avancé sur ces questions puisque la carte lui sert déjà à centraliser l’ensemble des frais des salariés itinérants, et pas seulement la gestion du carburant. « Dans le projet de déménagement de notre siège social, nous réfléchissons à la mobilité des collaborateurs en étudiant le vélo électrique et l’installation de bornes de recharge pour véhicules électriques, anticipe Christophe Gauchet. Ces services pourraient arriver d’ici un an, y compris pour les salariés sédentaires. Nous n’y avions pas encore pensé mais ces derniers pourraient avoir accès à la carte pour bénéficier de ces services. »

HZPC France a par ailleurs adhéré depuis quelques mois à un service d’agence de voyages en ligne qui centralise toutes les réservations (hôtel, avion, train, etc.) et fournit une facture en droit français pour chaque dépense. « Nos collaborateurs qui voyagent beaucoup, y compris moi-même, sont susceptibles de perdre des factures ou de ne pas avoir des factures conformes à la réglementation française, notamment dans le cas d’une location de voiture sur internet à l’étranger, détaille Christophe Gauchet. L’idéal serait donc de pouvoir rapprocher les données entre la carte multi-services qui sert à payer l’ensemble des dépenses de déplacement et cette plate-forme de réservation, sous réserve d’en étudier les coûts. »

Du carburant au multi-énergies

Au-delà de l’évolution des services liés à la carte carburant, les prestataires ont aussi pris le virage de l’offre multi-énergies. Et la tendance semble se concrétiser en 2019 avec, sans surprise, l’électrique au premier rang.

Dans ce contexte, Total a racheté en 2018 le concepteur et opérateur de bornes de recharge G2 Mobility, devenu Total EV Charge. « Avec ce rachat, nous pouvons proposer l’installation de bornes en entreprise, au domicile des collaborateurs et en itinérance, se félicite Gilles Langlois. Pour les recharges en mobilité, G2 Mobility détenait 25 % de part de marché des bornes installées dans des collectivités locales. »

Le pétrolier a aussi signé un partenariat en mai 2019 avec le loueur longue durée ALD Automotive : ce dernier commercialise auprès de ses clients la carte Total multi-énergies, et surtout auprès de ceux qui ont souscrit à son offre ALD Switch. Avec celle-ci, les collaborateurs d’une flotte qui roulent toute l’année en électrique peuvent passer pendant quelques mois par an à un véhicule thermique, comme lorsqu’ils ont de longues distances à parcourir. « Ce partenariat est un bon moyen de se développer sur le sujet de l’itinérance électrique », note Gilles Langlois.

En parallèle, avec la carte Total, les détenteurs de véhicules électriques peuvent recharger leurs batteries dans plus de 16 000 points de charge en France. Pour compléter ce dispositif de recharge en itinérance, Total veut installer un réseau de bornes à recharge ultra-rapide de 175 kW. « L’ambition est d’offrir une recharge rapide tous les 150 km à nos clients, 189 sites devraient ainsi être équipés d’ici 2023, révèle Gilles Langlois. Une première station déjà en test sera bientôt inaugurée en Île-de-France. »

L’électrique monte en puissance

DKV est aussi en train de faire monter en puissance son offre électrique. « Une solution sortira d’ici la fin de l’année pour accompagner nos clients sur le sujet », annonce Nicolas Chery, responsable grands comptes flottes de DKV Euro Service France. « Avec le développement de l’électrique, nous allons apporter aux flottes en pool des solutions d’amélioration de la rotation, de l’utilisation et donc de la rentabilité des véhicules », ajoute ce responsable.

« Pareillement, nous travaillons à ouvrir notre carte pour la recharge électrique, sachant que les bornes implantées sur nos parkings sont gratuites dans 98 % des cas. Nous avons conçu plusieurs pilotes et devrions proposer ce service d’ici la fin de l’année », avance Thierry Forien pour E.Leclerc Siplec.

Et les autres prestataires devraient suivre : C2A réfléchit à intégrer l’électrique dans sa stratégie à trois ans, « bien qu’actuellement la tendance soit plutôt aux cartes privatives pour les réseaux de bornes de recharge, alors que les véhicules électriques ne pèsent que 2 % du marché automobile, nuance Gilles d’Huiteau pour ce prestataire. Il y a en effet des problèmes de normes bancaires et les cartes de paiement ne sont pas encore acceptées par les bornes de recharge électroniques. »

L’arrivée des prestataires de cartes carburant sur ce marché pourrait toutefois décider les entreprises à accélérer l’intégration de l’électrique dans les flottes. « Nous avons testé l’hybride pour deux collaborateurs plus sédentaires basés à Paris et à Pessac (33), avec des contrats de 36 mois et 60 000 et 70 000 km, témoigne Yohan De Pra pour le Groupe Pichet. La recharge, surtout rapide, pose des problèmes de disponibilité des bornes et d’accès. Bien souvent, il faut quatre ou cinq cartes différentes pour pouvoir se recharger partout car chaque ville possède son propre système. »

Mais l’électrique n’est pas la seule énergie à laquelle s’intéressent les prestataires. « Au-delà de l’électrique, nous continuons de diversifier les énergies pour les clients, rappelle Gilles Langlois pour Total. Nous visons un réseau de 200 stations de gaz naturel véhicule (GNV) en France d’ici trois ans dans les stations Total et AS 24, à destination du secteur du transport. Des stations sont déjà en service. » DKV s’appuie aussi plusieurs stations de GNV déjà référencées.

Du GNV et des biocarburants…

Inversement, E.Leclerc ne commercialise pas encore d’offre GNV. « Ce produit s’adresse aux flottes captives et le coût des équipements en station reste encore très élevé », argue Thierry Forien. C2A pointe aussi deux problèmes avec le GNV : « Les stations doivent accepter les paiements bancaires et nous devons passer des accords de partenariat avec celles-ci pour pouvoir proposer la facture unique à nos clients, expose Gilles d’Huiteau. Nous sommes en contact avec plusieurs stations pour récupérer les données métiers dont nous avons besoin. »

Il ne faut pas oublier non plus les biocarburants et en particulier l’E85, déjà bien implanté. E.Leclerc commercialise l’E85 dans la plupart de ses stations. « Nous sommes avec Intermarché les deux acteurs qui ont le plus grand réseau de stations distribuant de l’E85 en France, affirme Gilles Langlois pour Total. Nous avons nos propres unités de production de biocarburant et distribuons aussi de l’EB10 dans certaines stations. »

… voire de l’hydrogène

Et la diversification des énergies ne s’arrête pas là : « Demain, nous intégrerons potentiellement l’hydrogène et toutes les énergies que les constructeurs déclineront avec leurs motorisations », avance Nicolas Chery pour DKV. « Côté hydrogène, il n’y pas vraiment encore de marché en France, nuance Gilles Langlois. Mais Total a des stations en Allemagne depuis plus de vingt ans et nous accompagnerons cette énergie si elle se développe. »

La transition énergétique ouvre de plus la voie à des outils supplémentaires : « Toutes les transactions liées aux recharges électriques effectuées sur les bornes sont consolidées dans notre portail web, et nous sommes en mesure de calculer le TCO des véhicules électriques, avance Gille Langlois. Je crois que les flottes de nos clients seront multiples tant en termes d’énergies que de types de mobilité, et nous devons répondre à tous ces besoins en fournissant un outil qui les aide à s’assurer que les usages imaginés sont les bons », résume-t-il.

Le marché des cartes carburant multi-énergies et multi-services devrait donc poursuivre son évolution dans les années à venir, pour accompagner la mutation en cours des flottes. À suivre…