Pour sa gestion de flotte, Caudalie employait un logiciel conçu par son service informatique, avant de se convertir aux interfaces et de déployer le logiciel GAC Car Fleet de GAC Technology. Depuis un an, cette entreprise pilote sa flotte avec cet outil. « Avec GAC Technology, nous pouvons superviser le parc européen en déclinant l’outil dans les différents pays, avec des langues et des fournisseurs spécifiques. En tant qu’administratrice du logiciel, je dispose donc d’une visibilité sur l’ensemble de notre parc européen », avance la gestionnaire de flotte Véronique Huber.
Pour cette responsable, la connectivité avec l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) constitue un avantage indéniable, avec un gain de temps pour les différents services qui géraient précédemment les contraventions (RH, comptabilité). « Auparavant, la comptabilité et les finances devaient régler les amendes. Avec la nouvelle connectivité, les contraventions parviennent dans le système et le gestionnaire n’a plus qu’à indiquer le nom du conducteur. Ce dernier reçoit ensuite un e-mail de l’ANTAI qui l’informe de l’infraction et des modalités pour régler la contravention », expose Véronique Huber.
La construction des connexions
Lors de la mise en place de l’outil informatique, Caudalie a défini les connecteurs à construire avec les loueurs longue durée, Vinci Autoroutes ou encore Euromaster. Les factures de ces acteurs parviennent automatiquement dans le progiciel via EDI et toutes les données viennent s’incrémenter dans le système. « J’ai entre autres accès aux détails des prises de carburant (type, volume, prix). L’outil aide notamment à détecter les anomalies, comme les prises de carburant et les usages de parking les week-ends, ou les prises de carburant supérieures au volume du réservoir du véhicule, etc. Au-delà de ces exemples, de plus en plus de fournisseurs peuvent nous connecter à leurs systèmes informatiques. Lors du déploiement de GAC Car Fleet, nous avions le droit de connecter gratuitement huit fournisseurs », relate cette responsable.
Lors du lancement du projet, Véronique Huber a collaboré avec le directeur informatique de Caudalie pour définir les protocoles et les formats dont l’entreprise avait besoin pour recevoir et envoyer correctement les données. Aujourd’hui, les différentes interfaces amènent à centraliser les données sur un même outil et à partager des documents avec l’ensemble des interlocuteurs.
Caudalie : des infos partagées grâce aux interfaces…
Autre avantage, les RH et la comptabilité ont un accès spécifique aux seules informations qui les concernent (ANTAI, forfaits post-stationnement, TVS, fiscalité automobile, etc.). « Avant, nous ne pouvions pas réaliser de partage entre les services », pointe Véronique Huber.
En outre, les données de facturation s’incrémentent automatiquement dans le système et chaque dépense intègre la fiche de chaque véhicule, ce qui permet de calculer le TCO par véhicule et de mieux contrôler les dépenses par voiture en fonction des kilomètres effectués.
Un prochain développement devrait être axé sur les interfaces liées aux assurances et à la gestion des sinistres. À partir d’une application dédiée, le conducteur devrait pouvoir déclarer et suivre son sinistre directement auprès de la compagnie d’assurance : trouver un centre de réparation agréé, prendre rendez-vous avec le garage, suivre la progression des travaux, etc. « Cet outil donnerait davantage d’autonomie aux conducteurs et le gestionnaire pourrait suivre le dossier avec le logiciel. Cette tâche reste chronophage pour ce gestionnaire. Une application de déclaration et de suivi des sinistres le soulagerait », anticipe Véronique Huber.
…et des pistes de travail pour la gestion de flotte
Cette réflexion prévaut aussi pour les pneus. Sur son application, le conducteur retrouverait alors le lieu de gardiennage des pneus et le type de pneus stockés, tout comme l’historique des pneus devenu visible pour le conducteur et le gestionnaire. Actuellement, le gestionnaire doit consulter les différents sites de ses fournisseurs pour retrouver les informations liées à un véhicule. « Idéalement, il faudrait que tous les prestataires soient centralisés sur une même application afin de faciliter la visibilité du conducteur et le travail du gestionnaire », conclut cette responsable.
