Les collaborateurs ont bien compris l’intérêt du véhicule de fonction dans l’éventail des modes de rémunération. Et dans des secteurs très compétitifs en matière de recrutement (informatique, finances, conseil, etc.), une car policy attractive permet aux entreprises de séduire les meilleurs profils et de les fidéliser, tout autant que le montant du salaire.
Consultant et directeur de RRMC, réseau d’expertsconseils indépendants, Robert Maubé a pu constater, au cours de ses missions de conseil, que les entreprises adoptaient des stratégies différentes en fonction des profils recherchés. Pour les ingénieurs commerciaux et les cycles de vente qui...
Les collaborateurs ont bien compris l’intérêt du véhicule de fonction dans l’éventail des modes de rémunération. Et dans des secteurs très compétitifs en matière de recrutement (informatique, finances, conseil, etc.), une car policy attractive permet aux entreprises de séduire les meilleurs profils et de les fidéliser, tout autant que le montant du salaire.
Consultant et directeur de RRMC, réseau d’expertsconseils indépendants, Robert Maubé a pu constater, au cours de ses missions de conseil, que les entreprises adoptaient des stratégies différentes en fonction des profils recherchés. Pour les ingénieurs commerciaux et les cycles de vente qui demandent des compétences sur le long terme, les entreprises définissent une car policy pour attirer et fidéliser les compétences. À l’inverse, les commerciaux de niveau bac + 2, avec le turn-over le plus important, ne bénéficient pas de telles conditions. Généralement, l’entreprise leur octroie une citadine ou une voiture particulière transformée en véhicule de société à deux places.
Quoi qu’il en soit, les cars policies les plus avantageuses ne sont pas forcément les plus coûteuses. « Lorsque le véhicule est plus valorisant, explique Robert Maubé, les collaborateurs ont tendance à en prendre soin comme s’il leur appartenait. La sinistralité et les frais de remise en état sont moins élevés. » Pour optimiser la gestion de la flotte et pour préserver le climat social, la définition de la car policy doit donc faire l’objet de toutes les attentions. Voici cinq règles à respecter pour établir et faire vivre une politique automobile efficace en termes de coût et d’utilisation.
1. Créer un groupe de travail pluridisciplinaire
La mise en place d’une car policy doit mobiliser les ressources humaines, les achats, les finances et la gestion des véhicules au jour le jour. La direction générale fixe les grandes lignes de la stratégie. « Elle peut décider pour des raisons x ou y que les véhicules choisis ne doivent pas être ostentatoires. Ou a contrario de valoriser ses collaborateurs en leur octroyant des marques premium mais sans, pour autant, accroître le TCO de sa flotte », note Robert Maubé. Autre axe stratégique, en fonction de ses priorités, la direction générale peut choisir de privilégier les marques françaises ou exclure les constructeurs asiatiques. Point crucial à souligner : les véhicules retenus reflètent l’image de l’entreprise aussi bien vis-à-vis de l’extérieur qu’en interne.
D’autres services doivent aussi être impliquées dans le processus de décision. À titre d’illustration, si les véhicules sont destinés aux commerciaux, la direction des ventes doit intervenir pour adapter la car policy aux réalités du terrain. Si la prise de décision est collégiale, en cas de désaccord, la direction générale arbitre en dernier recours. Les priorités d’un département ne sont pas forcément celles d’un autre. Ainsi, les achats peuvent se focaliser sur les économies à réaliser, sans prendre en compte les conditions réelles d’utilisation.
Quoi qu’il en soit, le gestionnaire de la flotte a un rôle central à jouer. Sa connaissance des gammes des constructeurs, de la gestion, des financements, de l’usage réel des véhicules lui donne une expertise incontournable sur laquelle doivent s’appuyer les différents services pour rédiger la car policy. Enfin, pour la partie rédaction, les ressources humaines et les finances vont définir les niveaux hiérarchiques, les modèles correspondants, le nombre de véhicules par niveau, les marques sélectionnées, les émissions de CO2, etc.
2. Rédiger des règles claires d’utilisation
Robert Maubé recommande de rédiger deux documents. La charte automobile, le premier, définit le périmètre d’attribution des véhicules de fonction et des véhicules statutaires, les grands principes de fonctionnement, les conditions d’éligibilité, le niveau du véhicule et précise les règles qui encadrent l’utilisation personnelle. Il doit être lu, approuvé et signé par le collaborateur.
Le règlement automobile, le second, concerne tous les conducteurs de l’entreprise. Il définit les règles d’usage des véhicules, spécifie les obligations des conducteurs et intègre les dispositions pratiques et organisationnelles. Ce règlement rassemble toutes les procédures et s’attache à être le plus précis et le plus complet possible. Les questions auxquelles il doit répondre : le conjoint et les enfants ontils le droit d’utiliser le véhicule, dans quelles conditions, peut-on ajouter un système d’accrochage pour une caravane, etc. ? Si la flotte est en location longue durée ou en fleet management, les règles de fonctionnement établies avec le fournisseur doivent apparaître.
Signé par le collaborateur, ce règlement stipule que ce dernier s’engage à le respecter. Notamment, il faut rédiger une formule selon laquelle le collaborateur doit conduire et gérer le véhicule en bon père de famille, l’entretenir en temps et en heure, respecter le code de la route et prévenir l’entreprise lors de la perte de points sur son permis. Ce règlement précise également si le collaborateur participe financièrement ou non à l’achat, à la location ou aux frais d’entretien et de carburant en contrepartie de l’utilisation personnelle. L’entreprise doit de même définir les conditions de recours à la carte carburant. Est-elle autorisée pour les trajets personnels ou non ?
Pas trop long, ce règlement doit être facilement compréhensible et lisible. Si tel est le cas, les frais de gestion de la flotte seront optimisés. À titre d’exemple, avec des règles clairement édictées, le collaborateur ne téléphonera plus pour un oui ou pour un non au gestionnaire de flotte. Et une fois le règlement établi, l’entreprise doit se donner les moyens de le faire respecter. Lorsque le véhicule est attribué, le gestionnaire n’a plus les moyens de contrôler son usage ; c’est au management direct de vérifier que le règlement est suivi au quotidien.
3. Établir une grille précise tout en restant souple
L’erreur à ne pas commettre est de fixer un budget pour chaque catégorie et de laisser le choix de la marque et du modèle au collaborateur. « Dans ces conditions, l’entreprise ne bénéficiera pas des conditions privilégiées qu’elle a obtenues auprès de certains fournisseurs », reprend Robert Maubé. De plus, le collaborateur aura tendance à demander de nombreux devis au gestionnaire de flotte pour vérifier que son choix respecte le montant financier défini et mobilisera un temps précieux. Enfin, avec un budget alloué, le collaborateur peut opter pour des véhicules d’occasion, obtenir ainsi un véhicule de cylindrée supérieure qui suscitera la jalousie et fera grimper le TCO de la flotte.
Dans la charte automobile, la car policy ne doit pas définir les marques et les modèles trop précisément. Le gestionnaire du parc et les achats doivent garder une marge de manoeuvre pour adapter la grille aux nouveautés des constructeurs. Dans cette optique, le catalogue automobile définit un segment, une cylindrée, le nombre de portes, les équipements et les émissions de CO2 pour chaque catégorie, mais peut être modifié à tout moment en fonction de l’évolution de l’offre chez les constructeurs et les loueurs.
Pour chacun des niveaux, la car policy laisse le choix entre plusieurs carrosseries pour répondre aux besoins personnels des collaborateurs : berline pour les célibataires, monospace pour les familles, break.
4. Limiter et maîtriser les niveaux hiérarchiques
Plus la car policy va compter de catégories, plus la gestion de la flotte va devenir complexe. Cela étant, ces catégories doivent correspondre aux niveaux hiérarchiques établis dans l’entreprise. Entre la rationalisation de la flotte et le respect de ces niveaux, un équilibre subtil doit être atteint. Mais il est d’autant plus complexe à trouver que la car policy constitue l’un des signes hiérarchiques les plus visibles.
D’une catégorie à l’autre, les éléments de différenciation doivent être suffisamment importants pour valoriser les niveaux supérieurs. Lorsque ces catégories sont clairement définies, seule la promotion du collaborateur lui permet d’accéder à la dotation supérieure. Généralement, le salarié promu garde son véhicule jusqu’à la fin du contrat de location et accède ensuite à la catégorie supérieure. Dans certains cas, s’il est remplacé à son poste, son véhicule est attribué à son successeur et il obtient immédiatement le nouveau. Certaines entreprises autorisent leurs commerciaux à passer à la catégorie supérieure en fonction du chiffre d’affaires réalisé.
Difficile à gérer pour le gestionnaire de flotte qui récupère l’ancien véhicule, cette pratique crée des tensions sociales. Et quand les performances du commercial s’effondrent, ses homologues ne comprennent pas pourquoi il roule encore dans un véhicule distinctif. Parallèlement, le rétrograder revient à l’humilier. Sous l’angle strictement managérial, ce système est à bannir. Si la car policy n’est pas assez précise et nécessite un arbitrage du management, le climat social s’alourdit.
5. Ne pas fermer le contrat de travail
Le contrat de travail engage l’entreprise et ne peut être modifié sans l’accord du collaborateur. En revanche, la car policy n’est pas contractuelle et peut être modifiée à tout moment et à la seule initiative de l’entreprise. Dans ces conditions, le contrat doit rester ouvert sur cet avantage en nature.
Robert Maubé suggère une formule : « Pour réaliser sa mission, monsieur Dupond pourra bénéficier d’un véhicule de fonction qu’il pourra employer à titre personnel (week-end, congés payés) selon les dispositions de la charte automobile en vigueur dans l’entreprise et de son règlement qu’il s’engage à respecter, etc. »
