Clarke Energy : un outil à tout faire pour gérer la flotte

« Il fallait rester pragmatique : nous voulions un logiciel capable de gérer de la car policy jusqu’à la fiscalité, mais sans être une usine à gaz qui produise des rapports diaboliques », retrace Jean-Marc Lerousseau, responsable des achats de Clarke Energy, à propos de son choix du logiciel de GAC Technology, GAC Car Fleet, en 2015.

Dans cette entreprise, la flotte se compose d’environ 120 véhicules, aux deux tiers des utilitaires et des véhicules de service et le reste en voitures de fonction. Les kilométrages réalisés restent variés. Les techniciens au volant des utilitaires sont très mobiles : ils vont d’une centrale à l’autre et les kilométrages varient en fonction des distances à parcourir, plus ou moins grandes selon les régions. Quant aux voitures de fonction, « certaines roulent plus que d’autres, note Jean-Marc Lerousseau. Les chargés d’affaires peuvent aussi être amenés à employer plus souvent leurs véhicules pour se rendre sur un chantier dans une période où il y a moins d’avions et de trains. »

Comme dans beaucoup d’entreprises qui choisissent de s’équiper en logiciels, la flotte fonctionne en location longue durée avec de multiples intervenants pour son suivi. « J’ai sorti du contrat du loueur la majeure partie des centres de dépenses : pneumatiques, assurance, pertes financières, et conservé l’entretien », relate Jean-Marc Lerousseau.

Une gestion réorganisée

En 2015, l’intégration du logiciel a été concomitante à la prise en main du parc par Jean-Marc Lerousseau. La flotte ne comptait alors que cinquante véhicules. « La gestion a été complètement remise à jour. Elle intégrait jusque-là plusieurs loueurs et de nombreux constructeurs, et différentes formes de contrat : location et crédit-bail », rappelle ce responsable.

Jean-Marc Lerousseau a travaillé à uniformiser les contrats de location avec une généralisation de la location longue durée. « Sachant que je ne disposais pas de personnel pour gérer la flotte à l’époque, je cherchais un logiciel agile », souligne-t-il. Il s’est donc tourné vers GAC Car Fleet dont il apprécie l’interface qu’il peut personnaliser. Et il a choisi d’en suivre plusieurs indicateurs en priorité, dont celui des kilométrages. « Je suis attaché à ne louer les véhicules qu’avec une grille de fluidité, justifie Jean-Marc Lerousseau. Dans les contrats de location, je négocie dès le départ les différents couples kilométrage-durée. Tous les écarts kilométriques sont donc des indicateurs importants à suivre pour réajuster ces contrats. »

Ces kilométrages sont entre autres remontés via les cartes carburant ou des campagnes ponctuelles d’e-mailing. « La télématique sert pour la géolocalisation, complète ce responsable des achats. Nous nous assurons ainsi que le ratio des déplacements n’est pas trop important par rapport aux temps de travail et nous faisons aussi remonter les informations techniques du véhicule. »

Croiser les informations

Les informations sur les kilométrages sont croisées dans le logiciel avec les informations sur les consommations de carburant. « Auparavant, ces consommations étaient remontées par le biais des notes de frais. Elles le sont désormais par la carte carburant », expose Jean-Marc Lerousseau. Deux sources d’informations qui donnent en permanence à ce responsable une « photographie du comportement routier et des impacts environnementaux », indique-t-il.

La précision de ce suivi est affinée par les informations recueillies auprès des assureurs du parc sur les déclarations de sinistres des conducteurs. Des informations également traitées par le logiciel : « Nous pouvons nous rendre compte si un conducteur cumule consommation importante et accidents, et s’il est nécessaire d’entamer une action de sensibilisation à la conduite », explique Jean-Marc Lerousseau. Qui suit aussi avec ce logiciel les amendes reçues par les différents conducteurs.

Le logiciel se veut une source d’informations sur les comportements routiers des conducteurs mais il permet aussi de diffuser à leur intention des messages de prévention. Des messages envoyés depuis le logiciel vers l’application de l’éditeur à disposition des conducteurs : MyCarFleet. Le gestionnaire y transmet régulièrement des consignes générales sur la conduite et les comportements routiers, tout comme des piqûres de rappel pour des contrôles techniques de certains modèles comme ceux de Toyota qui ne disposent pas d’alertes sur le tableau de bord.

Verdir la flotte

Le recueil de ces données et leur traitement par le logiciel ne contribuent pas seulement à donner une meilleure connaissance des conducteurs. À l’instar d’autres entreprises à la tête d’une flotte de plus de cent véhicules, Clarke Energy va devoir modifier la nature de son parc en 2022 pour respecter les impératifs de la LOM. Et le logiciel, en donnant une meilleure connaissance des utilisations de la flotte, contribue à négocier au mieux cette transition. « En tant que responsable des achats, il faut toujours être en veille active et anticiper l’avenir, aussi bien en termes de législation que pour l’entreprise », résume Jean-Marc Lerousseau.

Depuis qu’il supervise la flotte, ce responsable a déjà entamé l’évolution de la car policy. Le nombre de constructeurs a notamment baissé. « Je suis fidèle à un petit nombre d’entre eux afin d’obtenir les meilleures remises, aussi bien des loueurs, que des constructeurs et concessionnaires », pointe-t-il. À l’heure actuelle, le parc des voitures de fonction se compose de modèles Peugeot et Toyota, et celui des utilitaires et véhicules de service, d’Opel et Citroën. Les motorisations ont elles aussi évolué. « Il y avait déjà des hybrides non rechargeables Toyota mais depuis, nous avons intégré des hybrides rechargeables et nous sommes en train de déployer des bornes électriques sur le site de l’entreprise », reprend Jean-Marc Lerousseau.

Dans le cadre de cette transition énergétique, le logiciel offre de suivre l’évolution des coûts des différentes motorisations mais aussi de continuer à faire évoluer la car policy et plus généralement l’approche de la gestion de flotte (voir l’encadré ci-dessous).