Comment choisir son logiciel de gestion de parc ?

Comment choisir son logiciel de gestion de parc ?

Ce n’est qu’après avoir défini ses besoins spécifiques que le gestionnaire de flotte pourra s’attacher à départager les logiciels en fonction de leurs performances. Ensuite, l’utilisateur final devra être associé au choix. Rappel de la méthode à suivre...

- Magazine N°118
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«On ne peut pas gérer un parc de véhicules sans outil de gestion, même rudimentaire. Dès que les volumes deviennent importants, comme les enlèvements de carburant par exemple, une solution de gestion devient indispensable ».Francis Chastenet, ancien responsable d’une flotte de multinationale devenu consultant, milite ainsi en faveur des outils de gestion. Mais les entreprises n’ont pas forcément encore entendu cet appel. Pour les éditeurs de logiciels, le taux d’équipement des entreprises reste très faible. D’après Yann Dépond, directeur commercial de Delta Tech, éditeur de Winflotte, « si les grosses flottes sont équipées ou en phase d’équipement, il reste de belles opportunités sur les parcs de dimension plus modestes ».

Pour les gestionnaires de parc, l’outil informatique va permettre de réaliser des économies grâce aux informations obtenues et surtout, grâce à la manière de les organiser. Et un outil sophistiqué est indispensable pour remplir cette fonction. Avec un simple tableur, impossible d’affecter les conducteurs aux véhicules. Grâce à une gestion informatisée réussie, le responsable de parc va connaître les coûts, suivre l’utilisation des véhicules, contrôler les consommations, consolider les données, contrôler les opérations des prestataires extérieurs, les opérations en interne…

A titre d’exemple, les gestionnaires ont besoin de connaître les historiques d’affectation des véhicules pour gérer les amendes. Autre point, pour optimiser les achats, il faut être capable de comparer deux véhicules. Le gestionnaire connaît très rarement l’ensemble de ses coûts : une partie est consolidée mais le reste ne l’est pas car il passe par un système de notes de frais. Mais le gestionnaire doit également contrôler les conditions tarifaires des pétroliers. Avec la facturation électronique, il obtient le montant précis des remises et voit si les termes du contrat ont été respectés. Enfin, l’outil informatique autorise une gestion opérationnelle en affectant précisément les coûts : ainsi le loyer n’entre pas dans le même plan comptable que la maintenance, l’assurance… Sans connaître les coûts, le gestionnaire ne peut pas les optimiser. Sur quels postes jouer ? Les pneumatiques ? La consommation de carburant ? Si l’entreprise veut récupérer la TVA sur le carburant, elle est incapable de le faire si elle ne connaît pas les consommations. Autre point : la location longue durée devient de plus en plus souple. Les clients ne peuvent demander des modifications de contrat que s’ils disposent d’un outil pour suivre les factures de ces loueurs.

La formulation des besoins

Le gestionnaire de parc doit gérer différents flux d’informations provenant des loueurs, des fleet managers, des opérateurs pétroliers, des bornes de carburant en interne, des assureurs, du véhicule… A partir de ces données, le responsable de parc assure la gestion de la maintenance, de l’atelier, des consommations, des prestations, de l’activité du véhicule, de l’affectation du véhicule, des pneumatiques, du magasin, des pompes internes, des sinistres, de l’administratif et du fiscal… Grâce aux statistiques et aux historiques créés grâce au logiciel, il établit un calcul du prix de revient complet (flotte, PRK…) et donne les moyens à l’entreprise de gérer sa flotte de manière optimale. Les bénéfices de l’informatisation du parc sont donc multiples.

Mais avant de choisir un logiciel, il faut établir une liste de ses besoins. Le gestionnaire doit définir quelles informations doivent être traitées par le logiciel, par quelles personnes il va être utilisé et avec qui le logiciel doit communiquer. « Quel que soit le logiciel, le gestionnaire ne s’en servira jamais à 100 %, explique Edouard Rance, consultant et gérant du cabinet ERCG. Voilà pourquoi il faut bien définir ses besoins. Ceux de l’un ne correspondent pas forcément à ceux de l’autre. Il y a autant de manière de gérer un parc qu’il y a de gestionnaire. Si un besoin particulier doit être traité, il faut vérifier que le logiciel permet de greffer un module pour le gérer ».

Un outil pour arbitrer

Premier besoin potentiel, le logiciel doit intégrer le véhicule en lui-même.commandes, livraisons, mises en service doivent être pris en compte. Ainsi l’historique permet de vérifier si le fournisseur respecte les délais de livraison. Le logiciel gardera également en mémoire les aménagements du véhicule, l’immatriculation (avec historique), la fourniture et le renouvellement des cartes diverses (carte carburant, carte verte…), les affectations (véhicules non affectés, historique), les prévisions de renouvellement, les restitutions et les reventes. Cet aspect de la gestion n’est pas anodin. Bien souvent, les entreprises ne savent pas exactement combien de véhicules elles gèrent. Disposer d’un outil informatique permet de répondre immédiatement à cette réponse. Et ce premier besoin reste basique.

Le logiciel doit également prendre en compte le suivi et l’utilisation des véhicules : kilométrage privé et kilométrage professionnel, enregistrement des changements de compteurs, alertes révisions, alertes contrôles obligatoires, mise en évidence des sous et sur-utilisations. Cette dernière information est précieuse car ajuster les contrats de location à l’utilisation réelle permet de réaliser de substantielles économies.

Autre besoin potentiel, le logiciel va permettre de suivre et de contrôler les enlèvements de carburant, d’huile et les services annexes. Le carburant n’est pas forcément le poste où les économies à réaliser sont les plus élevées. Mais, justement, un logiciel permet d’arbitrer en listant l’ensemble des coûts et d’établir ainsi des priorités. L’outil informatique doit inclure des interfaces avec les pétroliers, gérer les pompes en interne, suivre les consommations, contrôler les enlèvements anormaux (plein supérieur à la capacité du réservoir, week-ends, congés, plus de x enlèvements par période…). L’outil informatique va devenir un outil de management apte à réduire les coûts en optimisant les consommations.

Le contrôle des prestations

Autre centre de coût, les services sous-traités doivent être pris en compte par le logiciel. Les entretiens sont planifiés et le gestionnaire est prévenu par des alertes. Des ordres d’intervention sont édités et les factures sont enregistrées et contrôlées. Si l’entretien est externalisé, l’outil informatique doit sortir des ordres de commandes, puis comparer l’adéquation entre la facture et l’ordre. Ces informations permettent d’identifier si des véhicules sont immobilisés trop souvent et, ainsi, alerter le constructeur. Point important, le logiciel doit être compatible avec l’outil interne de gestion comptable. Les informations doivent pouvoir circuler de l’un à l’autre. Et limiter l’intervention humaine, la saisie, permet d’éviter les erreurs.

Autre service sous-traité, la gestion des pneumatiques doit faire l’objet d’un suivi et d’un contrôle grâce au logiciel. L’outil prend en compte les ordres d’intervention, l’enregistrement et le contrôle des factures, le suivi des consommations par cause, durée… Les besoins de gestion s’appliquent également au véhicule de remplacement avec les mêmes fonctions que pour les pneumatiques. Ainsi, le logiciel permet de vérifier que la facture pour un véhicule de catégorie B ne correspond pas à un véhicule de catégorie A réellement utilisé. Lorsque le véhicule de remplacement est payé au forfait, tenir un historique va permettre de connaître le coût réel de ce service et donc de comparer avec les tarifs d’un loueur de courte durée. Arbitrer entre le forfait et le réel ne peut se faire que si le gestionnaire dispose d’informations fiables et complètes.

S’informer pour décider

Le responsable de parc doit aussi suivre les réparations de carrosserie et les sinistres. Le logiciel doit prendre en compte les délais, les contacts avec l’assurance, les franchises, les pertes totales. Avec l’historique des sinistres, l’entreprise peut mener des opérations de responsabilisation des conducteurs en mettant en œuvre une participation financière. Mais elle peut également appréhender les résultats d’une action de prévention. Pour réaliser cette analyse, le logiciel est précieux car, bien souvent, les statistiques fournies par les assureurs sont peu lisibles. Là encore, sur le poste assurance, des économies substantielles sont à réaliser.

Si l’entreprise dispose d’un atelier, le logiciel va prendre en charge la planification de l’activité, éditer des ordres d’intervention, enregistrer les travaux réalisés (temps passé, pièces et fournitures utilisées), suivre l’activité, les interventions par véhicule et la facturation. Grâce au logiciel, le responsable de la flotte va pouvoir comparer ses coûts avec ceux d’un prestataire extérieur. Ainsi pourra-t-il décider de conserver ou non un atelier en interne. Le magasin lui aussi doit faire l’objet d’une gestion informatisée avec un suivi en matière d’articles, de fournisseurs, de commandes, de mouvements, d’inventaire, de gestion des stocks et de facturation.

Le logiciel doit aussi prendre en charge la gestion des équipements (affectation, compteur, téléphone), des pools de véhicules (réservations, suivi de l’utilisation, facturation), des chauffeurs, des amendes, des lavages… Autre compétence du gestionnaire pour laquelle le logiciel est d’une aide précieuse, la fiscalité englobe la vignette, la TVS, la taxe professionnelle, la taxe à l’essieu… Le logiciel permet de connaître en quelques clics le montant des impôts. Il faut s’assurer qu’il est capable d’éditer des documents qui peuvent être remis à l’administration.

La faculté d’adaptation

La gestion de parc passe également par la comparaison entre les contrats de location longue durée et l’utilisation réelle. Modifications de contrat et fins de contrat avec kilomètres excédentaires ou minoritaires sont enregistrés par l’outil informatique. Le reporting est un élément clef de la gestion. Le logiciel doit être capable de créer des états de parcs consolidés, des statistiques et des tableaux de bord périodiques. Et comme chaque entreprise a ses habitudes de gestion, le logiciel doit pouvoir construire des tableaux qui correspondent aux desiderata du gestionnaire de parc : histogramme, camembert ou autre. Point important : le logiciel doit pouvoir récupérer les données des différents fournisseurs sous forme de tableur. Il faut vérifier avec soin si le logiciel propose des interfaces avec les loueurs, les pétroliers, les courtiers, les chaînes de réparation et, en interne, avec le service du personnel, la comptabilité, le département financier… Dans le choix d’un logiciel, l’interfaçage doit être étudié à la loupe. Enfin, le gestionnaire doit pouvoir calculer et simuler des prix de revient avec le détail des charges fixes, des charges variables, la nature de l’intervention et le prix de revient kilométrique.

Un travail collégial

Face à ses besoins potentiels qui répondent à l’ensemble des attentes des gestionnaires de parc, chaque entreprise à des attentes particulières. Avant de consulter les éditeurs, il faut rédiger un cahier des charges avec les besoins spécifiques à l’entreprise. Cette préparation doit impliquer tous les services. Grâce à ce travail en amont, l’éditeur va adapter la démonstration de son logiciel. Dans la majorité des cas, les responsables de flotte n’utilisent que 50 % des capacités du logiciel. Il est donc inutile d’être noyé sous un flot d’informations quand l’éditeur présente son outil. Transmettre le cahier des charges au préalable à l’éditeur permet de tester l’outil sur les fonctionnalités qui seront réellement utilisées. Pour exprimer les besoins propres à l’entreprise, il faut bien évaluer les attentes de la direction générale : cherche-t-elle à optimiser les coûts, à simplifier la gestion et le suivi budgétaire, à assurer l’adéquation, la disponibilité et la pérennité de l’outil de travail, responsabiliser le personnel, maîtriser l’information ou renforcer l’image de l’entreprise ?

Une flotte, un outil

Bien cerner ses propres besoins passe également par l’analyse de l’environnement de l’entreprise : quelle est la taille du parc, le statut fiscal des véhicules, le niveau de décentralisation de la gestion, le partage des responsabilités entre les différentes directions, le degré d’intégration du système d’informations ? Pour bien cerner ces différents points, il est pertinent de monter un groupe de travail qui réunit le gestionnaire, le comptable, l’informaticien, le financier, les ressources humaines… Les attentes ne seront également pas les mêmes si la flotte est financée en achat, en LOA ou en location longue durée. Il faut préciser également le nombre et le type de fournisseurs, s’il existe ou non un garage intégré, des cuves de carburant, si les véhicules sont gérés en pool. La gestion se fait-elle au réel ou au forfait ? Quel est le niveau d’externalisation et le nombre de prestataires impliqués dans la gestion ? Si le nombre de prestataires est limité à trois ou quatre, l’interfaçage n’est pas un critère discriminant. En revanche, il le devient si les fournisseurs sont au nombre d’une trentaine. Autre critère à évaluer avant de se présenter devant un éditeur : les contraintes opérationnelles, informatiques, sociales, budgétaires, financières… Combien de personnes utiliseront- elles l’outil ? Faut-il mettre en place un accès restreint selon les utilisateurs ? Combien de sites doivent être installés ? Ensuite seulement, il faut se pencher sur les fonctionnalités requises. Les logiciels sont paramétrables. En excluant certaines fonctionnalités, la note sera moins élevée et l’outil répondra parfaitement à l’attente de l’entreprise.

Avant d’acheter le logiciel, le gestionnaire devra prendre certaines précautions. Ainsi, il doit s’assurer que les besoins retenus sont pertinents et que les enjeux ont été correctement pris en compte. De plus, le logiciel choisi doit répondre avec précision aux attentes du gestionnaire et doit être capable de gérer les volumes de données de la flotte. Ainsi, le gestionnaire doit étudier avec soin les réponses apportées à ses demandes particulières. Autre point, l’acheteur doit s’assurer de la pérennité de l’éditeur. Pour s’assurer en cas de défaillance, il peut demander les codes sources du logiciel. Ensuite, il faut tester le logiciel en lui-même.

Le logiciel en question

Le choix entre deux outils se fait sur la convivialité, la simplicité d’utilisation, les possibilités de personnalisation en fonction de l’entreprise et de l’utilisateur. Il faut également vérifier si le logiciel est un outil de gestion multi-sociétés, si la saisie est optimisée, s’il est facile de passer d’une fonction à une autre. Point crucial, le logiciel doit s’interfacer sans problème aussi bien avec les outils en interne qu’avec les prestataires extérieurs. Astuce pour tester la rapidité du logiciel : effectuer un état de parc et lancer un calcul de TVS. Le temps de réponse varie énormément d’un outil à un autre. Il faut également s’interroger sur les possibilités d’évolution de l’outil. Si la flotte passe de 300 à 1 000 voitures, le logiciel est-il capable d’absorber cette nouvelle masse d’informations ? Le gestionnaire peut-il lui-même modifier la base de données ? De plus, les données doivent être disponibles. Quelle est la capacité du logiciel ? Les contrôles sont-ils rigoureux ? Pour un événement donné, le logiciel prévoit- il assez d’informations. Ainsi pour un accident, prend-il en compte le jour, l’heure, le climat… ? L’outil s’adapte-t-il quand la gestion de flotte passe de 5 à 3 régions ? Comment les informations ressortent-elles ? Il faut également tester la richesse des requêtes, la traçabilité des opérations et la rapidité d’exécution. Le gestionnaire doit aussi s’intéresser à la sécurité, à la portabilité, à la compatibilité. La reprise des historiques est-elle possible ? Quel type d’ordinateur est nécessaire pour supporter le logiciel ? Quelle capacité doit-il avoir en terme de mémoire ? Comment le logiciel fonctionne-t-il en réseau ? Autant de questions à ne négliger sous aucun prétexte pour ne pas se tromper. Enfin, le contrat doit prévoir la défaillance de l’éditeur.

La conduite du changement

Trop souvent, le gestionnaire de parc n’appréhende pas avec précision le temps et les moyens nécessaires à la prise en main du logiciel. Il faut reprendre les historiques, mettre au point des interfaces, former les utilisateurs, travailler avec les informaticiens de l’entreprise. Plus les intervenants seront nombreux, plus les délais augmenteront. Le logiciel va également modifier les habitudes de travail. Le gestionnaire doit évaluer l’incidence sur les procédures, sur la charge de travail de chacun. Après avoir installer le logiciel, il faudra un laps de temps pour que les utilisateurs l’adoptent. Ils devront acquérir des compétences et saisir des données avant d’utiliser au maximum le potentiel de l’outil. Le coût de l’assistance ne doit pas être négligé.

Bref, très souvent, l’entreprise perd du temps et de l’argent au départ avant de réaliser les économies attendues. Pour effectuer son choix, une méthode qui a fait ses preuves consiste à lister les critères de sélection en les pondérant et à éliminer successivement les outils qui ne répondent pas à ces critères.

Enfin, le dernier mot doit revenir à l’utilisateur final. C’est lui qui va s’en servir au quotidien. L’associer au choix permet une adoption plus rapide. L’outil doit lui être présenté comme un moyen de faire évoluer son travail au quotidien. Mais il faut accompagner ce changement. La valeur ajoutée du logiciel de gestion de parc n’apparaîtra qu’après un exercice. Mais les résultats seront d’autant plus convaincants.

Comment choisir son logiciel de gestion de parc ?