Comment mener une réunion d’équipe ?

En tant que managers, les gestionnaires de flotte doivent savoir organiser des réunions d’équipe. Pourtant, ces réunions constituent pour la plupart une perte de temps tant elles sont mal menées. Comment respecter les règles de l’art ?

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« La préparation d’une réunion avec mon équipe ?, réfléchit le responsable d’un parc de 230 véhicules. Je préviens les participants avec un e-mail et le tout se fait par téléphone. » En pleine contradiction avec les spécialistes de la réunion qui mettent en avant sa complexité, sa technicité et son importance.

Pas étonnant les salariés se plaignent de perdre du temps dans une France souffrant de réunionite aiguë avec quelque sept réunions par semaine pour 70 % des employeurs hexagonaux (étude Doodle de 2009). Le ver est tellement dans le fruit que le cabinet de recrutement Robert Half met régulièrement en garde les managers en publiant, par exemple, « 6 conseils pour en finir avec la réunionite ».

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Qu’est-ce qu’une bonne réunion ?

Dès lors, quelles sont les résolutions à prendre en cette rentrée ? Le consultant en entreprise Alain Chevalier-Beaumel, auteur de Préparer une réunion pour mieux l’animer et y participer (Vuibert 2014), pose les fondements d’une bonne réunion. « Deux critères sont à prendre en compte pour voir si l’on va dans le bon sens. Tout d’abord, la réunion doit résoudre un problème et l’on doit pouvoir mesurer la qualité des réponses trouvées. Ensuite, il faut prendre en compte la satisfaction des participants. »

Ceci précisé, la réunion est un outil technique avec un animateur sachant animer et des participants devant participer. Tout le monde doit être conscient de son rôle. L’animateur ne doit pas être présent pour inculquer sa vision et ses solutions. Et les participants doivent contribuer à la recherche de solutions intéressantes aux problèmes posés. Il est impératif d’être plus intelligent en sortant de ce rendez-vous qu’en y entrant…

Définir le sujet de la réunion

Cela implique aussi de bien définir le sujet de la réunion, de l’avoir cadré. Selon Robert Half, un gros tiers des salariés français (39 %) estime ainsi que leurs réunions manquent d’efficacité du fait d’une absence d’ordre du jour. Une anecdote vaut mieux que de nombreux discours : « En réunion, après dix minutes de conversation, il n’est pas rare qu’un participant lève la main et précise que le problème est mal posé, plaisante à peine Alain Chevalier-Beaumel. Le sujet de la réunion doit donc être validé par tout le monde. »

Limiter les participants et le temps

Une bonne réunion consiste aussi à limiter le nombre de participants (pas plus de quinze) pour une durée qui n’excède pas les deux heures. Cette réunion sera tenue plutôt le matin où la créativité est la plus grande, dans une salle où tout le monde se voit facilement ‒ d’où l’intérêt de privilégier une table ronde ou ovale.

Préparer la réunion

La réunion est aussi un outil qui se prépare. Il est donc impératif de respecter trois règles avant d’entrer en réunion. Première règle, cette rencontre doit avoir pour but de résoudre un problème concret avec des solutions atteignables à la fin de l’exercice. « Il faut diffuser ces objectifs en amont à toute l’équipe. Une réunion a pour but de résoudre un problème », précise Pascale Bélorgey, manager de l’expertise efficacité professionnelle pour l’organisme de formation Cegos. Elle est aussi l’auteure d’un article intéressant sur les « 6 outils digitaux pour booster l’efficacité de vos réunions et séminaires. »

Savoir animer

Deuxième règle, il faut varier les techniques d’animation pour que la réunion soit agréable pour tous. Le manager peut la mener mais il peut aussi déléguer cette tâche. Une réunion se doit d’être un moment « vivant », avec des participants qui interagissent. L’animateur peut en préambule resituer le contexte, exposer les méthodes de travail puis se faire oublier. L’idée est qu’une réunion soit l’occasion de prendre les bons plis. Si le manager-animateur propose sa solution qui est ensuite ‒ chef oblige ‒ entérinée, l’équipe se comportera de la même façon au travail. C’est-à-dire qu’elle demandera l’aval du manager pour tout et n’importe quoi. La réunion doit donc être un moment d’échange, de confrontation d’idées avec des participants qui notent les solutions retenues sur paper-board, tout le monde étant plutôt debout et réactif… Il est possible de faire voter la salle pour ne retenir que les meilleures solutions.

Prévoir la suite

Troisième règle, il faudra prévoir un temps, en fin de réunion, pour valider les solutions, préciser qui fera quoi et quand. On listera donc les actions à mener et on revalidera avec tout le monde la date de livraison des « livrables ». « Ces dernières quinze minutes doivent servir à fixer les délais, rédiger le compte rendu et à envoyer le tout aux participants et autres salariés concernés. Tout ce qui est réalisé à ce moment n’est plus à faire », conclut Pascale Bélorgey.

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