Comment se gèrent les flottes européennes ?

Comment se gèrent les flottes européennes ?

Flottes vertes, TCO, recours aux Fleet managers, c’est une perpétuelle remise à plat de leurs méthodes et de leurs exigences qui guide l’activité des gestionnaires de parcs européens. La démarche des entreprises à travers des témoignages exemplaires.

- Magazine N°134
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Le développement de flottes européennes est une tendance lourde du marché depuis plusieurs années. Au fur et à mesure qu’elles s’ouvrent de nouveaux marchés pour leurs produits et qu’elles implantent des filiales, les entreprises commandent des véhicules pour leurs collaborateurs et entendent que ceux-ci soient gérés de façon globale, sur plusieurs pays, par les loueurs qu’elles ont sélectionnés.

Du coup, ces derniers ont mis au point des cellules européennes pour piloter la gestion de ces parcs paneuropéens et faire remonter à la société-mère toutes les informations nécessaires pour définir le coût total de détention des véhicules (TCO : Total Cost of Ownership). Aujourd’hui, une nouvelle étape s’annonce pour les entreprises implantées à l’international et leurs loueurs : soucieuses de réaliser encore et toujours des économies sur un des postes les plus lourds de leurs budgets (avec les salaires), désireuses de connaître le TCO exact de chaque véhicule et de savoir si les prix qu’on leur a promis sont effectivement respectés tout au long des contrats, elles font appel à des nouveaux intermédiaires. Ces « fleet managers » d’un nouveau genre interviennent comme interface entre les loueurs et leurs clients. Ils synthétisent les reporting émanant des loueurs et en tirent les conclusions pour la société cliente, assurant à cette dernière des économies substantielles.

Autre sujet éminemment important pour les flottes paneuropéennes : les véhicules propres et la réduction des émissions polluantes. Le baromètre 2007 de l’OVE avait montré que, si les décideurs se déclaraient globalement préoccupés par ce dossier, les Français adoptaient pour leur part une attitude relativement attentiste. Quant aux groupes mondiaux, ils ont sur le sujet une politique plus offensive, comme le prouvent les interviews de HP et d’UTC. Selon le baromètre de l’OVE, ce sont actuellement les décideurs tchèques qui se disent les plus concernés par les émissions polluantes des véhicules et l’épuisement des réserves de pétrole. A l’inverse, les gestionnaires italiens et polonais sont les moins inquiets. Plus généralement, ce sont toujours dans les grands parcs que l’on retrouve les véhicules propres en plus grand nombre. En France, dans les sociétés de plus de 1 000 salariés, les gestionnaires sont 83 % à déclarer au moins un véhicule propre en flotte (et 76 % en Europe), alors que la part tombe à 39 % dans les entreprises de moins de 10 salariés (50 % en Europe).

HP stimule la concurrence entre loueurs

C’est en 2005 que le géant informatique américain HP (Hewlett- Packard) a changé de fond en comble le mode de gestion de son parc automobile. Désormais les 17 000 véhicules à la route à travers les 13 pays d’Europe de l’Ouest (l’Europe de l’Est, le Maghreb et l’Afrique du Nord ne sont pas inclus), sont gérés dans le cadre d’un programme européen.

« Avant nous étions sur un modèle classique d’un loueur par pays, avec loyer financier, services et gestion. Nous sommes sortis de ce dispositif de fleet management déterminé à partir de chaque pays », explique Philippe Stolbowsky, directeur des achats indirects Europe/Moyen-Orient/Afrique chez HP.

Une direction Achats (baptisée Global Procurement), incluant un pôle flottes de sept personnes fonctionne au niveau européen. A charge pour elles de mener les négociations commerciales avec les constructeurs, les pétroliers et les assureurs. Par ailleurs, un document standard, valable pour tous les pays inclus dans le programme européen, encadre certains éléments de la « car policy » : les grands niveaux d’éligibilité, les types de véhicules par poste hiérarchique, le mode de gestion des sinistres et des amendes, les conditions de retour des véhicules. « Il s’agit des grandes lignes directrices que doivent suivre chacun des pays concernés. La définition précise des types de véhicules attribués à telle ou telle catégorie hiérarchique tient compte des spécificités par pays, mais reste de la responsabilité de la direction flottes, en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines, précise Philippe Stolbowsky. Pour attribuer des véhicules, nous faisons la différence entre les gens qui se déplacent et les membres du management ».

Trois loueurs ont été retenus par la direction de HP –ALD, GE et Masterlease- au niveau européen. A chaque commande de véhicule, ils sont systématiquement mis en compétition. « Ils savent qu’ils ont accès aux commandes du groupe sur tous les pays européens inclus dans le programme et qu’ils ont la possibilité de faire des offres de loyers financiers avec services », rappelle le responsable de HP. « Au sein d’un même pays, pour un même type de véhicule, il arrive ainsi que deux loueurs soient retenus en fonction de tarifications intervenues à quelques jours ou semaines d’intervalle ». Pour l’entreprise américaine, cette situation de « compétition permanente » entre loueurs est la garantie d’un service et de prix calibrés très finement. D’autant qu’en fin de mois, chaque opérateur reçoit son bilan de parc, l’évolution de sa part de marché et l’état des commandes qui ont été passées. Un bon moyen de mobiliser et de stimuler en permanence les loueurs.

Les dirigeants de HP ont trouvé une autre solution pour optimiser la gestion de leur parc automobile : en introduisant une sorte de super-contrôleur de la gestion globale du parc. C’est Fleet Logistics qui a endossé cet habit et qui se veut « le garant de la bonne application et du respect de la car policy ». Le spécialiste en intégration de solutions de gestion des parcs autos a défini pour le compte de HP des tableaux de bord permettant de fournir des rapports détaillés sur les TCO (coût total de détention des véhicules) sur l’ensemble des 13 pays. Il veille aussi au respect des engagements de prix et de services pris par les fournisseurs. A la demande de HP, il a mis au point un configurateur en ligne indépendant, avec des paramétrages propres à son client. Afin d’éviter les renégociations de prix en cours de contrats, il a ainsi demandé aux loueurs de fournir leurs matrices kilométrages-durées pour chaque véhicule.

Ce modèle de détention et de gestion du parc européen de HP sélectionne actuellement les loueurs uniquement sur les cotations proposées. Il n’est pas impossible qu’il évolue à l’avenir et qu’il fasse entrer des critères de services. « A ce moment là, même si les prix sont un peu supérieurs, les loueurs pourront être retenus s’ils font de bonnes propositions en terme de qualité des services délivrés », souligne Philippe Stolbowsky.

Quel enseignement tirer de cette nouvelle politique flotte implémentée il y a tout juste deux ans ? « La compétition, c’est très sain. Nous constatons des écarts de cotation importants et nous voyons qu’un loueur va être plus compétitif avec une marque donnée qu’avec une autre ». D’ores et déjà, HP enregistre une baisse de 7 à 8 % du coût total de possession de son parc. « Fleet Logistics joue véritablement le rôle d’intermédiaire supplémentaire qui permet de réorganiser les méthodes en interne », constate le responsable de HP en reconnaissant avoir bousculé le marché avec cette organisation.

Dans les prochains mois, la grande affaire du parc automobile sera le déploiement d’une politique de « flottes vertes ». Un signal fort a déjà été donné sur plusieurs pays (France, Allemagne, Italie, Hollande) avec la limitation des émissions des véhicules en parc à 200 gr/km. D’ici le 1er août 2008, ce seuil descendra à 180 gr/km, l’objectif final étant d’atteindre 125gr/km à l’horizon 2015. Le groupe informatique pousse aussi ses collaborateurs à utiliser davantage les transports alternatifs. « En Hollande nous offrons des abonnements de train en 1ère classe pour les salariés et leurs conjoints. Nous avons aussi développé des programmes de training pour apprendre à mieux conduire en consommant moins ».

UTC gère au niveau des marchés locaux

On connait les ascenseurs Otis, le «spécialiste» de la climatisation Carrier, UTCF&S dans la prévention du feu et la sécurité, le fabricant de moteurs d’avions Pratt & Whitney ou encore le constructeur d’hélicoptères Sikorsky. Chacun dans leurs métiers, ils occupent des positions de leaders mondiaux. La société-mère de l’ensemble de ces acteurs est un géant de l’économie mondiale : UTC, pour United Technologies, est actuellement la 43ème plus grande société américaine, avec un chiffre d’affaires de 48 milliards de dollars. Avec plus de 60 % de son activité en dehors du marché américain, UTC constitue un client de tout premier plan en terme de parc automobile : 20 000 véhicules sur les seuls marchés européens répartis entre ses sept « business units », et 32 000 au niveau mondial.

Comment un tel géant appréhende- t-il le financement et la gestion d’un tel parc ? Les choix ont été faits en 2003. Une cellule Achats européenne a été créée afin de consolider et d’optimiser l’ensemble des accords-cadres. Aujourd’hui, le fleet représente 20 % des achats hors production d’UTC Europe.

Trois loueurs référents ont été choisis par la structure européenne, dont le siège est en France, à la Défense : Arval, LeasePlan et ALD. Un loueur est sélectionné par pays pour l’ensemble des « business units ». Arval, présent dans 11 pays, concentre environ 9 000 véhicules. Selon Gaël Robert, Global Fleet Commodity Manager chez UTC, « l’objectif d’une telle politique est avant tout l’optimisation des prix, l’homogénéisation qualité des services rendus pays/pays et la satisfaction des business units. Ainsi, chaque marché, en relation avec UTC, adapte et détermine lui-même le choix de son loueur ». UTC, conscient de l’importance du reporting, est extrêmement rigoureux sur les informations remontées et apportées par l’ensemble de ses loueurs. Afin de toujours mieux analyser ses coûts, une question se pose avec insistance : cette consolidation des reporting est-elle suffisamment pointue et fine, ou nécessite-t-elle l’intervention d’un tiers dont c’est la spécialité, afin de mieux structurer les informations émanant des trois loueurs ? A voir, répond Gaël Robert, qui se donne le temps de la réflexion, mais est bien conscient des enjeux.

Avec des contrats variés (36 mois pour 90 000 kilomètres ou 42 mois avec 140 000 kilomètres), en fonction des véhicules et de leur meilleur prix de revient au kilomètre, la flotte d’UTC se caractérise par une forte proportion de véhicules utilitaires (70 %). Ces dernières années, le groupe a beaucoup travaillé sur l’homogénéisation de la car policy. « Nous avons identifié et sélectionné 5 constructeurs au niveau mondial, précise Gaël Robert. Renault est le constructeur référencé pour les utilitaires. Ford, Volvo, Audi, BMW, mais aussi Renault, le sont pour les véhicules pour particuliers. Cette consolidation nous a permis de rationnaliser et d’optimiser les coûts de la car policy ». Cette exigence de transparence est une véritable nécessité lorsque l’on sait que, chaque année, l’ensemble des 7 business units met à la route environ 5 500 véhicules à travers tous les pays d’Europe où elles sont implantées. A lui seul, Renault livre 4 000 nouveaux véhicules utilitaires tous les ans.

Quels sont aujourd’hui les sujets de préoccupation du gestionnaire européen du parc d’UTC ? « Nous nous attachons à développer une nouvelle approche constructeurs, orientée vers davantage de sécurité pour les conducteurs et une plus grande prise de conscience écologique », souligne Gaël Robert en rappelant que le groupe n’a pas attendu la nouvelle fiscalité sur les émissions de CO2 et la mobilisation «verte» pour introduire des modèles moins polluants. Chez UTC, en effet, point de 4×4, de coupés et autres véhicules de sports gourmands en carburants. Arval a d’ailleurs été mobilisé pour travailler sur la réduction de la consommation de carburant en Grande-Bretagne, alors que, sur d’autres marchés, ce sont davantage les problèmes liés à la sinistralité qui mobilisent ses efforts. « Nous travaillons dans une véritable démarche de long terme avec nos loueurs partenaires », insiste Gaël Robert. UTC met en place avec l’ensemble de ses loueurs un management de la performance à travers des « Score Card ». Il a commencé avec Arval par mesurer les « Service Level Agreement » (SLA) et à mettre en place des « Key Performance Indicator » (KPI). Un moyen pour le géant américain d’optimiser continuellement son TCO et la qualité de ses services.

UTC n’hésite pas à réunir l’ensemble de ses partenaires (loueurs, équipementiers, logisticien, constructeurs) afin d’améliorer l’efficacité de sa logistique et de celle de l’ensemble de ses fournisseurs. Un plan de prévention des risques routiers impliquant la Prévention routière et Arval, est développé en France.

C’est d’ailleurs grâce à ce type de relations que des améliorations ont été enregistrées sur le front des restitutions. « La transparence que l’on a cherchée à instaurer est la bonne solution. Nos coûts moyens de restitution sont désormais clairement inférieurs au marché, de plus de 30 % selon notre loueur ». Même constat en terme d’économies générées sur le parc par cette centralisation sur trois loueurs, dont un en particulier. « Ces savings sont réels : 10 % en 4 ans, grâce à la diminution du nombre des fournisseurs automobiles, la consolidation auprès des loueurs et l’optimisation de l’ensemble des éléments du TCO. Demain, l’accompagnement des loueurs dans l’éco-conduite sera une vraie source d’économie », précise le responsable d’UTC.

La Saur fait confiance à Parcours

Ancienne filiale «utilities» du groupes Bouygues, la Saur vit désormais son développement au côté de fonds d’investissements. Rachetée en 2005 par PAI (groupe BNP Paribas), la société spécialisée dans le traitement de l’eau et des déchets pour le compte des collectivités est récemment passée dans le giron de la Caisse des Dépôts, associée à Séché Environnement et à Axa Investment.

Le groupe Saur dessert en eau potable et traite les eaux usées de 5,5 millions de clients en France, et 7 millions d’habitants à l’international. Avec ses 12 400 collaborateurs, elle a réalisé un chiffre d’affaires de 1,45 milliard d’euros au titre de l’exercice clos le 31 mars 2007.

Pour la gestion de ses 5 000 véhicules en parc, répartis sur le marché français, l’entreprise est fidèle à la location longue durée avec services. Mais elle n’a pas hésité à opérer l’année dernière une sorte de « big-bang » au sein de ses loueurs. Historiquement liée à ALD et DCS Fleet depuis le début des années 2000, au côté d’Autoplan (désormais sous la bannière ING Car Lease), Saur a fait entrer en octobre 2006 un nouvel acteur en la personne de Parcours. En l’espace d’une année, l’opérateur dirigé par Jérôme Martin s’est adjugé quelque 800 véhicules. Le parc automobile est constitué à 80 % de véhicules utilitaires dont la moitié de camionnettes, alors que, pour les véhicules particuliers, les 3 marques françaises sont présentes avec VW, BMW et Volvo.

Le maillage de Parcours avec ses agences (dotées de tous les services automobiles logés sous le même toit) constitue un atout très important aux yeux de Kristel Vedel, responsable des achats généraux de Saur. « Avec ses équipes, Parcours descend au niveau des directions régionales », confirme-t-elle. Chaque collaborateur de la «utility » susceptible d’avoir un véhicule, fait son choix directement sur les sites des constructeurs en fonction des critères définis en interne (montant maximum autorisé sur une liste de véhicules…). Côté services, Saur a retenu toutes les prestations directement liées à la vie du véhicule. « Nous avons pris ce qui fait vraiment la valeur ajoutée du loueur », souligne la responsable achats. Le poste carburant, les pneumatiques et l’assurance font en revanche l’objet d’accords directs entre la Saur et les opérateurs. Quant à la gestion des informations sur le parc, elle est réalisée par un logiciel acquis par l’entreprise (Winflotte), chaque gestionnaire renseignant lui-même l’outil. « Nous sommes amenés à suivre plus particulièrement les PRK et les consommations de carburant », explique Kristel Vedel. La Saur attend beaucoup de son nouveau prestataire en matière de transparence sur le poste restitution. Selon Kristel Vedel, c’est la partie du contrat qui peut toujours poser des difficultés avec les professionnels de la location longue durée. Pour le nouveau-venu au sein de la flotte, il a été précisé très clairement « ce qui est censé être facturé en fin de contrat et ce qui ne l’est pas ».

L’amélioration de la phase de restitution est d’autant plus cruciale pour la Saur que 2008 sera une année de retours importants. L’entreprise a préféré retarder la restitution d’un volume important de Clio (dont les valeurs résiduelles étaient faibles ces derniers mois), mais elle doit aujourd’hui programmer ces renouvellements. « Nous devrions avoir environ 1 400 commandes et mises à la route en 2008 », souligne Kristel Vedel. Elles devraient aussi accélérer la réduction des émissions de CO2 du parc, puisqu’un plafond d’émission a été fixé à 190 gr/km pour les véhicules de Saur.

Comment se gèrent les flottes européennes ?

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