Auparavant, les kilométrages étaient obtenus lors des révisions, soit au maximum une fois par an, et lors des prises de carburant. Une source sur laquelle il est difficile de se fonder. « Le système s’appuie sur les déclarations des collaborateurs ; d’expérience, les kilométrages déclarés sont faux à 50 % », reprend Christophe Malard.
Remonter les kilométrages sans géolocalisation
Dès lors, DEF a cherché une solution pour obtenir les informations kilométriques en temps réel afin de les exploiter. « Nous voulions maîtriser nos consommations et nos émissions de CO2, mais nous cherchions aussi à actualiser nos contrats de LLD en fonction des kilométrages réellement parcourus. Enfin, nous avions pour objectif de gagner en productivité pour dégager des ressources et gérer en direct et de manière autonome des services jusqu’alors assurés par nos loueurs. »
Fin 2010, plusieurs prestataires ont été interrogés. « Aucun n’a cru à la pertinence de notre projet. En revanche, tous voulaient nous vendre une solution de géolocalisation », pointe le responsable. Or, cette technologie n’intéresse pas DEF pour deux raisons : son coût est trop élevé et l’activité ne la justifie pas. « Seul Orange Business Services a pris notre projet au sérieux et a appréhendé le potentiel de cette solution novatrice. Nous avons établi un cahier des charges où apparaissait l’ensemble de nos besoins et Orange a répondu par une solution sur mesure. »
Le principe était simple : remonter uniquement les kilométrages en excluant la géolocalisation. Parallèlement, à travers les cartes carburant, les factures électroniques sont obtenues deux fois par mois. Orange a développé une interface internet avec toutes les données de la flotte (type de véhicule, conducteur, numéro de carte carburant). Cette base est alimentée avec les données de facturation fournies par Total. « En les associant aux kilométrages relevés, nous obtenons la consommation moyenne et les émissions de CO2 par véhicule. En 2011, lors de l’obtention de la certification ISO 14001, cette solution a reçu un accueil très positif de l’auditeur. Et nous pouvons contrôler l’emploi de nos utilitaires lors des week-ends et des congés », avance Christophe Malard.
Aujourd’hui, les directeurs régionaux reçoivent chaque mois un reporting complet sur l’utilisation de leurs flottes. Grâce à ces informations, ils sensibilisent leurs collaborateurs à l’impact de leurs comportements sur les consommations et les émissions. L’effet a été immédiat avec des coûts d’exploitation maîtrisés malgré la hausse du carburant.
Des gains sur la location, le carburant et les pneus
Dans un deuxième temps, Orange a intégré les données des contrats de LLD : date de début, durée, kilométrage. « Désormais, notre outil nous propose des ajustements selon l’usage réel des véhicules. D’un seul coup d’œil, nous détectons les écarts avec les contrats signés et réalisons automatiquement et à volonté des avenants. Avec le temps gagné, nous avons repris en direct la gestion des pneus auparavant confiée à nos loueurs. Nous avons signé un contrat avec Euromaster et avec les gains financiers, nous avons équipé nos véhicules de pneus verts », se réjouit Christophe Malard. Enfin, la solution permet d’envisager des développements comme la sensibilisation à l’éco-conduite ou l’édition automatique du document Cerfa pour la déclaration de la TVS.
Avec un seul outil, le gestionnaire peut maintenant piloter et optimiser sa flotte. Les gains réels se situent au-delà des prévisions les plus optimistes : « Sur les six premiers mois de 2012, nous avons économisé 5 % sur nos contrats de location (42 000 euros) et 7,8 % sur le carburant (47 000 euros). Sur les pneus, nous avons gagné 28 000 euros. L’automatisation de la gestion a évité l’embauche d’un gestionnaire supplémentaire. Enfin, nos émissions de CO2 ont baissé de 48 tonnes. Avec un coût de 19 euros par mois et par véhicule, le retour sur investissement est quasi immédiat », énumère le responsable.
Un plan de prévention des risques routiers a aussi été déployé qui vient renforcer les actions de sensibilisation à l’éco-conduite. Sur douze mois glissants, la sinistralité a reculé de 25 %, soit une économie de 20 % sur la prime d’assurance et un gain de 50 000 euros.
« En 2010, nous avons lancé un projet ambitieux pour notre flotte. Notre objectif : réaliser de fortes économies, mesurer et maîtriser notre empreinte carbone, tout en améliorant la productivité de notre cellule dédiée à la gestion du parc. Élément central de cette stratégie, nous voulions nous appuyer sur des données fiables », explique Christophe Malard, responsable achats et services généraux.