Qu’est-ce que la car policy ?

Cette fiche Flottes Expert résume les principaux éléments de définition de la car policy. Elle fait partie d’un dossier consacré aux fondamentaux de la gestion de parc, disponible en accès libre. Pour accéder à toutes nos fiches pratiques Flottes Expert, abonnez-vous !

Définition d’une car policy

Traduit de l’anglais par « politique automobile », la car policy est un document qui centralise l’ensemble des règles régissant l’acquisition, l’attribution, l’usage et la gestion des véhicules au sein d’une entreprise. 

Elle se compose de deux éléments complémentaires que sont : 

• la charte automobile ou règlement automobile, qui renseigne la grille d’attribution et les règles d’utilisation des véhicules ;
• le catalogue, qui est une sélection des modèles de véhicules mis à disposition pour chaque catégorie de collaborateurs.

Pourquoi définir une car policy ? 

L’établissement d’une car policy permet de déterminer les marques et les modèles de véhicules que peuvent choisir les salariés et les dirigeants, de fixer leurs droits et leurs obligations afin d’éviter d’éventuels litiges, de rationaliser le poste automobile, mais aussi de réduire le Total Cost of Ownership ou TCO.

Que contient une bonne car policy ?

Un rappel des devoirs et des obligations

La car policy spécifie les devoirs et les obligations de l’entreprise et des conducteurs. Elle mentionne d’une part les impératifs réglementaires des deux parties. Les conducteurs doivent s’engager à suivre une charte de bonne conduite : respecter le Code de la route en général et notamment les limitations de vitesse, être en possession d’un permis de conduire valide, informer l’employeur en cas de perte de point, de suspension voire de retrait du permis, etc. La car policy stipule aussi que l’employeur a l’obligation de désigner les conducteurs responsables d’infractions. 

Dans la car policy, l’entreprise doit aussi indiquer les actions menées afin que ses véhicules restent opérationnels. Ainsi, l’entretien des véhicules à des intervalles kilométriques réguliers doit être assuré, tout comme un contrôle périodique de la pression d’air et de l’usure de la bande de roulement des pneumatiques. La car policy retrace aussi les procédures à suivre en cas d’incident (panne ou autre sinistre) et, plus généralement, rappelle que le conducteur doit maintenir le véhicule en bon état de marche. 

Une prévention du risque routier

Le risque routier professionnel est la première cause d’accidents mortels au travail.  Dans la car policy, l’entreprise doit ainsi communiquer les actions menées pour prévenir ce risque routier. 

Cette prévention passe notamment par la sélection de véhicules munis d’équipements de sécurité active ou passive. La sécurité active désigne tous les équipements mis en jeu lors de l’utilisation d’un véhicule afin d’éviter les accidents (la direction assistée, l’adhérence des pneumatiques, les freins, les systèmes d’éclairage afin de voir et d’être vu, etc.) La sécurité passive caractérise les éléments du véhicule qui réduisent les conséquences de l’accident lorsqu’il n’a pas pu être évité (airbag, ceinture de sécurité, etc.)

L’entreprise peut aussi prévenir le risque routier en mettant en place des programmes de sensibilisation et de formation à la conduite préventive à destination des collaborateurs, qu’ils soient itinérants ou sédentaires.

L’entreprise doit aussi communiquer ses actions concernant le pilotage de la sinistralité : déclaration d’assurance, nombre d’accidents routiers, incapacité temporaire totale (ITT), accompagnement des multi-accidentés, etc.

La car policy offre également l’occasion de rappeler les conditions de couverture de l’assurance sur le véhicule, les passagers (l’interdiction de transport rémunéré de personnes peut être mentionnée), les conducteurs autorisés (collaborateur seul, le conjoint, les enfants en conduite accompagnée, jeune conducteur ou plus de trois ans de permis) ainsi que les modalités de sortie du territoire national.

Des engagements en faveur de l’environnement

À partir du 1er juillet 2021, les collectivités et leurs groupements ainsi que les entreprises nationales doivent acquérir ou utiliser au moins 30 % de véhicules à faibles émissions (électriques, hybrides, ou hydrogène) lors du renouvellement annuel de leur parc automobile, selon la loi d’orientation des mobilités (LOM). Ce taux est de 50 % pour l’État et les établissements publics. 

De même, les entreprises privées qui gèrent (toutes filiales confondues) des flottes de plus de 100 véhicules légers devront acquérir ou utiliser un quota de 10 % de véhicules à faibles émissions lors du renouvellement annuel de leur parc automobile à compter du 1er janvier 2022.

Les entreprises et collectivités devront donc adapter leur car policy au verdissement de leur flotte, en lien également avec les contraintes d’accès aux zones à faibles émissions mobilité (ZFE-m).

Quelle que soit la taille de son parc, il est primordial pour l’entreprise de mettre en avant ses engagements et ses actions liés à la flotte automobile dans sa car policy. La société peut ainsi justifier son choix de sélectionner des véhicules plus sobres en émissions de CO₂, de bannir les SUV (Sport Utility Vehicle) ou encore de spécifier des plafonds d’émissions de CO₂ ou d’interdire la motorisation diesel dans son catalogue.

Par exemple, elle peut mettre en évidence des formations à l’éco-conduite et/ou à la conduite de véhicules hybrides et/ou électriques. Ces formations apprennent aux collaborateurs à faire bon usage du moteur, des pédales, de la boîte automatique, etc. pour optimiser l’autonomie des véhicules électrifiés.

L’entreprise peut aussi signaler les alternatives aux véhicules attitrés avec par exemple un pool de véhicules à disposition des salariés, des véhicules en autopartage ou encore la mise en place d’un crédit-mobilité. Pour rappel, cet avantage en nature s’impose comme alternative partielle ou totale du véhicule de fonction. Le crédit-mobilité peut être proposé aux salariés afin qu’ils puissent financer leurs déplacements privés. Il ne faut pas le confondre avec le forfait mobilités durables instauré par la LOM et réservé aux déplacements domicile-travail.

NB : prenez garde aux effets d’annonce sur les engagements environnementaux de l’entreprise. Des engagements mal maîtrisés peuvent faire s’envoler les coûts liés au véhicule, en particulier la consommation de carburant.

La politique sociale interne

La politique sociale interne de l’entreprise doit être évoquée dans la car policy. Les éléments de rémunération et la valorisation des collaborateurs peuvent être spécifiés afin de maîtriser les coûts :

• Le choix du type de véhicules sélectionnés : berline, break, monospace, SUV, utilitaires, etc. ;
• Les équipements de confort et de sécurité référencés en standard ;
• L’acceptation ou non d’options supplémentaires ainsi que leur éventuelle prise en charge, voire à l’inverse, l’interdiction de certaines options ayant un impact négatif sur les émissions de CO₂ par exemple ;
• Les modalités d’application de la contribution : un avantage en nature, une participation forfaitaire, ou alors, une combinaison des deux ;
• La prise en compte des contraintes familiales : par exemple un véhicule avec sept places pour les familles nombreuses ;
• L’accès ou non aux catégories de véhicules inférieures ;
• L’autorisation ou non d’une sortie du territoire national. Par exemple, dans le cas d’une location d’un véhicule, il convient de demander l’autorisation directement au loueur auquel appartient le véhicule, voire la carte grise originale dans certains cas.

L’attribution, le renouvellement et la restitution des véhicules

Dans cette partie de la car policy, l’entreprise indique les fonctions éligibles à un véhicule d’entreprise qu’il soit de service ou de fonction. Elle précise également les modalités de réaffectation d’un véhicule déjà en parc à un nouvel entrant. Dans ce cas, elle aura de préférence recours à de la location courte durée (LCD) ou moyenne durée (LMD), notamment dans le cas d’un contrat à durée déterminée. De plus, la société définit les modalités applicables en cas d’évolution du poste d’un collaborateur.

Les prestations souscrites et les types de fournisseurs référencés

L’entreprise doit aussi inscrire dans sa car policy les prestations souscrites dans les contrats de location longue durée (LLD). Elle liste en supplément les fournisseurs référencés pour les autres besoins tels que les réseaux d’entretien des véhicules, les pneus, les bris de glace, les carrossiers, les pétroliers, les assisteurs, etc. L’entreprise rappelle en outre les modalités de prise en charge des frais liés au véhicule, avec un renvoi le cas échéant vers la politique de remboursement de frais de l’entreprise.

La sélection des véhicules

Dans la partie de la car policy concernant la sélection des modèles de véhicules, l’entreprise doit renseigner :

• Les types de véhicules autorisés ainsi que leurs motorisations et les plafonds d’émissions de CO₂,
• Les équipements de confort et de sécurité standards,
• Les options autorisées ou non,
• Le choix des véhicules selon un catalogue défini, le budget attribué, un mix de motorisations.

Nos conseils pour établir/rédiger une car policy 

Rappeler la politique générale de la société

Avant d’élaborer une car policy, il est important d’étudier la politique générale de l’entreprise en matière de sécurité, d’environnement ou de politique sociale.

La grille de véhicules autorisés

La car policy doit être suffisamment claire pour faciliter l’adhésion des collaborateurs et son application au sein de l’entreprise. Pour la rendre plus lisible, les détails pratiques concernant la grille d’attribution, le catalogue, les fournisseurs référencés, les plafonds de CO₂, les budgets alloués le cas échéant pourront être reportés en annexe. 

Les conditions d’utilisation

La grille d’attribution doit être centrée sur l’usage des véhicules. Il faut en effet prendre en considération la réalité du terrain : véhicules de service, de fonction ou statutaire, transport de matériel, collaborateur avec une famille nombreuse, kilométrage annuel, territoire urbain, rural ou autoroutier, etc.

Un conseil : mieux vaut limiter le nombre de niveaux (3 à 6 niveaux sont recommandés) dans cette grille d’attribution. La car policy risque en effet de se complexifier en multipliant les modèles, les finitions, les motorisations, etc.

Il est possible de distinguer d’une part une charte pour les véhicules de fonction et les véhicules statutaires, et d’autre part une charte pour les véhicules utilitaires légers ou les véhicules multi-utilisateurs, notamment pour les véhicules en pool disponibles en complément ou en remplacement des voitures de fonction attribuées à chaque collaborateur.

La car policy doit être datée et signée par tous les conducteurs. D’un point de vue pratique, il peut être intéressant de l’intégrer au dossier d’embauche pour tout nouveau collaborateur, itinérant ou non. En parallèle, l’employeur peut mener une campagne annuelle d’attestation de validité des permis. Cela lui permet de dégager sa responsabilité en cas de conduite sans permis valable d’un collaborateur qui ne l’aurait pas signalé.

En résumé