Département du Calvados : l’autopartage, un avantage pour les agents

Le département du Calvados s’appuie notamment sur une flotte de 300 véhicules de service. Ces véhicules se répartissent dans une quarantaine de sites. Pour optimiser l’usage de ces véhicules partagés, le département a récemment fait appel à la solution du prestataire OpenFleet. Actuellement, quarante véhicules de service s’équipent de cette solution d’autopartage et 165 en tout doivent l’être d’ici la fin de l’année.

« Dans nos sites, nous avons sélectionné ces 165 véhicules susceptibles de passer à l’autopartage suite à notre analyse annuelle de l’utilisation de la flotte », expose Cédric Le Floch, le responsable des achats du département Calvados. L’autopartage va donc être déployé à Caen mais également dans des sites distants comme ceux de Vire ou de Falaise. « Pour ces sites, il y aura de l’ordre de cinq ou six véhicules pour vingt à trente salariés ; dans les grands sites, nous visons plutôt vingt véhicules pour 200 salariés », détaille ce responsable.

Un fonctionnement simple…

Avec des avantages en termes de gestion mais aussi pour le conducteur : « Il voit immédiatement quels véhicules sont libres. Il peut ensuite procéder à la réservation lui-même avec son smartphone », reprend Cédric Le Floch. L’agent peut alors accéder au véhicule avec le badge qui lui ouvre aussi l’accès au bâtiment ou aux photocopieuses, ce qui évite par ailleurs de mobiliser un agent pour la remise de clés. « Nous voulions automatiser l’accès aux véhicules sans l’intervention d’un tiers », insiste Cédric Le Floch. Autre atout du dispositif : il supprime le carnet du carnet bord employé jusqu’ici pour connaître l’identité des conducteurs.

Pour le département du Calvados, cette disparition du carnet de bord n’empêche pas le suivi de l’état de propreté du véhicule par les conducteurs. « Dans la charte d’utilisation, nous leur demandons de remonter les informations sur l’état du véhicule », indique Cédric Le Floch. L’outil d’OpenFleet permet pareillement de demander aux conducteurs de remonter systématiquement l’état de propreté ou les dégradations subies. « Mais nous n’avons pas encore activé cette option, pointe ce responsable. Nous jugerons plus tard de l’opportunité d’ajouter ces options qui amènent aussi plus de complexité à l’usage et nous restons très attentifs à l’adhésion des agents. »

Pour Cédric Le Floch en effet, l’intégration de cette nouvelle solution d’autopartage doit se faire avant tout au bénéfice des agents. Et cette démarche constitue un gage pour faire accepter ce fonctionnement et le diffuser peu à peu à l’ensemble du parc. Car l’autopartage change les habitudes d’accès aux véhicules jusque-là organisés en pool dans les services, avec les clés à retirer simplement auprès d’un agent.

… pour faire adhérer les agents

« Pour mener un changement de manière efficace, il faut que la solution apporte un véritable avantage aux agents », répète Cédric Le Floch. Et pour l’instant, cette démarche semble plutôt bien fonctionner pour l’autopartage. Après 2 000 réservations effectuées jusqu’ici, les utilisateurs, sondés par e-mail après chaque trajet, indiquent un niveau de satisfaction moyen de quatre étoiles sur cinq, révèle ce responsable. Et cette satisfaction reste aussi valable pour Cédric Le Floch. Avec le nouveau dispositif, ce responsable des achats souhaitait aussi minimiser le déploiement de la solution informatique. « OpenFleet propose une solution “plug and play“ en mode Saas, légère dans son déploiement informatique », se satisfait-il.

Cette facilité de déploiement n’exclut toutefois pas l’indispensable travail de communication auprès des personnels pour les informer de la mise en place de l’autopartage. Un travail qui passe aussi par la concertation avec les représentants du personnel : par exemple pour informer sur la nature des données remontées des véhicules.