Certains s’y étaient pris en avance. Chez le fabricant d’édulcorants Merisant, le règlement automobile a été mis à jour en juin 2016 et présenté à l’ensemble des conducteurs. Il fait une trentaine de pages. « Les derniers éléments actés ont été la désignation des PV et l’interdiction du port du casque audio au volant », indique Virginie Ringot, responsable des services généraux, à la tête de 38 VP.
D’autres ont attendu la publication de la loi : « Depuis le 1er janvier, l’obligation de désigner les conducteurs en cas d’amende a été mise à jour dans le règlement automobile, avec mention de l’article de loi », relate Didier Dupeyron, gestionnaire de parc du CHU Grenoble Alpes. Au sein du groupe de protection sociale Humanis, la désignation a aussi fait l’objet d’une intégration dans la car policy et d’une communication à l’ensemble des conducteurs.
Connaître la validité du permis
Karine Braut, responsable de parc de l’éditeur de logiciels Generix Group, a prévu d’inclure la désignation dans le règlement automobile d’ici la fin de l’année, et s’interroge sur les moyens de vérifier la validité du permis de conduire une fois par an.
Sur ce sujet, le consultant Robert Maubé conseille de demander une attestation sur l’honneur de la validité du permis à chaque renouvellement de contrat du véhicule, dans laquelle le conducteur s’engage aussi à prévenir en cas de perte de tous ses points. « En cas d’infraction, l’employeur reste le responsable ultime ; si le collaborateur se montre de mauvaise foi, ce document protège l’employeur », rappelle Robert Maubé. Certaines entreprises demandent une attestation chaque année, souvent automatiquement comme chez Merisant.
« Chez Humanis, la DRH a construit un outil de mise en ligne par les collaborateurs de documents tels que le permis, en conformité avec la CNIL, explique Stéphane Page, gestionnaire des 450 véhicules. Pareillement, tous les prêts ponctuels de véhicules multiconducteurs et de service sont tracés afin d’identifier de façon fiable le conducteur à tout moment. » Attention cependant : « L’employeur n’a pas le droit de vérifier le permis de ses salariés, ni de conserver un historique pour déduire cette information », avertit Robert Maubé (voir aussi notre brève sur la réglementation de la CNIL).
Face à ces changements, les gestionnaires ont dû travailler la communication auprès des salariés. « Pour éviter tout défaut d’information, les conducteurs signent la charte d’utilisation des véhicules de fonction et de service à chaque renouvellement. Toute évolution légale ou réglementation interne touchant l’usage des véhicules fait l’objet d’une publication de la charte et d’une signature des attributaires », détaille Stéphane Page pour Humanis.
Petite astuce : le sujet de la désignation a été abordé chez Merisant dans le cadre de la sensibilisation à la sécurité routière, lors de communications par e-mails et de présentations en réunion avec les conducteurs.
Enfin, outre la législation, l’évolution de la mobilité influe sur le règlement automobile. Merisant a ainsi interdit le covoiturage « de type Blablacar ou Uber » : « Un seul conducteur est autorisé à conduire le véhicule de fonction : le salarié. Le conjoint ou un tiers peuvent conduire en cas d’urgence et d’incapacité à prendre le volant », précise Virginie Ringot.
La charte et le règlement automobiles en bref
La charte automobile ou car policy s’adresse aux collaborateurs autorisés à employer le véhicule à titre personnel hors des heures de travail (week-ends, congés, etc.). Le véhicule est reconnu comme un avantage en nature (AEN) lié au contrat de travail. La car policy définit les collaborateurs éligibles à l’attribution d’un véhicule de fonction ou statutaire, via une grille d’attribution, ainsi que leurs droits et obligations. Elle peut aussi comporter un catalogue des modèles proposés, généralement classés par catégories selon les fonctions ou niveaux hiérarchiques. La car policy, contrairement au contrat de travail, peut se modifier à tout moment.
Le règlement automobile s’adresse quant à lui à l’ensemble des collaborateurs qui conduisent un véhicule de l’entreprise à des fins personnelles (véhicule de fonction ou statutaire) ou non (véhicule de service attribué ou en pool). Il définit les obligations, les règles et les procédures à appliquer. En l’absence de véhicules de service, ce règlement est souvent intégré à la charte automobile.
« Nombre d’entreprises n’ont pas encore de politique formalisée avec une charte et un règlement automobiles, indique le consultant Robert Maubé. Bien souvent, elles pensent que la charte automobile se limite à une grille d’attribution, même si les bonnes pratiques se répandent. Or, donner les clés d’une voiture à un salarié, c’est comme lui donner un chèque en blanc : il peut surconsommer, multiplier les accidents… ce qui entraîne un surcoût. Il faut faire signer la charte et le règlement à chaque changement de contrat de voiture, ajoute Robert Maubé. Cela permet de s’assurer que les collaborateurs les ont bien lus et compris. C’est aussi la seule chose qui protège juridiquement l’entreprise. »
