Données : la clé de voûte

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Gérer une flotte suppose d’intégrer au fil de l’eau des données par définition multiples. Ce que souligne l’éditeur de logiciels de gestion de flotte GAC Technology. « Nous collectons toutes les données en provenance des fournisseurs de nos clients. Nous intégrons aussi celles issues de la télématique : kilométrage, accéléromètre, freinage, consommations, etc. Nous développons des connecteurs avec les pétroliers, les loueurs, les manufacturiers, les enseignes de la réparation, les courtiers, les assureurs, les spécialistes de l’information automobile comme Jato, les bases d’info-trafic et des sociétés d’autoroute », énumère Matthieu Échalier, P-DG de GAC Technology.

Au total, ce prestataire a développé plusieurs centaines d’interfaces pour collecter les données à des périodicités quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. « Nous intégrons 30 millions de données tous les mois », poursuit Matthieu Échalier. En soulignant qu’avec des secteurs d’activité et des tailles d’entreprise très hétérogènes, les besoins en données se révèlent très divers d’un client à l’autre.

Des sources multiples

À cette liste, Stéphane Montagnon, directeur associé du cabinet de conseil Holson, ajoute les flux en provenance de l’Antai, de la base RH, des véhicules ou du Système d’immatriculation des véhicules (SIV). « L’outil est capable agréger ces flux et de les attribuer à un véhicule. Des connecteurs sont créés pour que les systèmes communiquent. L’entreprise doit être vigilante et s’assurer que les flux circulent normalement et que le traitement des données est paramétré correctement », note ce consultant.

Sans télématique, le kilométrage est par exemple obtenu à partir des cartes de carburant avec une fiabilité aléatoire. « Organiser des campagnes de récupération des kilométrages réduit alors la marge d’erreur », illustre Stéphane Montagnon. En rappelant aussi que chaque fournisseur propose son propre extranet. « Mais plus le nombre de prestataires augmente, plus les flux se multiplient et moins les entreprises les exploitent. Les données fiables sont hébergées chez le client et non chez le fournisseur », complète Stéphane Montagnon.

Tirer parti des données

Dans ce contexte, difficile de suivre et de tirer parti de toutes les données. « Un bon gestionnaire ne va pas consulter les 400 à 800 données remontées par nos systèmes tous les mois. Chaque département (flotte, RH, finances, RSE, etc.) dispose donc d’un tableau de bord où apparaissent les informations le concernant. Un module spécifique à la finance est ainsi capable de détecter les erreurs de facturation. De son côté, le gestionnaire de flotte reçoit des alertes lorsque la loi de roulage n’est pas respectée », expose Matthieu Échalier pour GAC Technology.

Un point complété par Stéphane Montagnon : « Les informations de la flotte peuvent être partagées avec plusieurs départements de l’entreprise. Le gestionnaire doit consolider ces informations et préparer le reporting. En général, il ne décide pas mais prépare les données pour aider à la prise de décision. Les RH vont ainsi vérifier le respect du Code de la route. Le service financier va étudier les coûts quand la comptabilité va suivre les états de facturation et préparer les déclarations fiscales. »

Dans ce contexte, l’intégration des données est déterminante. « Certaines entreprises l’externalisent auprès d’éditeurs de logiciels. Sur ce marché, la tendance est à la commercialisation d’un logiciel assorti de services. Et ces prestations deviennent la première ligne de dépenses avant l’outil lui-même. Comme les échanges avec les sources d’informations sont instables, les entreprises ont besoin des éditeurs pour les stabiliser », explique Stéphane Montagnon pour Holson.

L’étape clé de l’intégration

Un constat complété par Matthieu Échalier : « Pour que le progiciel atteigne son but, l’entreprise doit s’impliquer dans la collecte des données. Lors de la réunion de lancement, nous établissons une liste des fournisseurs. Avec le client et ses prestataires, nous mettons en place des connecteurs. Ce serait une erreur de laisser l’éditeur réaliser seul ce travail. Le gestionnaire doit s’impliquer pour définir les processus d’échange avec les prestataires au risque de commettre des erreurs. »

Matthieu Échalier rappelle aussi que les bases de données doivent souvent être partiellement purgées à la suite d’erreurs lors du transfert des données. Et le dispositif doit être surveillé régulièrement. « Si un fournisseur se trompe, le gestionnaire de flotte doit s’en apercevoir et faire corriger le tir. Il doit aussi préparer les ventilations comptables avant de déverser les informations dans le système informatique de l’entreprise. Peu adapté à la comptabilité analytique, ce dernier va profiter de l’expertise du logiciel de gestion de flotte dont les informations vont s’intégrer naturellement au logiciel de comptabilité. Une fois les paramétrages en place, le gestionnaire n’a pas à y revenir. L’entreprise y gagne en précision et en temps de traitement », conclut Matthieu Échalier. À vous de jouer !