Éditeurs : les logiciels partenaires du gestionnaire

Les pages austères de cases remplies de références qui s’étirent sur l’écran seront bientôt à ranger au rayon des souvenirs. Les outils informatiques de gestion de parc gagnent non seulement en fonctionnalités mais aussi en « ergonomie » : recours aux onglets, couleurs plus subtiles, etc. Les éditeurs de logiciels pour les parcs automobiles répercutent dans leurs outils les améliorations esthétiques et fonctionnelles que chacun d’entre nous peut constater au quotidien avec ses outils connectés : de la tablette au smartphone en passant par les ordinateurs.

« Pour accompagner notre croissance, nous changeons l’aspect et les fonctionnalités du logiciel, avec une nouvelle interface autorisant une navigation encore plus fluide », confirme Olivier Rigoni, directeur associé de Pilote Gestion dont la dernière version du logiciel a été présentée aux Rencontres Flottes Automobiles.

Les logiciels misent sur la simplicité d’usage

Chez GAC Technology, l’éditeur du logiciel GAC Car Fleet, cette évolution prend la forme d’un système de « widgets » : avec ces modules personnalisés d’information, le gestionnaire peut configurer à sa manière le tableau de bord qu’il souhaite employer pour piloter sa flotte.

Une innovation significative de l’évolution fonctionnelle des logiciels : les éditeurs ne veulent plus fournir seulement des outils de compilation des données, mais proposent des dispositifs d’accompagnement du travail des gestionnaires au quotidien.

« Aujourd’hui, il est possible d’obtenir une multitude d’informations grâce aux logiciels. Pour le gestionnaire, la question reste de savoir que faire avec ces informations sous lesquelles il peut facilement se noyer. Notre rôle est de l’aider à identifier les éléments clés pour gérer sa flotte, selon les indicateurs qu’il juge pertinents, en structurant l’information », analyse Paul Duchêne, directeur commercial de Phoenix Développement.

Cette organisation de l’information prend la forme de tableaux qui synthétisent les données les plus judicieuses. Le logiciel Parck aura ainsi en 2015 une nouvelle page d’accueil avec une ergonomie améliorée qui intègre des indicateurs de gestion et d’anomalies : « Le gestionnaire peut les consulter en un coup d’œil. Il bénéficie d’alertes en fonction de son paramétrage : sur le renouvellement des contrats de location, sur les visites réglementaires ou la maintenance préventive. Il est aussi informé des anomalies sur les facturations », énumère Franck Lallet, directeur commercial d’Informakit, l’éditeur de Parck.

Des outils pour pointer anomalies et dérives

Ces bilans automatiques sont utiles au gestionnaire pour prendre ses décisions, comme effectuer au bon moment l’entretien des véhicules ou bien remédier à d’éventuelles dérives, de la part des prestataires comme des utilisateurs. « Le logiciel comprend des tableaux qui identifient en automatique les gains apportés par la gestion tout au long de l’année, poursuit Paul Duchêne pour Phoenix Développement. Il indique des données incontestables sur le coût des contrats par exemple. Les efforts du gestionnaire pour une meilleure maîtrise de sa car policy sont valorisés. Et les véhicules plus coûteux intégrés au parc sont identifiés. »

Au-delà, de nouvelles fonctionnalités poussent à une approche globale de la gestion de la flotte et aident à mettre en avant tous les coûts qui grèvent le TCO. Phoenix Développement propose de retracer l’ensemble du processus de commande pour en identifier les éventuels écueils. « Nous sommes souvent confrontés à des problèmes de respect des délais et de fluidité du workflow de commande en interne, constate Paul Duchêne. Depuis le gestionnaire qui identifie le véhicule à renouveler, déclenche la demande de renouvellement jusqu’à la livraison du véhicule, le chemin peut être complexe avec différents niveaux de validation hiérarchiques. »

Pour optimiser ce parcours, le logiciel Phoenix Développement enregistre les échanges d’e-mails en relevant les dates de réception et d’envoi. Il peut alors pointer les écarts entre les délais imposés et la réalité des pratiques, du fait des fournisseurs ou du circuit interne de validation. « Le gestionnaire s’appuie sur un tableau récapitulatif pour évaluer le délai de réaction en externe, avec une mise en avant des goulots d’étranglement des processus ou des niveaux de validation parfois trop nombreux », explique Paul Duchêne.

Le choix des outils partagés en interne

Cette évolution des logiciels vers des outils d’accompagnement quotidien du travail, est confortée par l’installation en mode SaaS (software as a service) : les logiciels ne sont plus implantés uniquement sur l’ordinateur du gestionnaire de flotte qui a la charge d’éditer des rapports, de recueillir des informations ou d’alimenter l’outil en données. « Au contraire, ces outils sont partagés par les différents services qui interviennent sur la flotte. Le gestionnaire de parc, les services généraux ou encore la DRH, la comptabilité, etc. auront accès, en fonction de leur profil, à l’intégralité des informations ou à certaines fonctionnalités », indique Olivier Rigoni pour Pilote Gestion.

À la fin du premier semestre 2015, Informakit, l’éditeur du logiciel Parck, commercialisera aussi une déclinaison en mode SaaS avec Parck Analytics. « Les interlocuteurs de la gestion de parc se font toujours plus nombreux : RH, contrôleurs de gestion, comptabilité, direction financière ou direction générale, détaille Franck Lallet. Parck Analytics leur permet de suivre en temps réel des grilles de statistiques sur l’ensemble de la flotte depuis n’importe quel navigateur. » Les utilisateurs pourront disposer des informations clés sur la flotte : composition, analyse et évolution des coûts, émissions de CO2, usage des véhicules, etc.

Des outils encore plus lisibles et synthétiques

De son côté, InfoParc offre une solution similaire : « Ces dernières années, nous avons fait évoluer notre produit vers des synthèses automatisées qui s’affichent dès la connexion, avance Jean-Michel Julian, directeur commercial d’InfoParc, l’éditeur du progiciel SIP2. En fonction de leurs droits, sans générer de requêtes, les gestionnaires peuvent consulter des indicateurs de la flotte sur l’empreinte carbone, sur le TCO détaillé ou encore sur les statistiques de consommation des trois dernières années. C’est un système que nous continuons d’étoffer. »

Cette transformation des logiciels en des outils capables de fournir des informations synthétisées adaptées aux utilisateurs entraîne une évolution logique : de plus en plus de petites flottes s’en équipent. La simplicité d’usage du produit constitue aussi un vecteur de sa diffusion croissante. « Le fonctionnement de notre logiciel peut se paramétrer en une demi-heure pour une utilisation directe. Pilote Gestion convient aux entreprises qui possèdent entre 50 et 500 véhicules et n’ont pas forcément besoin d’un produit très compliqué et souvent difficile à apprivoiser », argumente Olivier Rigoni qui défend son outil.

Autre motivation des gestionnaires de petites flottes à s’équiper : la volonté toujours plus forte des entreprises et des collectivités de dégager des gains sur le poste automobile. « Nous sommes sollicités par des flottes plus modestes, de moins de 100 véhicules, pour lesquelles il y a nécessité de réaliser des économies », confirme Franck Lallet pour Informakit.

Autre raison qui pousse ces flottes plus modestes à recourir à un outil de gestion : la multiplication des loueurs. « Aujourd’hui, dès 50 véhicules, la flotte peut être multi-loueurs », souligne Jean-Charles Martin, directeur business development de GAC Technology. À noter que depuis 2014, l’éditeur intègre des grilles de fluidité, « avec la possibilité de charger différentes grilles pour les comparer. »

Pour commercialiser leurs outils de gestion de flotte auprès des entreprises et des collectivités, les éditeurs jouent aussi la carte de l’innovation constante. Là encore, le but reste d’accompagner les responsables de parc dans leurs tâches quotidiennes, et plus généralement dans l’évolution des modes de travail.

« Nos clients sont souvent des groupes avec des cellules de gestion de flotte qui servent de centrale d’achat », note Jean-Michel Julian chez InfoParc. Pour ces modes d’organisation, l’éditeur a développé, en 2014, un module de gestion des contrats ventes et refacturations en termes fixes et variables. Ce module peut générer une facture ensuite envoyée vers les ERP comptables, ou bien encore un compte d’exploitation qui détaille les dépenses et les recettes par client ou filiale facturée, par véhicule, etc.

L’innovation comme argument de vente

Autre innovation chez InfoParc, un module de gestion des budgets de renouvellement et/ou d’extension de la flotte, bientôt disponible : « En amont des commandes, il réalisera des simulations financières de lots de véhicules, les mémorisera et pourra générer des pré-commandes à partir des budgets retenus », reprend Jean-Michel Julian.

S’adapter à l’évolution de la demande des entreprises, c’est aussi diversifier les compétences de l’outil. GAC Technology a ouvert son logiciel à d’autres types de parc : « Ce sont souvent les mêmes directions qui s’occupent des véhicules, des télécoms et de l’immobilier, c’est pourquoi nous proposons des solutions pour ces trois postes », pointe Jean-Charles Martin.

De la gestion des flottes à celle des télécoms…

En 2015, GAC Technology prévoit aussi d’intégrer à la gestion de flotte celle des engins de manutention. « Et après avoir offert la possibilité d’intégrer les données des loueurs, les facturations, les informations liées aux carburants, nous allons désormais effectuer le transfert des données dans l’autre sens : vers les loueurs », annonce Jean-Charles Martin. Difficile d’en savoir plus sur cette fonctionnalité dont l’éditeur réserve l’exclusivité à sa clientèle.

Chez Informakit, enfin, on innove avec « web amendes », un logiciel commercialisé dans le courant de l’année : « Toute entreprise est confrontée à la gestion des amendes dont le nombre est croissant et dont le traitement prend plus en plus de temps aux gestionnaires et aux services concernés, indique Franck Lallet. Il existe des éléments pour suivre les amendes dans Parck mais il nous a paru opportun de proposer un outil internet spécifique pour faire gagner du temps au gestionnaire. » Outre le suivi des amendes, on trouvera dans cet outil la gestion des courriers types et des statistiques sur les infractions.

Extension des compétences et des domaines d’intervention des outils informatiques : en accompagnant les gestionnaires dans leur quotidien, les logiciels évoluent aussi à la mesure de leurs responsabilités croissantes.