EES – Clemessy Services : la dématérialisation en pilote

On n’est jamais si bien servi que par soi-même. Pour mener à son terme la dématérialisation initiée avec ses prestataires, le groupe Eiffage a développé un logiciel propriétaire de gestion des matériels baptisé eMAT, avec un module important destiné à la gestion de flotte. EES – Clemessy Services (Eiffage Énergie Systèmes – Clemessy Services), l’une des filiales du groupe Eiffage, en bénéficie pour la gestion des échanges avec les loueurs, les constructeurs automobiles, les aménageurs de VUL, les pétroliers, et avec l’Antai (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) pour une gestion simplifiée des amendes. EES – Clemessy Services est à la tête d’un parc de 1 100 véhicules, soit 200 VP et 900 VS et VUL. « À travers l’outil eMAT, nous allons encore poursuivre la dématérialisation », explique Jean-Pierre Roux, responsable national des services généraux.

Les constructeurs en tête de liste

Les constructeurs automobiles ont été les premiers à numériser les échanges avant que Total et l’Antai ne s’y mettent, suivis par les aménageurs. Pour EES – Clemessy Services, le gain de productivité se veut particulièrement important. Quand une demande mettait plusieurs jours à être instruite, il suffit maintenant de quelques minutes. L’efficacité dans la traçabilité des échanges et du pilotage de la flotte en sort renforcée, tout respectant la politique environnementale interne.

Avec les constructeurs, la dématérialisation porte sur les commandes, la facturation et l’obtention de devis en ligne. Dorénavant, EES – Clemessy Services n’a plus à échanger avec eux pour obtenir un chiffrage : le devis numérique intègre tous les équipements selon une référence commune aux loueurs longue durée, aux constructeurs et à l’aménageur. Cette fonctionnalité de devis en ligne existe depuis l’an dernier.

Avant la dématérialisation et pour les aménagements de ses VUL, EES – Clemessy Services devait identifier les accessoires et définir le type de montage souhaité. Le service en charge du pilotage de la flotte recueillait les attentes des services concernés et des utilisateurs, et consultait les catalogues papier des aménageurs pour trouver les références capables de répondre aux besoins. Le processus était fastidieux.

Aujourd’hui, avec les catalogues en ligne, EES – Clemessy Services a gagné trois jours sur les processus et maîtrise davantage le coût de ses aménagements. Ces derniers répondent plus efficacement et avec précision aux besoins réels exprimés par les différents services et par leurs collaborateurs.

Un travail d’équipe en interne

En cours de déploiement, le logiciel eMAT va pousser la dématérialisation encore plus loin. Pour aller au bout de celle-ci, les services généraux en charge du pilotage de la flotte ont collaboré avec la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information (MOA SI) du groupe Eiffage, le service des achats et celui du matériel. Les ressources humaines sont également intervenues puisque les VP constituent un des éléments de la politique de rémunération. Quant à la direction générale, elle a donné son approbation à chaque étape du projet.

« Nous avons évalué les gains potentiels et avons beaucoup communiqué avec les collaborateurs qui, pour les services généraux, sont en quelque sorte des clients, précise Jean-Pierre Roux. Nous nous devons de leur apporter davantage en matière de service. Élément important : la dématérialisation devait avant tout se concentrer sur les tâches les plus chronophages. »

« Tous les moyens ont été déployés pour que le projet soit mené dans de bonnes conditions, souligne Jean-Pierre Roux. Des spécialistes de l’éditeur de l’outil ont ainsi œuvré au déploiement de la solution, en partenariat avec la direction des services informatique (DSI) dès les premières phases du projet. »

Quant au retour sur investissement, EES – Clemessy Services peut en appréhender seulement une partie puisque le projet a été mené à l’échelle du groupe Eiffage et dépasse donc son périmètre de compétence. Désormais, de multiples actions sont pilotées à partir de ce seul outil.

Un apport pour la sécurité routière

« Lorsqu’eMAT sera complètement en service, nous aurons une vision globale des résultats et des différentes entités avec un contrôle interne de toute la gestion, fait valoir Jean-Pierre Roux. Nous saurons dans l’instant si une machine, un véhicule et ses équipements sont enregistrés en conformité avec la réglementation. »

Cette démarche vaut pour le contrôle technique des véhicules standards, celui des chronotachygraphes et des hayons des véhicules industriels, pour le respect de la législation dans le cadre du transport de matières dangereuses, etc. « La sécurité de nos collaborateurs passe avant tout, avance Jean-Pierre Roux. Nos contrôles sont plus poussés pour que les véhicules soient en bon état et limitent les risques d’accident. »

Au nombre des prestataires d’EES – Clemessy Services, les grandes entreprises ont été les premières à se poser la question de la dématérialisation. Les constructeurs automobiles étaient en avance sur les PME mais, selon Jean-Pierre Roux, ces dernières y viennent car la dématérialisation devient une évidence pour tous les professionnels.

« La dématérialisation est importante et elle est véritablement dans l’air du temps, estime Jean-Pierre Roux. La faculté d’un prestataire à offrir des services dématérialisés devient un critère de choix dans les appels d’offres. Si elle n’est pas au rendez-vous, son mode de fonctionnement ne sera pas en adéquation avec le nôtre, poursuit ce responsable. L’absence de dématérialisation est devenue un point négatif. Tous nos prestataires sont maintenant engagés dans ce chemin. »

La télématique en ligne de mire

EES – Clemessy Services veut aller encore plus loin dans la dématérialisation et l’entreprise s’est engagée dans la voie de la télématique. Le but : gérer à distance et en temps réel les véhicules, optimiser leur maintenance, recevoir des alertes en temps réel, en même temps que le conducteur en cas de dysfonctionnement, et optimiser ainsi les dépenses. La numérisation au bout de sa logique.