Enquête covid-19 : les gestionnaires de flotte gardent le cap

Dans le cadre de notre enquête, 264 gestionnaires de flotte lecteurs du magazine Flottes Automobiles ont répondu à un questionnaire en ligne entre le 24 avril et le 5 mai 2020. Nous les en remercions chaleureusement. Ceux-ci travaillent principalement au sein d’un service dédié au parc automobile (16,3 %), d’un service achats (14,4 %), de services généraux (12,1 %) ou bien de la direction (10,6 %).

Ces gestionnaires font majoritairement partie d’une entreprise de taille intermédiaire (42 %) ou d’une PME (22 %). 9 % d’entre eux sont toutefois employés dans une grande entreprise et 1 % dans une microentreprise. Leurs employeurs appartiennent surtout au secteur privé (61 %) et au secteur tertiaire (53 %). Enfin, ces sondés gèrent des parcs de tailles variées, avec 22 % de flottes comptant moins de 50 véhicules, 20 % entre 51 et 100 véhicules, 34 % entre 101 et 500 véhicules et enfin 25 % plus de 500 véhicules.

Premier enseignement : la grande majorité des flottes (78,4 %) continuaient à rouler à la date de cette enquête, malgré le confinement. Mais parmi celles-ci, seules 6,7 % étaient encore opérationnelles à 100 %. Dans la plupart des cas (62 %), moins de 50 % du parc circulait encore ; et 20 % des répondants ont indiqué que moins de 10 % des véhicules étaient en service.

Garantir l’opérationnalité de la flotte

En conséquence, la première priorité de nos lecteurs a sans surprise été de garantir l’opérationnalité de leur flotte afin d’assurer la continuité du service ou de mettre les véhicules en sécurité pendant le confinement. Avec un autre objectif : gérer les dépannages et les urgences, mais aussi effectuer les entretiens, les maintenances et les contrôles réglementaires dans les temps. De nombreux répondants ont de fait suivi de près les prestataires ouverts, en particulier les garages. En pratique, 35 % des flottes ont reporté en totalité les contrôles techniques de leurs véhicules durant le confinement, tandis que 30 % ne l’ont fait que partiellement et 29 % les ont maintenus.

En outre, si 52 % des répondants ont réussi sans problème à faire réparer leurs véhicules pendant le confinement, 40 % ont rencontré des difficultés. En cause : la fermeture des garages et des délais importants dans les établissements ouverts – qui accueillaient en priorité les véhicules assurant des missions essentielles –, mais aussi l’absence de passage d’expert en cas de sinistre. Certains répondants, dont ceux qui possèdent des garages intégrés, ont de plus pointé le manque de pièces détachées.

Des mesures sanitaires

En parallèle, les responsables de parc ont mis l’accent sur les mesures sanitaires. Pour les flottes encore en circulation, il a fallu mettre à disposition des utilisateurs du gel hydroalcoolique et des masques, et assurer la désinfection des véhicules après usage, surtout pour les véhicules partagés, en formalisant des protocoles. Au moment de l’enquête, 69 % des sondés prévoyaient ainsi des mesures sanitaires pour sécuriser les véhicules et protéger leurs usagers. Le plus souvent, il s’agissait des mesures barrières préconisées par le gouvernement telle la distanciation physique, par exemple en limitant le nombre de personnes par véhicule, voire en affectant un véhicule à un seul conducteur. Un véhicule souvent équipé d’un kit de protection individuel avec masque, gants et gel hydroalcoolique ou bien eau et savon, et de matériel de désinfection.

Le nettoyage est généralement obligatoire lors du transfert d’un véhicule, avec des procédures strictes pour ne rien oublier : poignées, commandes, levier de vitesses, etc. Des flottes ont aussi choisi d’immobiliser le véhicule durant à plusieurs jours entre deux conducteurs. L’un des répondants a indiqué recourir à des parois de séparation dans ses véhicules taxis ; un autre était en réflexion quant à l’installation de parois similaires entre chaque siège.

Des entrées et sorties perturbées

Enfin, les gestionnaires de flotte ont aussi travaillé en priorité sur la gestion des entrées et sorties de véhicules. Selon les situations, il a fallu annuler ou suspendre les livraisons, les commandes, voire les restitutions, avec à la clé un travail sur l’ajustement des contrats, notamment de location, et la programmation des nouvelles opérations. D’autres ont profité de la période pour mener à bien des cotations et passer des commandes.

En pratique, la majorité des sondés n’a pas reporté ou annulé les appels d’offres liés aux véhicules (56 %), mais 30 % ont tout de même choisi de les repousser, majoritairement de deux à quatre mois. La tendance est similaire pour les commandes : si 28 % des sondés les ont reportées, généralement d’environ quatre mois, près de 62 % les ont maintenues. Seule une minorité a purement et simplement annulé appels d’offres (6 %) et commandes (4 %).

En revanche, plus de la moitié des répondants ont été contraints de reporter les livraisons (52 %) et les restitutions (54 %) de véhicules après le déconfinement ; et quelques-uns, environ 3 %, les ont annulées. De ce fait, 36 % des sondés ont indiqué qu’ils avaient rallongé les contrats de leurs véhicules en location et 28 % qu’ils conserveraient plus longtemps que prévu leurs véhicules en propriété, en général jusqu’à six ou douze mois supplémentaires dans les deux cas. Avec parfois quelques astuces, comme celle de ce répondant qui a établi une rotation des véhicules entre salariés en fonction des lois de roulage.

Malgré ces difficultés, 76 % des répondants n’ont ni reporté ni suspendu les échéances financières de leurs véhicules. Au final, si 34 % des répondants pensent que la crise sanitaire va entraîner une diminution du TCO de leur flotte, 25 % considèrent qu’il n’y aura aucun impact et 20 % anticipent au contraire une hausse.

La communication en question

De manière globale, les gestionnaires de flotte ont dû informer les conducteurs, entre autres sur les processus à suivre pour entretenir leurs véhicules, la restriction de leurs déplacements, les mesures sanitaires à appliquer, les opérations de renouvellement ou simplement pour maintenir le contact.

Ils ont également dû communiquer avec leurs prestataires, avec des résultats mitigés : seuls 45 % des sondés ont indiqué que leurs prestataires (loueurs, constructeurs et fleeteurs entre autres) avaient cherché à apporter des solutions aux difficultés rencontrées durant le confinement. Ils ont apprécié que ces prestataires restent disponibles et communiquent avec eux.

Certains ont bénéficié de reports des loyers ou de prolongations des contrats, voire de prêts de véhicules et de prises en charge prioritaires en cas de panne ou d’accident. Les procédures dématérialisées, telles que la commande par e-mail sans signature ou la restitution virtuelle, ont pareillement été bien reçues. À l’inverse, 47 % des répondants se sont déclarés insatisfaits de leurs prestataires, avec pour principaux griefs une communication tardive ou inexistante et un manque de proactivité.

Néanmoins, la majorité des sondés (56 %) estime que leurs prestataires ont bien su communiquer. Durant cette période, 56 % d’entre eux ont privilégié l’e-mail comme canal de communication avec leurs fournisseurs, devant le téléphone (22 %) et l’appel vidéo (4 %).

Enfin, souvent contraints de télétravailler, parfois au chômage partiel, des responsables de parc en ont profité pour effectuer un travail de fond : mise à jour des dossiers, des bases de données, des outils de gestion ou bien encore finalisation de la car policy ou des commandes, voire audit de la flotte.

Des objectifs inchangés pour 2020

Les responsables de parc interrogés nous ont aussi livré leurs projets pour la suite, et particulièrement la sortie du confinement. À la date de l’enquête, 48 % d’entre eux réfléchissaient d’ores et déjà à un plan de reprise de l’activité de la flotte.

Post-confinement, la majorité des sondés (57 %) anticipait ainsi un retour à la normale pour le nombre déplacements en voiture. Cependant, près de 27 % voulaient limiter les trajets en voiture de leurs collaborateurs après le confinement. À noter qu’une minorité (8 %) pensait au contraire privilégier la voiture afin de limiter les transports en commun.

L’enquête révèle enfin que les gestionnaires de flotte ne perdent pas leur cap. Une large majorité d’entre eux ne compte pas modifier leurs objectifs 2020 suite à la crise sanitaire, qu’il s’agisse de verdir le parc (64 %), de réduire les coûts (53 %), d’opter pour de nouvelles solutions de mobilité (66 %), de revoir la car policy (57 %), de changer de fournisseurs (66 %) ou de déployer de nouveaux outils de gestion de flotte (69 %). De plus, 73 % des sondés laisseront la taille de leur parc inchangée ; seuls 14 % envisagent de la revoir à la baisse.

Les responsables de parc ne vont pas moins tirer des leçons de cette période inédite : 60 % d’entre eux ont en effet indiqué que cette crise leur avait permis d’envisager des opportunités ou de mener des réflexions utiles.

Remise en cause des méthodes de travail, prise de recul, découverte de nouveaux outils, réflexion sur la transition écologique : les pistes sont nombreuses. « Il est possible de travailler sans avoir à se déplacer systématiquement chez un client ou un fournisseur en employant des outils tels que la vidéo conférence, note l’un des répondants. On pourrait envisager plus de télétravail et moins de trajets systématiques. » À suivre…