Se contenter d’Excel ou s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte ? Installer le logiciel directement sur les disques durs des ordinateurs des utilisateurs ou opter pour un accès via internet ? Se limiter à la flotte automobile ou couvrir d’autres parcs comme ceux des téléphones mobiles ? Pour le client comme pour les utilisateurs au quotidien, la variété des propositions des éditeurs du marché suppose de définir avec soin en amont ses attentes et l’usage qui sera fait de l’outil.
Chez Still, distributeur d’engins industriels, l’arbitrage pour le logiciel SIP2 s’est appuyé sur la volonté de trouver un outil efficace et rapidement exploitable, qui puisse non seulement se substituer à Excel mais surtout qui prenne le relais des loueurs comme source d’informations sur la flotte. « Nous travaillions auparavant avec Excel, sur la base des informations du loueur, ce qui nous donnait une vision tronquée, avance Marie Horiot, responsable achats et services généraux, à la tête de 600 véhicules répartis entre 400 VU et 200 VP. Une étude de marché nous a conduits à choisir SIP2 parce que ce logiciel correspondait à notre besoin. »
Au sein de l’Institut national de la recherche agronomique, l’Inra, la sélection du futur logiciel s’est faite par le biais d’un appel d’offres. Avec un cahier des charges très précis que détaille Pascal Valentin, directeur des services déconcentrés d’appui à la recherche de l’organisme public.
Définir les besoins pour sélectionner l’outil
« Le logiciel devait intégrer les obligations réglementaires et les besoins opérationnels de l’établissement : le type de véhicules et la volumétrie de la flotte. Il devait permettre la gestion nationale du parc par agrégation des bases locales. Par simple requête, nous devions être capables d’extraire des éléments quantitatifs et qualitatifs du parc. Nous voulions aussi pouvoir calculer les coûts, suivre la gestion technique des véhicules, optimiser la loi de roulage », énumère Pascal Valentin. Autre impératif pour l’Inra : s’appuyer sur un outil qui gère aussi les pools de véhicules.
Autre configuration et autres critères de choix : ceux d’une collectivité comme le conseil général de la Dordogne : « Jusqu’en 2010, nous recourions à un logiciel ancien d’une vingtaine d’années, très peu convivial. En 2010, nous avons investi dans un produit plus moderne : le logiciel Atal en mode SAS. C’est un outil indispensable pour gérer une flotte de plus de 1 000 véhicules », explique Pascal Reversat, responsable du parc automobile départemental qui compte 1 100 véhicules dont 850 véhicules immatriculés.
Outre le suivi des événements traditionnels tels que l’immatriculation ou le contrôle technique, il était important pour cette collectivité de disposer d’un outil pour connaître les étapes de réparation des véhicules. Ces réparations sont effectuées en interne par un atelier d’une vingtaine de mécaniciens, avec un poids financier important dans la gestion.
Assurer un suivi au plus près des coûts
« Chaque constat fait l’objet d’un ordre de réparation, indique Pascal Reversat. Nous réalisons un suivi analytique du coût de chaque engin qui inclut les amortissements, le coût de l’assurance, le temps de main-d’œuvre passé ; il indique aussi l’agent qui s’en est occupé, les pièces détachées, la sous-traitance lorsque c’est le cas. »
Cette préoccupation du suivi des réparations en interne ne se retrouve bien sûr pas dans la majorité des entreprises utilisatrices de logiciels. Chez Still, c’est plus la volonté de contrôler des contrats de location qui se pose comme l’une des priorités. « Aujourd’hui, nous travaillons avec deux loueurs, nous avons une meilleure maîtrise des coûts et une vision globale du parc. Avec le logiciel, nous pouvons inclure tous les véhicules dans la base de données. Nous suivons le véhicule de A à Z avec intégration des factures. Nous pouvons savoir quel loyer nous payons pour quel véhicule », décrit Marie Horiot.
Pour Still, le logiciel amène de fait une plus grande rigueur dans la gestion des contrats de location et pour l’ensemble des frais liés à la flotte. « Nous connaissons au mois la consommation moyenne du véhicule et nous pouvons comparer avec les autres véhicules de même modèle pour voir s’il existe des anomalies », poursuit Marie Horiot.
Avec les données stockées dans le logiciel SIP2, il est aussi possible pour Still d’obtenir un historique détaillé des frais sur l’ensemble du cycle de vie du véhicule : « quand il a été en maintenance, quelle consommation il a eue, quel conducteur l’a employé, combien il y a eu d’amendes et pour quelles raisons, énumère la responsable. Cela livre une analyse assez fine que nous ne pourrions pas avoir avec les seules informations apportées par les loueurs. »
Mieux consolider les données de la flotte
Le bénéfice des informations récoltées et traitées par le logiciel se répercute sur l’ensemble des acteurs de l’entreprise ou de la collectivité impliqués dans la gestion du parc. « Nous pouvons dresser un bilan annuel du coût des engins pour en informer la direction et présenter l’évolution des charges », note Pascal Reversat, pour le conseil général de la Dordogne.
Cette contribution de l’outil peut aussi se traduire par un gain de productivité pour les services concernés : « Pour le calcul de la TVS, très laborieux pour toutes les entreprises, un module génère le montant pour la flotte d’une seule touche, complète Marie Horiot pour Still. C’est un gain de dix jours de travail pour la comptabilité. »
Si les utilisations varient suivant les entreprises ou les collectivités, toutes partagent un objectif : optimiser la gestion des coûts. « Nous demandons régulièrement des avoirs à nos loueurs suite des anomalies de facturation. La première année d’utilisation du logiciel, cela représentait une somme conséquente », constate Marie Horiot.Une gestion optimisée au quotidien amène aussi à envisager de nouvelles pistes d’amélioration du TCO de la flotte. « En 2014, je m’étais fixé l’objectif de diminuer les frais de restitution que j’ai pu piloter grâce au logiciel, rappelle la responsable de Still. D’autres pistes sont envisageables comme la réduction de l’accidentologie, de la consommation, etc. »
Au sein du conseil général de la Dordogne, la possibilité de gérer les pièces détachées à travers le logiciel constitue la garantie d’une meilleure maîtrise des dépenses sur ce poste « qui pèse environ 1 million d’euros par an », pointe Pascal Reversat.
Veiller à la bonne alimentation de l’outil en données
Mieux connaître les dépenses pour améliorer encore le TCO de la flotte : les exemples qui précèdent tendent aussi à montrer que les bénéfices d’un logiciel restent à la mesure de la fiabilité des données qu’il traite. Un outil informatique n’est jamais un outil miracle. De nombreuses informations peuvent être récoltées automatiquement par le système (grilles de fluidité, relevés kilométriques, bases de données Jato, etc.) qui demande aussi à être alimenté par des données spécifiques à la flotte. « Il faut une certaine rigueur pour “faire vivre“ le logiciel, pointe Marie Horiot pour Still : l’alimenter en données, y intégrer tous les incidents qui ont pu se produire. C’est un gros travail », conclut la gestionnaire. Mais un travail qui vaut le coup.
