Pour les plus petits parcs, Excel a sa logique. « Nous avons étudié l’éventualité de faire appel à un outil spécialisé. Mais le coût du logiciel ne se justifiait pas compte tenu de la taille du parc », explique Christophe De Peretti, gestionnaire de la flotte du Groupe Henner. Ce spécialiste de l’assurance s’appuie sur une centaine de VP en LLD, employés comme véhicules de fonction.
Si le tableur évite les frais liés à un logiciel de gestion, il demande néanmoins des « mises à jour » régulières effectuées par les utilisateurs eux-mêmes. « Le tableur, comme tout autre outil de gestion de flotte, doit évoluer, poursuit Christophe De Peretti. De manière continue, nous le mettons à jour et y apportons des modifications : nous intégrons des informations utiles, d’autres disparaissent, etc. ».
Mais les éléments suivis sur Excel sont identiques à ceux d’un logiciel classique : « Nous entrons la liste des collaborateurs, les modèles des véhicules, les immatriculations et les lois de roulage. Nous avons aussi un suivi kilométrique pour connaître, via une formule, la dérive en pourcentage. Cela nous donne un regard sur les contrats en cas de sur- ou sous-roulage », décrit Christophe De Peretti.
Le tableur aide aussi à anticiper les dates de fin de contrat. Pour prévoir au mieux les échéances, ces dates sont entrées dans le tableur, tout comme les éventuels mouvements de personnel à venir dans le Groupe Henner. Enfin, le tableur sert à calculer l’avantage en nature des conducteurs.
Excel : des atouts et des limites
« Nous renseignons aussi le loyer du véhicule et son prix remisé. Ces informations nous permettent de calculer, à l’aide d’une formule, l’AEN à déclarer pour chaque collaborateur », indique Christophe De Peretti.
Mais toutes les entreprises ne se limitent pas au tableur pour suivre leur flotte, notamment lorsque celle-ci comprend des matériels multiples. C’est vrai d’Evesa, en charge de l’éclairage public à Paris, dont la flotte compte environ 170 équipements très divers (voir le reportage et l’encadré ci-dessous). « Nous devons tenir compte des contraintes légales et techniques du matériel installé sur les utilitaires et les poids lourds : cela demande de gérer deux contrats différents simultanément pour un seul véhicule, ce qui n’est pas possible avec Excel », expose la responsable du parc, Claudia Almeida. Autre spécificité : « Nous avons des véhicules qui fonctionnent en 3/8 ; ils sont attribués à six personnes. Ce serait également compliqué à gérer avec Excel. »
Mais toutes les entreprises ne sautent pas le pas de l’outil spécifique. Au sein du groupe 2BR Mobilité, un transporteur de personnes à mobilité réduite, l’ERP centralise les données sur les tournées des chauffeurs, organise la facturation aux clients et les paiements. En parallèle, 90 % des 2 500 véhicules ont été équipés en télématique embarquée. Mais Excel reste un outil privilégié pour traiter les données de la flotte dont celles remontées justement par la télématique (voir le témoignage de Jean-Charles Houyvet, groupe 2BR Mobilité).
Un accès pour tous avec Excel
« Nous pouvons générer des rapports exportés sous Excel en croisant différentes données, comme le kilométrage théorique de la mission et le kilométrage réel effectué par le véhicule, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle », note Jean-Charles Houyvet, directeur du parc de 2BR Mobilité. Et le tableur ne présente pas seulement l’avantage de pouvoir traiter toutes sortes de données, il a aussi l’intérêt de créer des fichiers ensuite consultables par tous les autres services de l’entreprise.
Passer d’Excel à un outil de gestion
Lors de l’arrivée de Claudia Almeida chez Evesa, le parc était suivi avec un tableur. Le passage à l’utilisation de SIP2 a aussi correspondu à un changement d’organisation. « Jusqu’à il y a quatre ans, les matériels d’Evesa étaient gérés par la centrale d’achat de l’un de nos actionnaires et nous n’avions pas à disposition toutes les informations contractuelles », rappelle cette responsable.
Evesa est en effet le fruit de la réunion de Bouygues Énergies & Services, Vinci Énergies, Satelec et Aximum. Dans ce mode d’organisation, la demande d’achat était envoyée puis le matériel réceptionné, mais aucune visibilité n’était donnée sur la partie contractuelle. L’arrivée de nouveaux gestionnaires de flotte a traduit une volonté de l’entreprise de reprendre en main la gestion de son parc et a logiquement débouché sur l’acquisition du logiciel spécialisé en substitution à Excel.
« Cela nous a pris un mois, relate Claudia Almeida. Le service informatique de SIP2 nous a fourni des trames de base de données que nous avons dû remplir, avec les données administratives, techniques et contractuelles : références loueurs, dates de livraison, paramètres durée/kilométrage, loyers, modèles, etc. » À la clé pour Evesa, une meilleure visibilité sur le parc et une plus grande facilité pour sortir un état de parc, avec la liste des matériels, des données financières et kilométriques, un bilan carbone, un TCO, un PRK, un suivi des sinistres ou des contraventions.
