Externalisation : le menu ou la carte

Passer par un loueur ou par un fleeter ? La question n’est pas anodine. Que la flotte soit en LLD ou à l’achat, les deux formules répondent à la demande. « Nous pouvons prendre en charge la gestion d’un parc, quel que soit le financement, y compris si le client est en achat ou multi-loueurs », explique Barbara Gay, directrice du consulting d’Arval France.

Pour cette dernière, l’externalisation comprend trois niveaux : le premier consiste « à gérer l’ensemble des conducteurs et des véhicules, ce qui comprend la mise en place de la car policy, le choix des modèles, la gestion des commandes et des livraisons, puis les prestations choisies par le client : maintenance, réparations, assistance et véhicule relais, carte carburant, etc. Ce qui peut se pratiquer lorsque la flotte est en achat. »

Une externalisation à plusieurs niveaux

Le deuxième niveau inclut en sus « une dimension de conseil afin d’optimiser le budget, tandis que le troisième revient à externaliser l’ensemble de la dynamique de la gestion du parc. Cependant, tout peut se séquencer selon l’organisation interne du client, d’une externalisation partielle à totale », ajoute Barbara Gay.

Parmi les avantages de la formule : une seule facture à la clé, prestations externalisées comprises. Le loueur qui pratique le fleet management joue alors ses deux cartes maîtresses, outre son expertise en location : sa capacité à prendre en main des prestations et à gérer une flotte.

« Cela amène à construire un ensemble de solutions de prestations et d’externalisation », reprend Barbara Gay. Qui note un intérêt de plus en plus marqué des entreprises : « Actuellement, dans notre département consulting, une demande d’étude sur deux concerne l’externalisation. Il y a encore deux ans, cela ne concernait qu’un tiers des demandes. »

Des loueurs comme Arval France misent plus sur la LLD avec externalisation que sur le fleet management au sens strict. Ce loueur gère environ 13 000 véhicules en fleet management alors que son parc en LLD dépasse les 290 000. Parmi les acteurs de la LLD, seul ALD Automotive suit une flotte importante en fleet management avec les 65 000 véhicules de l’État, essentiellement en achat (voir l’encadré ci-dessous). Alors, loueur ou fleeter ? « Dans l’hypothèse où le client fonctionne en LLD, il est difficile pour son loueur, alors juge et partie, de conseiller une mise en concurrence », pointe d’emblée Pascal Dupont, gérant de MoPlus, à la tête d’environ 1 000 véhicules en fleet management.

Un loueur et/ou un fleeter ?

« Certains pensent que tout se fera naturellement en passant par un loueur et que le loueur plus le fleeter font doublon. Mais un loueur ne va pas proposer de réduire la taille du parc, ce qui est parfois un premier palier nécessaire, ni revérifier ses propres factures, ni conseiller de passer par un concurrent !, rappelle Pascal Dupont. Second préalable : une fois que le client a intégré la nécessité de renforcer la gestion de sa flotte et de ses processus, il doit faire un choix : gérer en interne ou en externe. »

Quelle mise en concurrence ?

L’importance de la mise en concurrence des loueurs et des prestataires comme levier d’économie légitimerait donc le travail du fleeter au sens strict, parce qu’il ne mélange pas les genres : « Nous prenons en charge la gestion administrative mais pas technique. Aucun flux financier ne passe par nos mains. Si la flotte est en LLD, prestations comprises, le loueur continue à facturer le client. Tout comme pour l’assurance ou les pneus si ceux-ci sont pris à part », souligne Maxime Sartorius, dirigeant du fleeter Direct Fleet.

« Nous ne concurrençons pas les loueurs, certains d’ailleurs nous envoient des clients. Mais nous prenons en charge le travail du gestionnaire de flotte. Nous facturons en honoraires notre temps, nos outils et nos conseils, poursuit Maxime Sartorius. Principal atout : nous n’avons pas d’intérêts cachés. Nous ne bénéficions pas de ristournes et sommes totalement indépendants » (sur les leviers de baisse des coûts, voir notre article).

Petits, moyens ou grands comptes, « tous peuvent trouver un avantage à l’externalisation, affirme Barbara Gay pour Arval. Prenons une entreprise qui dispose d’une dizaine ou d’une vingtaine de véhicules. C’est souvent le dirigeant multi-casquettes qui s’occupe du parc, à côté de ses autres responsabilités. Il a alors tout intérêt à déléguer la gestion de la flotte à un expert. »

Qui est concerné par l’externalisation ?>

« Prenons également une entreprise qui a des véhicules sur tout le territoire. Il est pertinent de faire appel à un spécialiste garant de l’unité de l’ensemble du processus de gestion, à Lille comme à Toulouse. Une harmonisation nécessaire en cas de rachats de sociétés qui n’ont pas les mêmes prestataires ou loueurs, et les mêmes modes de gestion », complète Barbara Gay.

Pour Pascal Dupont de MoPlus, il existe plusieurs préalables pour passer le pas du fleet management : « L’entreprise doit prendre conscience qu’une flotte coûte cher, soit environ 10 000 euros par véhicule et par an, soit 1 million d’euros pour 100 véhicules. Elle doit aussi savoir qu’il n’y a pas d’économie sans gestion, voire sans bonne gestion. » La cible du fleeter ? « Plus précisément des parcs entre 30 et environ 500 véhicules. Les plus grands parcs peuvent décider de gérer en interne car leur volume autorise l’emploi d’une personne à plein temps. Mais sous les 500 véhicules, il est rare de trouver un poste à temps complet sur cette fonction. Or les besoins des conducteurs, c’est toute la journée », fait remarquer Pascal Dupont.

« Sous les 50 véhicules, la gestion se fait moins complexe et le recours au fleeter se justifie moins », constate Patrice Nahmias, président d’ERCG. Ce fleeter gère pour compte 25 000 véhicules en France et 15 000 en Belgique ; sa plate-forme logicielle de gestion couvre 65 000 véhicules.

Icade, spécialiste de l’immobilier qui emploie 1 100 personnes, a franchi le pas de l’externalisation : « Nous avions un poste à mi-temps pour la gestion de la flotte. Nous avons décidé en interne de recentrer les moyens sur notre activité et sur des compétences métier à plus forte valeur ajoutée », rappelle Jérôme Delaroche, directeur délégué des ressources humaines.

Avec 400 véhicules en parc, Icade était arrivé à un moment charnière. « C’était trop pour continuer à suivre en direct des prestataires avec une gestion sur tableur Excel, mais pas assez pour employer des moyens plus sophistiqués en interne. J’ai croisé le fleeter Direct Fleet aux Rencontres Flottes Automobiles et je l’ai retenu après un appel d’offres. »

« Il existe une caractéristique commune aux entreprises qui externalisent : elles arrivent au constat que la gestion de flotte n’est pas leur cœur de métier et prennent conscience qu’elles n’ont pas nécessairement les moyens et les capacités en interne pour suivre le parc de manière optimale », confirme Patrice Nahmias pour ERCG

Se recentrer sur son cœur de métier

« Avec la gestion en externe, la personne auparavant chargée du parc en interne devient plus un gestionnaire global de la mobilité », avance Barbara Gay pour Arval. Un changement de casquette qui conduit à abandonner des tâches administratives chronophages pour se consacrer à des réflexions stratégiques comme les contraintes environnementales, ou les plans de déplacement d’entreprise (PDE) – obligatoires au 1^er
janvier 2018 au-delà de 100 salariés sur un site.

Externaliser entraîne aussi d’emblée une clarification des processus et de l’organisation chez le client. « Le simple fait de déléguer à un fleeter implique de structurer sa politique d’attribution et sa car policy, ainsi que ses attentes en gestion. De fait, nous avons besoin d’indications, d’une ligne claire pour prendre en charge le parc d’un client. Mettre cela par écrit est indispensable. C’est déjà un plus et, en tant que tel, cette clarification constitue une source d’économies », affirme Pascal Dupont pour MoPlus. Le premier pas donc, vers l’optimisation.