Externalisation : du temps et de l’argent

Au sein des flottes, les sources potentielles d’économies restent nombreuses, argumentent les fleeteurs. « Mais nous ne sommes pas des “cost-killers“. D’ailleurs, les clients viennent rarement chez nous avec l’intention première de faire des économies. La décision d’externaliser répond à une approche stratégique : ils recherchent de l’expertise et des services », souligne Maxime Sartorius, dirigeant de Direct Fleet (12 000 véhicules en gestion).

« Mais avant de mesurer les gains réalisés, il faut savoir combien coûte la flotte, ce que peu d’entreprises sont capables de quantifier. Le fleeteur apporte justement une meilleure visibilité sur l’ensemble des coûts », précise Bertrand Lamarche, directeur conseil pour le fleeteur Traxall (60 000 véhicules en gestion). Selon ce responsable, le premier retour sur investissement pour le client, « c’est le gain de temps et donc la réduction des ressources nécessaires en interne. Une économie souvent difficile à appréhender car la gestion de la flotte mobilise des ressources dans plusieurs services, aux achats, à la comptabilité, aux RH, pour le suivi des conducteurs, etc. Le seul gain que les clients visualisent bien, c’est le temps qu’ils ne perdent plus à gérer les amendes. Et c’est souvent une des premières prestations qu’ils demandent », poursuit Bertrand Lamarche.

Externalisation : moins de travail en interne

« Il me faudrait toute une équipe en interne et des outils pour gérer la flotte. Le coût en interne serait donc supérieur », confirme Guillaume Tur, responsable des services généraux et de la flotte d’Upsa. Ce laboratoire pharmaceutique passe par Traxall pour ses 140 véhicules. Ce que valide aussi Nora Pinet, directrice des services généraux Europe de l’Ouest et du Sud pour la SSII CGI. « Grâce à une interface de gestion mise à disposition, notre responsable des services généraux France chargée, entre autres, de gérer nos 200 véhicules, n’y consacre plus que 20 % de son temps. Il s’agit essentiellement de l’attribution des véhicules, du calcul des avantages en nature, et de quelques décisions relatives à des véhicules hors catalogue », détaille Nora Pinet.

Avant de passer au fleet management il y a environ sept ans, une personne se chargeait de la flotte à temps plein en interne chez CGI. « Avec la croissance de nos activités, cela devenait trop compliqué, notamment quand cette assistante était en congé », rappelle Nora Pinet.

« Au final, le fleet management ne nous revient pas plus cher, rappelle pour sa part Pascal Kerbellec pour le spécialiste des machines-outils Bystronic. Nous y gagnons grâce à la mise en concurrence des loueurs mais aussi sur les pneus. Auparavant, nous prenions les pneus chez le loueur mais cela coûtait cher et nous n’utilisions pas toujours l’ensemble du pack. Central Parc Atlantic a mis en place un accord avec Norauto, ce qui génère pour nous des économies », reprend ce directeur administratif et financier à la tête d’un parc de 40 VP.

Plus de mise en concurrence grâce à l’externalisation

« Les gains financiers sont visibles à plusieurs niveaux », estime de son côté Stéphane Antoinat. Ce responsable des 1 800 VP du parc automobile de Sanofi France met en avant la diminution des ressources consacrées à la flotte en interne et le système d’enchères construit par Traxall pour la mise en concurrence des loueurs lors des renouvellements.

Chez CGI, Nora Pinet ne dira pas le contraire. « Notre fleeteur Traxall se charge des négociations tripartites avec nos loueurs et les constructeurs, et de la mise en concurrence lors des renouvellements. Cela représente une véritable économie : nous obtenons ainsi des remises des loueurs et des constructeurs grâce aux accords que notre fleeteur a noués avec les constructeurs, note cette responsable. Cette mise en concurrence est vraiment efficace pour obtenir les meilleurs tarifs et crée une émulation entre loueurs. Ce n’est pas le cas pour une société qui confie sa gestion de flotte à un loueur », conclut Nora Pinet.

Avec la gestion administrative, un des principaux facteurs de réduction des coûts concerne en effet « la mise en concurrence des loueurs, ce que le gestionnaire d’un petit parc fait rarement », indique Marc Valeur, président du fleeteur Central Parc Atlantic (400 véhicules en gestion). « Avant, quand on interrogeait deux ou trois loueurs pour coter des diesel, les écarts restaient souvent faibles, se souvient Pascal Pilleyre, directeur commercial du fleeteur Fatec (115 000 véhicules en gestion). En revanche, avec l’introduction de l’électrique et de l’hybride dans les car policies, les écarts peuvent atteindre 100 euros par mois entre deux loueurs. De fait, il existe de nombreuses incertitudes sur les valeurs résiduelles de ces modèles. Certains loueurs prennent des risques et se montrent plus volontaristes sur l’électrique, d’autres moins. La mise en concurrence devient donc toujours plus nécessaire », décrit Pascal Pilleyre.

Des contrats mieux pilotés

L’optimisation du pilotage des contrats constitue une autre source d’économies. « Parfois, les véhicules sont gardés trop longtemps ou restitués trop tôt. En outre, les gestionnaires en interne ont souvent des difficultés à bien se servir des grilles de fluidité », pointe Bertrand Lamarche pour Traxall. Qui mise aussi sur des gains potentiels sur les frais de restitution des véhicules. À ce propos, les fleeteurs mettent de plus en plus souvent en place des processus de « pré-restitution ». Traxall vient par exemple de signer un partenariat avec le spécialiste de l’expertise en ligne Autogriff pour faire bénéficier ses clients d’une expertise numérique des sinistres et des pré-restitutions.

Client de Traxall, Philip Morris fait appel à Autogriff pour ses 320 VP. « Le collaborateur envoie des photos du véhicule à Autogriff. Ce prestataire procède à une estimation des frais de restitution grâce à sa connaissance des abattements appliqués par les loueurs, expose Yen Le, gestionnaire de la flotte du cigarettier. Nous jugeons ensuite s’il est nécessaire de passer par un garage avant la restitution. C’est très utile d’accompagner les collaborateurs pour s’assurer avec eux que la restitution se fait dans les meilleures conditions. C’est une source d’économies », avance Yen Le.

La restitution toujours en question

Dans ce domaine, Central Parc Atlantic a aussi construit son propre processus : « Cela permet d’arbitrer, de juger s’il vaut mieux faire des travaux ou rendre le véhicule en état. Cela dépend des loueurs qui ont des pratiques sensiblement différentes. Je connais bien leurs politiques et leurs cahiers des charges. Les uns factureront une griffure sur la carrosserie, d’autres pas », avance Marc Valeur. Faites votre choix.