Fleet management : l’externalisation gagne du terrain

L’externalisation de la gestion d’un parc automobile peut être portée par plusieurs motivations. Des entreprises peuvent décider d’externaliser pour pallier au départ d’un ou de plusieurs des collaborateurs qui avaient la responsabilité de la flotte en interne. La décision peut aussi être confortée par la volonté de professionnaliser cette fonction et de gagner en performance. L’externalisation est également à l’ordre du jour quand les entreprises veulent connaître les dépenses engagées avec précision et que certains postes échappent à l’analyse.

Lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, l’entreprise doit pareillement arbitrer entre les différentes solutions de mobilité. Doit-elle faire appel à la location courte durée, à la moyenne durée ou doit-elle réattribuer un véhicule déjà en parc ? Une fois la décision prise, le partenaire extérieur prendra en charge les différentes étapes.

Un souci d’efficacité

« Par souci d’efficacité et de productivité, nous avons décidé d’externaliser en 2020 la gestion de la flotte composée de modèles haut de gamme. En tant qu’ETI, nous ne disposons pas d’un département des services généraux et gérer ce parc vient en sus des attributions habituelles de la direction des ressources humaines, expose Stéphane Blanchier, le DRH du spécialiste européen de la pâte à tarte Cérélia. Dans ce contexte, l’externalisation a trouvé sa légitimité. Nous n’avions pas le temps de travailler sur le pilotage de l’appel d’offres et sur les négociations avec les loueurs et les spécialistes des pneus. Maintenant, notre prestataire prend en charge toutes ces tâches », poursuit ce responsable. Cérélia s’appuie en France sur une flotte de 42 véhicules de fonction et de service (voir le reportage).

Chez Covéa, des départs en retraite parmi les gestionnaires de flotte ont conforté l’entreprise dans sa décision d’externaliser cette fonction et de sélectionner fin 2017, à l’issue d’un appel d’offres, le fleeteur Direct Fleet. Dans ce groupe d’assurance mutualiste à la tête de 1 200 véhicules comme dans de nombreuses entreprises, le véhicule de fonction constitue un sujet particulièrement sensible. Outil de travail, il incarne l’image du collaborateur et du groupe pour les itinérants au contact des clients. En externaliser la gestion contribue à professionnaliser les procédures.

Aujourd’hui, le fleeteur canalise les relations entre les services de Covéa et ses salariés. « Nous continuons à gérer toutes les opérations sensibles en lien avec les RH, explique Marie-Joëlle Crochet, gestionnaire de flotte. Nous pilotons donc les prélèvements sur salaire, la gestion des amendes majorées, les licenciements, etc. » Covéa conserve aussi la main sur les achats : « Le fleet manager utilise les contrats que nous avons négociés et nous conseille sur le choix des modèles et sur nos calculs de TCO », décrit Mathieu Rousselet, acheteur (voir le témoignage).

Un travail d’audit

Opter pour l’externalisation suppose en amont une démarche très complète de cartographie. « Il faut mener un véritable travail d’audit et réaliser un état des lieux complet, recommande Olivier Rigoni, fondateur du cabinet de conseil Cogecar. La méthode RACI (responsible, accountable, consulted et informed) doit être appliquée pour savoir précisément qui fait quoi. » Avec la gestion de flotte, il s’agit d’énumérer toutes les fonctions pour identifier les personnes concernées et les procédures.

Cogecar a réalisé une mission d’audit pour évaluer le fleet manager d’une entreprise dont le parc compte 1 300 voitures. L’un des objectifs était d’exclure ce prestataire au profit d’un autre à travers l’organisation d’un appel d’offres. Cette entreprise avait externalisé des fonctions auprès de son fleet manager sans que ce dernier n’ait les compétences pour les assumer. Cogecar a alors mené un travail de redéfinition des procédures en identifiant les tâches correctement réalisées, celles qui ne l’étaient pas et celles qui ne l’étaient pas du tout. Le fleet manager a finalement été conservé et toutes les procédures écrites pour que la collaboration satisfasse les différentes parties. « Pour avoir un diagnostic précis, le regard d’un expert indépendant est précieux », défend Olivier Rigoni.

La question des données

Pour la réussite d’un projet d’externalisation, la préparation vise en effet à bien analyser les procédures en place. La base RH doit ainsi être à jour, fiable et fluide, et il faut prendre le temps nécessaire à la rédaction des procédures. Dans ce cadre, un point important va toucher la gestion des données : pour l’entreprise cliente, la perte de contrôle est exclue et un cahier des charges vient structurer la mission. Il est donc important de sélectionner un prestataire doté d’un système d’information performant : l’entreprise va alors pouvoir contrôler sa flotte avec les outils de suivi et de reporting établis par ce fleeteur. Un seul extranet, celui du gestionnaire extérieur, permettra de bénéficier d’une vision de l’ensemble des fournisseurs. « La visibilité doit être maximale, insiste Olivier Rigoni. Un système d’information puissant et fiable est indispensable. L’entreprise doit disposer d’un extranet pour accéder à l’information à l’instant t. »

En parallèle, des réunions régulières entre les deux parties contribuent à identifier réussites et dysfonctionnements. Sur la durée, outre le contrôle financier, le fleeteur Direct Fleet propose aussi des enquêtes de satisfaction auprès des conducteurs. Une fois par an, un bilan est tiré avec une présentation des bénéfices obtenus et des gains espérés.

À l’opposé, plusieurs facteurs jouent contre la réussite d’une opération d’externalisation : la mauvaise qualité des données au démarrage, une prise de décision trop lente et une politique automobile trop floue. Quoi qu’il en soit, pour se garantir contre un échec potentiel, l’entreprise doit s’assurer de la possibilité de récupérer les données et de les exploiter dans un outil lambda.

Autre point à ne pas négliger : avec l’externalisation de la gestion de son parc automobile, l’entreprise perd le contrôle d’un poste important de dépenses. La réactivité doit donc être partagée des deux côtés, prestataire et client. D’autant qu’au sein de l’entreprise, la diversité des intervenants concernés par la flotte va imposer de définir un point d’entrée unique pour le fleet manager. Auparavant, les services généraux pilotaient l’externalisation ; désormais, les achats et la DRH se positionnent souvent en première ligne.

Des intervenants multiples

Des ressources humaines d’autant plus impliquées que la flotte comprend des véhicules de fonction considérés comme des avantages en nature et donc comme des éléments de la rémunération. Les représentants du personnel ont aussi voix au chapitre. Plus largement, le fleet manager va également avoir des contacts avec les RH pour les AEN, pour les arrivées et les départs de collaborateurs, avec la comptabilité pour le pointage des factures et avec les achats notamment pour l’obtention de la grille de véhicules.

Pour mener à bien le projet d’externalisation, celui-ci doit donc être piloté par un référent en interne. Un référent détenteur d’un niveau de décision suffisant pour parrainer le prestataire auprès des différentes entités de l’entreprise. « Externaliser ne signifie pas supprimer cet interlocuteur, souligne Philippe Ambon, directeur général de la division fleet management du cabinet de conseil Holson. Une personne doit assurer la coordination des opérations et identifier les dysfonctionnements. »

« Cette personne doit être convaincue du bien-fondé du projet et ses compétences doivent être reconnues par les autres collaborateurs de l’entreprise, confirme Maxime Sartorius, fondateur et dirigeant de Direct Fleet. Sa capacité à porter des dossiers plus politiques est favorable à l’externalisation. »

Un point d’entrée unique

Le succès du projet repose donc sur l’expérience de cet interlocuteur en interne et sur la confiance qu’il va accorder au fleeteur. Réalisé sur un mode strict au départ, le contrôle va s’assouplir par la suite. Autre facteur de réussite, les gains doivent être enregistrés rapidement et de manière perceptible (voir l’article). La reconnaissance de l’efficacité de l’externalisation participe au succès du projet et la rapidité de la décision joue aussi en sa faveur.

Concluons ce papier sur le verdissement des flottes, une évolution qui pourrait bien bénéficier au fleet management. D’autant que si les entreprises restent encore peu nombreuses à externaliser la gestion de leur flotte, elles ne reviennent pas en arrière quand elles ont franchi le pas. Argument en faveur des fleeteurs : le métier de gestionnaire de flotte pourrait bien disparaître au profit de celui de gestionnaire des mobilités. Avec une complexité renforcée, cette fonction demandera de plus en plus d’expertise. Et les entreprises auront alors besoin d’externaliser la gestion de base pour se concentrer sur les autres sujets. « Avec la fin des véhicules thermiques programmée pour 2035, le déploiement de la LOM, l’extension des ZFE-m, les entreprises se posent beaucoup de questions, constate Olivier Rigoni pour Cogecar. Les fleet managers sont capables de répondre à certaines d’entre elles. »

Un constat que valide Stéphane Blanchier pour Cérélia. « Notre flotte de fonction est constituée de modèles haut de gamme. Nos collaborateurs choisissent leur voiture dans un catalogue préparé et mis en ligne par notre fleeteur. » Tous les conducteurs de Cérélia sont ainsi enregistrés dans la base. Sous les 25 000 km par an, l’électrique et l’hybride sont privilégiés quand le diesel est réservé aux véhicules dont les parcours annuels vont au-delà de cette limite.

Verdissement et fleet management

« En tant qu’entreprise de l’agroalimentaire, nous sommes particulièrement vigilants sur notre responsabilité sociale et environnementale. Nous surveillons notre impact en matière d’environnement et la flotte n’échappe pas à notre attention. Avec l’externalisation, je voulais obtenir des véhicules plus efficients et introduire des modèles électriques et hybrides », poursuit Stéphane Blanchier.

Pour le groupe d’assurance mutualiste Covéa, le fleeteur accompagne pareillement le processus d’électrification des 1 200 véhicules. Et aujourd’hui, l’hybride représente une commande sur deux. À suivre…