Fleet management : le couteau suisse de la gestion

Maxime Sartorius, dirigeant du fleeter Direct Fleet, voit le fleet management comme « un couteau suisse » qui fait office de « tour de contrôle » : « Nous conseillons et nous mettons toujours les prestataires et loueurs en concurrence. Nous assurons le lien avec ces fournisseurs, nous contrôlons les factures, nous réalisons tout le travail administratif et nous pouvons aller jusqu’à importer toutes les factures dans l’outil comptable du client. » Un atout pour une gestion souvent chronophage.

De même, comme le ferait un gestionnaire de parc, Direct Fleet prend contact avec les conducteurs lors d’un renouvellement de véhicule ou encore d’un sinistre. « Nous regardons de près s’il est plus opportun de déclarer le sinistre à l’assureur en fonction des franchises. Le cas échéant, nous faisons la déclaration aux assureurs », poursuit Maxime Sartorius.

« Ce suivi des conducteurs implique qu’ils nous déclarent systématiquement le moindre petit choc. Ce qu’ils peuvent faire sur smartphone en nous envoyant également une photo. En effet, ils ne peuvent pas savoir s’il convient de déclarer à l’assurance, ni estimer le coût de la réparation et l’impact éventuel sur les frais de restitution. Cela impose de construire des processus solides », complète Pascal Dupont, gérant du fleeter MoPlus.

Des services mais aussi du conseil

Autre lame du couteau suisse, le conseil : « Nous donnons des conseils sur le choix des prestataires et des motorisations, sur l’utilisation des véhicules. Est-il pertinent de passer à l’essence ou à l’électrique, de faire appel à des solutions de mobilité comme l’autopartage, etc. », énumère Maxime Sartorius.

MoPlus répartit ses services en plusieurs modules : l’attribution des véhicules et les renouvellements, les prestations hors contrat avec le loueur, l’assurance et les sinistres, afin, notamment, de réduire les frais de restitution, les consommables et supports comme la carte carburant, les permis et amendes.

« Quand nous prenons en charge les permis et amendes, nous demandons aux conducteurs de déclarer par e-mail qu’ils ont un permis valide et nous archivons l’ensemble de ces déclarations – c’est indispensable en cas de litige. Nous prenons aussi en charge les déclarations à l’ANTAI mais le client peut continuer à les gérer en interne s’il le désire », décrit Pascal Dupont.

« Tous les autres modules sont liés et entraînent des dépenses et des facturations que nous devons agréger afin d’avoir une vision comptable globale et d’optimiser le parc », reprend Pascal Dupont. L’ensemble de ces services nécessite aussi un travail coordonné et des relations constantes avec un certain nombre d’acteurs : « Les conducteurs, pour les renouvellements et les sinistres, les prestataires (loueurs, garagistes, pétroliers, assurance, etc.) ainsi que les managers et dirigeants de l’entreprise. »

Avant tout, mettre en concurrence

Mais l’atout majeur mis en avant par les fleeters reste la mise en concurrence des prestataires. « Nous sommes parfois confrontés à des sociétés qui ont confié la totalité de leur flotte à un seul loueur qui “encapsule“ dans son forfait toutes les prestations. Un dispositif confortable pour le client car il autorise un flux unique de facturation. Mais un seul loueur ne peut se prévaloir d’être le mieux positionné sur toutes les lois de roulage, tous les modèles et toutes les marques », constate Patrice Nahmias, président du fleeter ERCG.

Sa réponse : « Il faut référencer plusieurs loueurs – si possible deux ou trois selon la taille de la flotte –, les mettre en concurrence à chaque renouvellement afin de systématiquement sélectionner le meilleur pour chaque véhicule et chaque usage », résume Patrice Nahmias.

Moins de complexité pour le client

En interne, ce processus de « multi-bidding » suppose du temps, des compétences et des ressources logistiques et humaines. « Les fleeters l’industrialisent et l’automatisent. C’est là où nous amenons le plus de valeur ajoutée. Pour les clients, cette complexité est masquée car nous gérons intégralement ce mécanisme pour leur compte », ajoute Patrice Nahmias.

Exemple avec Icade, spécialiste de l’immobilier à la tête de 400 véhicules et client de Direct Fleet : « Nous passions par un seul loueur avec qui nous avions un partenariat de confiance pour plus de facilités. Nous l’avons conservé mais au travers du multi-bidding, nous avons élargi à deux loueurs sans compliquer les processus. Direct Fleet nous a aussi conseillé sur la car policy et la constitution de la grille, entre autres en favorisant des modèles avec une meilleure valeur résiduelle pour une meilleure négociation », relate Jérôme Delaroche, directeur délégué des ressources humaines d’Icade.

Au sein d’Icade, cette démarche a amené à élargir l’offre de gammes et d’options, ce qui a entraîné une plus grande satisfaction des conducteurs. Et sans leur demander de contribution supplémentaire ni augmenter les coûts. « Nous proposons la boîte automatique, un plus pour les collaborateurs qui font beaucoup de trajets en ville », illustre Jérôme Delaroche.

Le parc d’Icade s’est aussi verdi avec quelques véhicules hybrides et électriques, soit environ 1 % de la flotte actuelle. « De fait, les véhicules correspondent plus aux besoins des collaborateurs et nous respectons mieux nos engagement de RSE », constate Jérôme Delaroche.

« La différence entre deux loueurs sur un véhicule atteint 30 euros par mois en moyenne et parfois plus, confirme Pascal Dupont de MoPlus. Une différence qui s’explique par les politiques stratégiques des loueurs et leurs réseaux de revente. Cela peut parfois dépendre tout simplement du moment : un loueur qui aura bouclé ses objectifs en novembre risque de remonter ses tarifs provisoirement. »

Optimiser la mise en concurrence

Pour être optimale, cette mise en concurrence « devrait porter sur l’ensemble des couples durée/kilomètre possibles afin de tenir compte de l’usage réel fait de chaque véhicule, en se basant sur l’historique de roulage. Il faut donc être en mesure de “challenger“ les loueurs et leur demander de s’engager sur des grilles complètes de fluidité et non sur une seule cotation d’un couple théorique qui donnera nécessairement lieu à des avenants », explique Patrice Nahmias pour ERCG.

ERCG a développé un logiciel pour automatiser ce processus : « Notre plate-forme met et concurrence les loueurs sur les grilles de fluidité par un mécanisme d’enchères inversées. Quand un client veut commander des véhicules, chaque loueur référencé est invité sur cette plate-forme à déposer ses grilles et à visualiser en temps réel son positionnement sous forme de code couleur et avec le nombre de véhicules remportés. Les loueurs peuvent alors améliorer leurs offres en déposant de nouvelles grilles s’ils le souhaitent », détaille Patrice Nahmias.

La négociation se fait alors automatiquement et « à la clôture du processus, le système enregistre les grilles qui engageront les loueurs sur toute la durée de vie des véhicules commandés. Elles serviront donc à la gestion des avenants éventuels et des soldes de fin de contrat », complète Patrice Nahmias.

« En outre, nous suggérons souvent de sortir les pneus des contrats avec les loueurs et de passer par des réseaux comme Speedy ou Euromaster. Cela peut engendrer des gains de l’ordre de 100 euros par an et par véhicule », indique Pascal Dupont pour MoPlus.

Sortir les prestations annexes

Pour Direct Fleet, Maxime Sartorius a conseillé à son client Icade de gérer en direct les cartes carburant. « Cela a généré une petite économie de 2 euros par mois et par véhicule, sans complications supplémentaires. En général, les processus ont été simplifiés », précise Jérôme Delaroche. Quant aux pneus, ce dernier ne sait plus trop s’ils sont pris chez le loueur ou hors contrat : « Ce qui montre bien que nous déléguons entièrement en toute confiance », assure-t-il.

« Gérer en direct ces prestations génère des économies importantes, estime Patrice Nahmias. C’est notamment vrai pour les sinistres : au-delà de 400 à 500 véhicules, nous préconisons de passer en auto-assurance du risque dommage et donc de payer au réel les réparations. Cela permet de s’affranchir, entre autres, de la fiscalité de l’assurance. »

Mais Patrice Nahmias n’en souligne pas moins la lourdeur de cette tâche : « Peu de sociétés possèdent une structure capable d’orienter les conducteurs vers des réseaux de carrosserie agréés, d’organiser la mise à disposition d’un véhicule de remplacement, de déclencher les missions d’expertise et de payer pour compte, après contrôle, les réparations. D’où l’intérêt de passer par un fleeter », argumente-t-il (voir l’encadré ci-dessous).

Pour leurs clients, les fleeters avancent d’autres gains : « Nous vérifions si les factures correspondent aux contrats signés avec les loueurs, si les dates de restitution ou de renouvellement affichés sur les factures ou les kilométrages coïncident, si les frais de restitution ne sont pas exorbitants par rapport aux photos-expertise, etc. », énumère Maxime Sartorius de Direct Fleet.

Sur ce dernier point, les économies peuvent être substantielles, « alors que les frais de restitution peuvent aller jusqu’à 2 000 euros par véhicule si la sinistralité est mal suivie et gérée », note Pascal Dupont pour MoPlus (voir l’encadré ci-dessous).

Contrôler pour traquer les dérives

« Sur le suivi des factures, les gains peuvent aussi être significatifs. Lors de la reprise en main d’un parc, nous avons découvert qu’un véhicule était toujours facturé alors qu’il dormait depuis un an et demi sur le parking d’un concessionnaire. La restitution n’avait pas été effective faute de remise des clés et de la carte grise ! », rappelle Maxime Sartorius pour Direct Fleet.

Un constat partagé par Théophane Courau, président du fleeter Fatec, qui souligne aussi l’importance des économies sur le suivi des factures : « Ces gains peuvent atteindre un mois de contrat en vérifiant que les bonnes dates de restitution sont prises en compte, que des véhicules ne dorment pas sur le parking du client après le départ d’un collaborateur, mais aussi en ajustant les lois de roulage. »

Ne pas complexifier la facturation

Mais en augmentant le nombre de loueurs et en sortant des prestations des contrats de location, la facturation devient aussi plus complexe à contrôler : « Nous prenons en charge cette complexité pour le compte des clients, répond Patrice Nahmias pour ERCG, qui défend son métier. Nous intégrons et contrôlons leurs factures avant de les exporter directement dans leur progiciel de gestion, avec la bonne affectation analytique et la bonne nature comptable. Même si le nombre de factures s’accroît significativement, nous simplifions la vie et faisons gagner un temps précieux aux services comptables de nos clients. »

Ces différentes démarches passent par le recours à des outils que ne possède généralement pas le gestionnaire de flotte d’une PME : « Nous avons les outils pour faire remonter les données, les analyser et les exploiter », confirme Barbara Gay, directrice du consulting d’Arval France. En notant que « la digitalisation croissante élargit l’éventail des acteurs et l’écosystème de la flotte. Il est alors plus pertinent de confier la gestion à une entité qui connaît et peut agir sur l’ensemble des acteurs. »

Au-delà de cette gestion quotidienne, des économies sont réalisables grâce à des choix plus pertinents : « Le fleeter optimise le budget en conseillant son client sur des points stratégiques : définition de la car policy, politique d’attribution, choix des prestataires, suivi et formation des conducteurs accidentogènes, etc. », résume Maxime Sartorius pour Direct Fleet.

Conseiller pour des choix pertinents

De son côté, Fatec peut aussi conseiller ses clients sur les options de financement. « Et la location n’est pas toujours l’option la plus intéressante, prévient Théophane Courau. Cela peut-être la LOA ou le buy-back, l’achat pour conserver plus longtemps les véhicules. D’autant que les taux de financement sont actuellement compétitifs et que dès 2019, il n’y aura plus de différence entre l’achat et la location dans les comptes, du fait de la nouvelle norme comptable IFRS 16. » Une norme qui concerne avant tout les entreprises cotées.

Théophane Courau cite une flotte de 3 700 véhicules qui « bascule de la LLD au buy-back » ou le groupe Hervé, spécialiste de l’installation et de la maintenance de systèmes et technologies dans le bâtiment, « dont 1 850 véhicules sur 2 000 sont en propriété ». Avantages selon lui : « Une indépendance par rapport aux loueurs et des économies sur l’entretien qui peuvent atteindre 25 %. »

Optimiser mais sans se disperser

Patrice Nahmias conseille souvent aux clients de ne pas se disperser sur trop de marques : « Il faut trouver un juste équilibre entre offrir un large choix pour satisfaire les conducteurs, et se recentrer afin d’améliorer les conditions avec un nombre plus limité de constructeurs. Avoir moins de modèles mieux négociés amène aussi à proposer des véhicules mieux équipés aux collaborateurs. »

D’autres économies sont difficilement quantifiables : « Les entreprises connaissent rarement le TCO de leur flotte et l’ensemble des dépenses afférentes ; elles occultent souvent le coût de la gestion administrative qui pèse de 8 à 15 % du TCO », rappelle Barbara Gay pour Arval France.

De fait, Vivien Dubois, responsable des achats de la chaîne de restauration Buffalo Grill et client du fleeter Fatec, a du mal à quantifier les économies réalisées : « Il faudrait comparer avec le salaire de notre ancienne collaboratrice et les gains se calculent aussi en temps et en professionnalisme » (voir aussi le témoignage de Vivien Dubois).

Des gains en expertise et en temps

Pour Maxime Sartorius de Direct Fleet, l’externalisation fait gagner du temps : « En gérant l’ensemble de la flotte, quels que soient les loueurs et les prestataires, nous procurons au client une vision globale de son parc et de ses coûts. » Avec à la clé un calcul détaillé du TCO en agrégeant et en analysant l’ensemble des dépenses.

Pour Icade, Jérôme Delaroche dresse un constat semblable : « Notre fleeter possède une excellente connaissance du milieu professionnel et des acteurs. Cela a permis de professionnaliser notre approche et de bénéficier de tous les reportings nécessaires. En comptabilité, il dispose de tous les logiciels pour automatiser les flux, les ventiler par centre de coûts et les intégrer dans notre système comptable. Cela amène aussi un gain de temps pour notre équipe. Auparavant, cette comptabilité constituait une tâche très fastidieuse. En outre, l’analyse est plus fine. Nous obtenons par exemple une récupération plus précise de la TVA. »

Les bénéfices ne se calculent pas seulement en monnaie sonnante et trébuchante. « La satisfaction des conducteurs est aussi l’un de nos objectifs, voire le premier. Quand les conducteurs sont contents, les managers le sont aussi. Ils sont moins sollicités et la productivité progresse », affirme Pascal Dupont pour MoPlus.

Cibler les clients internes

Pascal Dupont mise sur une externalisation « centrée sur l’humain : nous avons mis en place un guichet unique pour répondre à toutes les demandes des conducteurs afin qu’ils soient assurés d’avoir toujours une réponse rapide. Il ne faut pas oublier qu’une simple crevaison peut faire perdre une journée à un collaborateur. »

« Auparavant, souligne Jérôme Delaroche pour Icade, lorsque la gestion était effectuée en interne, les conducteurs étaient maternés. En externalisant, nous avions la crainte qu’ils soient moins satisfaits. Mais Direct Fleet a réussi à se substituer à nous pour l’ensemble des procédures, en prenant en compte nos us et coutumes et nos niveaux de prestations. » Jérôme Delaroche poursuit : « Direct Fleet a une approche qui nous convient en ciblant les conducteurs comme clients finals et pas seulement l’entreprise donneuse d’ordres. Les retours des conducteurs sont positifs. Ces derniers ont notamment accès à Fleetnote sur smartphone. Tous les numéros utiles, les personnes à contacter, les procédures s’y trouvent, avec une réponse à 90 % de leurs questions. »

Pour Vivien Dubois, la clé de la réussite de l’externalisation réside aussi dans les relations entre son fleeter Fatec et les conducteurs de Buffalo Grill : « Notre objectif était aussi de rendre les collaborateurs autonomes, avec un seul point d’entrée chez le prestataire pour toute demande. Le contrat est rempli, de nouvelles habitudes sont déjà ancrées et les relations sont établies entre les équipes. »

Facility Management Coordinator pour Puig, Stéphanie Martineau ne dira pas autre chose. Cette filiale française du spécialiste espagnol de la mode et des parfums délègue la gestion de ses 50 véhicules à un fleeter depuis 2013, en l’occurrence ERCG (voir le témoignage). En plus du gain de temps, Stéphanie Martineau note une « nette optimisation du parc qui entraîne des économies de l’ordre de 5 %. C’est son métier et Fatec a les outils pour y arriver. Cela correspond exactement à ce que nous souhaitions. » Pour les conducteurs, c’est aussi un plus : « Depuis six mois, ils disposent d’une application avec les numéros de téléphone et les personnes à contacter, y compris le week-end, et d’alertes pour les révisions. Ils sont aussi guidés vers les garages les plus proches. »

Satisfaire les conducteurs

Avant tout, satisfaire les conducteurs. Autogrill, à la tête d’une flotte de 75 véhicules, vise un objectif semblable. Ce spécialiste de la restauration et des services aux voyageurs travaille actuellement à externaliser la gestion de sa flotte auprès de son loueur (voir le témoignage de Laurence Combrexelle-Thines).

« Avec ce système, les conducteurs seront plus autonomes sans personne dédiée en interne. Ils vont devoir changer leurs habitudes. Mais nous pouvons gagner en efficacité si les besoins des conducteurs sont pris en compte rapidement. Et ils bénéficieront d’une application pour donner toutes les indications nécessaires et les personnes à contacter en cas de panne, de changement de pneus, de sinistre, etc. », anticipe Laurence Combrexelle-Thines. Chez Autogrill, cette responsable RH compte dresser un bilan qualitatif de l’externalisation « sur la base des conseils et de l’expertise apportés, et surtout de la satisfaction des clients finals, les conducteurs. » Ce qui, en matière d’efficacité, reste bien l’objectif premier.