Fleet management : déléguer pour optimiser

« La flotte constituait une tâche en plus de mon périmètre de compétences, explique Jérôme Delaroche, directeur délégué des ressources humaines du spécialiste de l’immobilier Icade. La prestation en interne était assurée, mais pas optimisée, ni pour les achats, ni pour la car policy », résume ce responsable. C’est en 2015 qu’Icade a décidé d’utiliser les services d’un prestataire de fleet management pour prendre en charge ses 400 véhicules dont 90 % de voitures de fonction.

Une décision également motivée par le départ du salarié qui accompagnait jusqu’alors Jérôme Delaroche dans la gestion du parc. « C’était un mi-temps au sein de nos équipes », précise-t-il pour cette personne alors chargée de la gestion du personnel. « Avec par exemple des tâches liées à la paie à effectuer, il était difficile de dispenser une prestation de qualité pour une flotte de 400 véhicules dans 23 sites. Il y avait toujours des urgences opérationnelles sur d’autres sujets », poursuit le responsable.

Un effectif limité pour gérer le parc reste souvent un des éléments déclencheurs du passage au fleet management, note-t-on chez les fleeteurs : « Dans certains cas, les gestionnaires font bien leur travail mais ils ont tout simplement besoin d’aide pour gérer la flotte, complète Théophane Courau, directeur du fleeteur Fatec. D’autres entreprises font face à une augmentation soudaine de la taille du parc, au départ du responsable, etc. »

Fleet management : une aide pour gérer la flotte

Pour l’établissement bancaire LCL à la tête d’environ 2 000 véhicules, le choix d’un fleeteur a été motivé par une situation de diminution des effectifs semblable à celle connue chez Icade. Mais le gain économique sur les salaires n’a pas été l’élément déterminant du raisonnement, expose Alain Guinot : « Notre but premier était avant tout de confier la gestion du parc à un expert. Et nous nous sommes rapidement rendu compte de tout ce que pouvaient apporter des professionnels par rapport à une équipe qui n’avait pas une aussi bonne connaissance du milieu. » Alain Guinot est pilote fournisseurs du LCL, en charge de l’économat, des transports et déplacements et du parc automobile. Dans ce cadre, il a la responsabilité du suivi des entreprises avec lesquelles la banque est en relation.

Après une visite aux Rencontres Flottes Automobiles et la consultation de plusieurs prestataires, Jérôme Delaroche d’Icade s’est tourné vers le fleeteur Direct Fleet. Alain Guinot, lui, a fait confiance à Fatec. Pour le LCL, la première plus-value de ce professionnel du fleet management a été d’apporter une meilleure visibilité sur l’utilisation des véhicules, retrace Alain Guinot : « Pour le suivi, nous avions le logiciel Gipcar qui n’était plus mis à jour. Fatec, avec ses outils, nous a permis de mieux suivre les kilométrages effectués selon les véhicules. »

Cette meilleure visibilité de l’utilisation du parc se répercute mécaniquement sur la gestion des contrats de location : elle l’améliore en évitant les dépassements des lois de roulage, en anticipant les réajustements nécessaires, etc. C’est l’une des plus-values attendues par les gestionnaires de flotte qui font appel au fleet management. Dans ce but, les petites flottes, jusqu’ici peu concernées par les fleeteurs, sont de plus en plus nombreuses à recourir à leurs services (voir ci-dessous).

Le fleeteur joue la consolidation

Cette connaissance renforcée de la flotte résulte aussi de la mise à disposition par les fleeteurs d’outils de gestion performants. « Je possède désormais des instruments pour gérer mon parc avec un état mensuel des dépenses ou une vision du budget consacré à la flotte d’une année sur l’autre. Je suis alerté tous les mois sur les contrats de renouvellement, et sollicité en amont quand il y a des dérapages sur les lois de roulage », illustre Jérôme Delaroche pour Icade.

Au-delà, c’est sur l’ensemble des postes de dépenses liés à la flotte que les responsables de parc profitent d’une visibilité accrue. « Les remontées d’information du fleeteur nous aident à mieux comprendre les enjeux de la gestion d’une flotte : car si les véhicules sont sources de dépenses, c’est aussi vrai de la carte essence, de l’entretien ou des pneus », note Alain Guinot pour le LCL. Autant d’informations qui, avec l’appui du fleeteur, aident à repenser la gestion et à envisager des pistes possibles d’économie.

De fait, en regroupant les achats des flottes dont il a la charge, le fleeteur peut obtenir des conditions financières bien meilleures auprès des prestataires que celles auxquelles peut prétendre une entreprise seule (voir aussi le témoignage LCL). Et le premier prestataire auprès duquel le fleeteur peut obtenir des conditions plus intéressantes demeure bien sûr le loueur. « Nous tirons parti d’enchères réalisées en mode multi-critères auprès de plusieurs loueurs. Et le fleeteur nous fait bénéficier de son poids pour obtenir de meilleurs prix auprès des loueurs lorsqu’il fait entrer d’autres de ses clients dans les appels d’offres », souligne Jérôme Delaroche chez Icade.

Quel coût pour l’externalisation ?

Autant d’économies sur les contrats de location et sur les différentes prestations qui suffisent à justifier les frais engendrés par le choix du fleet management, estiment les entreprises clientes. Certes, avant de mettre dans la balance ces frais, facturés en honoraires et variables selon l’étendue des prestations, et les gains dus à l’intervention du prestataire, il est nécessaire de clarifier quels sont les services rendus, qui peuvent varier d’un intervenant à l’autre… (voir ci-dessous).

Chez Icade, Jérôme Delaroche rappelle que le coût du fleeteur est supérieur à celui du salarié à mi-temps auquel il s’est substitué : « Tout cela a un coût qui n’est pas neutre mais qui reste minime quand on regarde la prestation qui inclut une grande amplitude horaire et une disponibilité, y compris pendant les congés. » Et les gains ne se mesurent pas seulement en équivalent de temps travaillé. « Dès la première année, le coût du fleeteur a été gommé par des gains liés à l’optimisation financière. Sur la récupération de la TVA par exemple, le fleeteur nous a aidés à constater que le processus comptable n’était pas suffisamment abouti », pointe Jérôme Delaroche.

Mais l’apport du fleet management se mesure aussi par des gains plus difficilement chiffrables, notamment dans le service apporté aux conducteurs. Pour ces derniers, le fleeteur propose des outils pour faciliter le quotidien. « Une application, Fleet Note, leur donne 80 % des réponses aux questions qu’ils se posent : renouvellement des véhicules, numéro d’urgence, etc. », décrit Jérôme Delaroche chez Icade.

Le fleeteur en contact avec les conducteurs

Ce sont aussi les échanges avec ces conducteurs que le fleeteur prend en charge : « Dans la compétence du fleeteur, il est important de tenir compte de son savoir-faire et de son savoir être, résume Alain Guinot pour le LCL. Dès lors que l’on délègue le parc auto, on délègue aussi la relation avec les collaborateurs-conducteurs ; le fleeteur doit donc s’appuyer sur une équipe compétente et qui entretient de bonnes relations avec tous, du collaborateur jusqu’aux managers et à la direction. »

Aussi intangible soit-il, ce « savoir être » participe aussi de l’appréciation du bénéfice généré par un fleeteur, poursuit Alain Guinot : « Le premier indice de satisfaction, c’est déjà l’absence de retour d’insatisfaction. Nous sommes aussi attentifs aux témoignages des collaborateurs sur les différentes prestations, assistances, services, mais aussi sur la compétence ou l’amabilité. Et nous consultons les e-mails échangés. »

Le niveau de satisfaction des utilisateurs est d’ailleurs surveillé de près par les fleeteurs : « Les clients sont stressés par l’idée d’externaliser la gestion de leur flotte parce qu’ils connaissent les difficultés que cela représente », justifie Maxime Sartorius. Le dirigeant de Direct Fleet explique à ce sujet que son entreprise veille tout particulièrement aux retours des conducteurs : « Notre approche est centrée sur la qualité et la satisfaction des conducteurs que nous mesurons toutes les semaines. Avec un retour important d’environ 40 % », ajoute-t-il.

Un rôle de conseil et de veille

Et les fleeteurs ne sont pas seulement attentifs au service apporté aux conducteurs. Ils livrent aussi aux responsables de parc des conseils de gestion qui ne relèvent pas stricto sensu de la relation contractuelle : « Chaque année, un gestionnaire senior de notre équipe se rend dans l’entreprise cliente pour procéder à un vrai bilan : il apporte des recommandations en fonction de tout ce qui s’est passé. C’est un service de conseil gratuit et apprécié des entreprises », avance Maxime Sartorius.

L’échange avec le fleeteur amène aussi les clients à envisager d’autres pistes pour la gestion du parc, qu’il s’agisse de nouvelles motorisations pour la car policy ou de modes d’organisation. Dans son siège d’Issy-les-Moulineaux (92), Icade a ainsi établi un service d’autopartage avec Ubeqoo. « C’est avec Direct Fleet que j’ai abordé cette question même si ce prestataire n’a pas d’intérêt dans ce dispositif », se souvient Jérôme Delaroche.

Si les solutions mises en avant ne sont toujours exploitées, le fleeteur assure aussi un rôle de veille pour son client. Chez Icade, la question du crédit mobilité a été évoquée avec le fleeteur : « Direct Fleet nous a alertés sur les opportunités d’un tel dispositif et ses risques, entre autres pour les prélèvements de l’Urssaf », reprend Jérôme Delaroche.

Au sein du LCL, les conseils du fleeteur ont été utiles pour les solutions d’autopartage mais aussi pour la question de la télématique. « Dans le cadre de l’élaboration de la car policy du groupe, nous nous réunissons régulièrement avec les autres entités et nous étudions les différentes possibilités, complète Alain Guinot. Les solutions présentées sont plus ou moins adaptées selon les cas mais la discussion avec Fatec a l’avantage de nous tenir au courant de leur existence. »

Comment choisir son fleeteur ?

Conseils aux gestionnaires, relations avec les conducteurs : autant d’apports potentiels du fleeteur dont le bénéfice reste difficile à quantifier, mais aussi à comparer avec ses concurrents. Pour certaines prestations, l’efficacité du fleeteur peut s’apprécier objectivement : avec le respect des dates de restitution des véhicules ou encore avec les oppositions sur les cartes carburant à la fin des contrats de location. « Nous avons retenu Fatec suite à un appel d’offres. Les éléments déterminants ont été la taille de l’entreprise et son expérience du fleet management, indique Alain Guinot. Nous voulions que le fleeteur sélectionné ait la capacité d’absorber les 2 000 véhicules que nous apportions. Nous avons rencontré des prestataires de taille plus modeste et pour ceux-ci, cela revenait parfois à doubler leur parc en gestion. »

Chez Icade, le choix s’est fondé sur une perception plus subjective de l’apport du fleeteur. « La réflexion a été menée avec plusieurs fleeteurs. Deux ont été contactés à la suite des Rencontres Flottes Automobiles. Le premier a fait preuve d’un bon contact commercial mais sans professionnalisme dans son approche. Maxime Sartorius de Direct Fleet avait demandé des éléments sur la flotte, avec des idées de pistes d’économie qui ont permis à la DRH de trancher pour cette prestation », détaille Jérôme Delaroche. La justesse de ce choix a été confirmée récemment par des éléments très concrets. « Suite à la mise en place récente d’une direction des achats dans l’entreprise, nous avons fait appel à un prestataire qui se finance sur les économies réalisées, relate Jérôme Delaroche. Il nous a proposé d’étudier les dépenses de la flotte mais jusqu’ici il ne nous a pas fait de retour sur des économies à réaliser. » De quoi conforter le gestionnaire dans son choix du fleet management.