Fleet management et conseil : une externalisation à la carte

En faisant appel à un prestataire de gestion de flotte pour suivre les 1 650 véhicules de son parc automobile et accompagner sa réorganisation, Lafarge a généré 15 % d’économies sur son TCO. Des gains réalisés à périmètre équivalent, tout en bénéficiant de prestations supplémentaires.

Pendant les réorganisations, la réflexion est très féconde. Lorsqu’en 2012 le spécialiste des matériaux de construction a lancé son projet Copernic pour revoir ses procédures et remanier ses structures, la direction a envisagé de centraliser la gestion de la flotte. En approfondissant ses travaux, le groupe s’est ensuite posé la question de l’opportunité d’externaliser cette gestion pour professionnaliser le service rendu aux collaborateurs et consolider ses données. À l’époque, Lafarge ne disposait pas d’outil informatique spécifique à la flotte.

L’externalisation de la commande à la restitution

Au final, Lafarge a confié au spécialiste Direct Fleet la gestion au jour le jour de son parc et bénéficie de ses conseils pour l’accompagner dans la refonte complète de ses pratiques.

Pour externaliser la gestion de sa flotte, Lafarge a rédigé un cahier des charges avec la volonté de profiter de cette opération pour optimiser le coût de ses véhicules. Cette réorganisation s’est accompagnée d’une redéfinition de la car policy.

L’externalisation s’est concentrée sur toutes les procédures amont et aval. De la création d’un catalogue à la restitution en passant par la commande et la livraison du véhicule, toutes les opérations devaient être confiées à un prestataire extérieur. « Comme nous voulions aussi changer la car policy, nous devions trouver un prestataire capable de fournir non seulement un outil informatique, mais aussi de nous accompagner dans l’optimisation de la grille, relate Alexis Elkaïm, responsable des achats sur les familles frais généraux et prestations intellectuelles. Dans ce contexte, le choix du prestataire s’est fait sur sa capacité à fournir des conseils, gérer et optimiser le parc. »

Lancée en 2012, cette démarche s’est concrétisée en 2014 par le remplacement de 500 véhicules en une seule fois. Le nouveau catalogue et la grille définie devaient être assez pertinents pour générer des économies substantielles.

Une vision de long terme avec le prestataire

« Il ne s’agissait pas simplement de déléguer la gestion, nous voulions aussi maîtriser l’un des premiers postes de dépense des frais généraux, soit 20 % du total, sur lequel notre comité de direction a une sensibilité importante », précise Jérôme Ibanez, responsable de la flotte automobile.

Après avoir interrogé l’ensemble des spécialistes du fleet management du marché, Lafarge a choisi de travailler avec Direct Fleet. « En 2013, cette société n’avait pas encore une grande notoriété, observe Alexis Elkaïm. Mais leur premier métier était le conseil, un point positif pour notre projet. Par ailleurs, nous recherchions la réactivité et la taille de Direct Fleet plaidait en ce sens. »

Lafarge voulait aussi devenir un client privilégié et engager un partenariat pour monter conjointement en puissance et en compétence. Parallèlement à la dimension économique du projet, le spécialiste des matériaux souhaitait renforcer l’aspect social de l’externalisation. Le partenaire choisi devait avoir une écoute importante vis-à-vis des collaborateurs et faire preuve de flexibilité.

Un portail internet pour accompagner les collaborateurs

À ce sujet, le portail internet mis en place par Direct Fleet a revêtu une importance particulière. Non seulement il sert à choisir et à commander les véhicules, mais il accompagne aussi les collaborateurs dans la gestion de leurs pneus et apporte des informations complémentaires sur l’emploi des véhicules. Les collaborateurs y déclarent leurs kilométrages et Lafarge y diffuse des messages à leur destination. « Ce portail traduit la volonté de notre politique de gestion de la flotte : offrir davantage de services aux utilisateurs », fait valoir Alexis Elkaïm.

Toutes les procédures liées à la vie du véhicule ont été externalisées auprès de Direct Fleet. Dans le cadre de sa politique sécurité, Lafarge a conservé la gestion des contraventions car le groupe estime qu’elle s’inscrit dans sa mission sociale et managériale. « Au-delà de l’aspect administratif, nous nous appuyons sur cette action pour sensibiliser et former les collaborateurs à la prévention routière et limiter ainsi les risques d’accidents », complète Jérôme Ibanez.

Cette volonté s’inscrit aussi dans la politique générale de Lafarge qui vise à renforcer la sécurité des collaborateurs. À titre d’exemple, pour être référencés dans la car policy, les véhicules doivent avoir obtenu cinq étoiles aux tests Euro NCAP. Dans le même ordre d’idée, Lafarge continue à gérer en direct l’assurance de sa flotte.

Le spécialiste des matériaux conserve aussi en interne les décisions d’évolution de la car policy et donne son accord lors de la commande de chaque véhicule. Enfin, les négociations avec les loueurs longue durée et les constructeurs sont encore menées par le service achats de Lafarge.

Aujourd’hui, l’externalisation de la gestion de la flotte auprès de Direct Fleet et la réorganisation de la car policy ont rempli leurs objectifs. L’entreprise a réalisé 10 % d’économies sur son TCO avec un nombre inchangé de véhicules, tout en bénéficiant de prestations supplémentaires. Et en mettant en concurrence les loueurs longue durée sur les frais de remise en état, Lafarge a réussi à réduire son TCO de 5 % supplémentaires.

Une révision complète de la gestion de la flotte

« Pour arriver à ce résultat, nous avons passé beaucoup de temps et dépensé beaucoup d’énergie, rappelle Alexis Elkaïm. Avec Direct Fleet, il a fallu identifier l’ensemble des postes de dépenses pour recomposer un TCO le plus exhaustif possible et proposer une optimisation des postes les plus significatifs. Nous avons diminué le nombre de segments dans la grille d’attribution. En concentrant les volumes sur un type de véhicules plus restreint, l’efficacité des négociations a été renforcée. En outre, nous avons choisi des motorisations et des finitions plus appropriées. Les deux leviers principaux sur lesquels nous avons enregistré des gains restent le taux de CO2 et le couple durée-kilométrage avec une optimisation des lois de roulage. »

Si quelques collaborateurs dont les équipements ont été revus à la baisse ont manifesté leur mécontentement, la réorganisation a été bien accueillie.

Fleet réalise des enquêtes régulières auprès des collaborateurs et le taux de satisfaction a atteint 90 % en 2014, année de lancement des nouvelles procédures.

Externaliser les contacts auprès d’un prestataire extérieur aurait pu déresponsabiliser les conducteurs. En rompant le lien avec l’entreprise, les collaborateurs auraient pu considérer que l’état du véhicule n’avait pas un caractère prioritaire pour la hiérarchie. Il n’en a rien été. « Les collaborateurs ne considèrent pas que nous avons délaissé la gestion de la flotte, explique Jérôme Ibanez. Nous avons conservé une organisation en interne et nous n’avons pas coupé les liens. »

Un contrôle stratégique conservé en interne

De plus, le fait qu’un tiers comme Direct Fleet sache comment, quand et dans quel état restituer le véhicule donne davantage de responsabilités aux collaborateurs. « Auparavant, la restitution était encadrée par un gestionnaire local de manière empirique. Désormais, si les frais sont importants, nous sommes alertés. Les collaborateurs ont compris que l’état des véhicules est sous contrôle et nous constatons une amélioration à travers le recul des frais de remise en état », note Jérôme Ibanez.

Malgré l’externalisation, Lafarge continue de maîtriser le pilotage de sa flotte. Si la compétence technique est du ressort de Direct Fleet, le groupe conserve le contrôle sur les décisions stratégiques. Alors que le prestataire gère la base de données, les responsables de l’entreprise continuent à superviser les coûts, les prestations et à choisir les véhicules.

En revanche, Direct Fleet a aidé Lafarge à progresser dans l’optimisation de sa flotte. « Pour diminuer les frais de remise en état, il a fallu analyser et challenger les loueurs de longue durée sur chaque restitution et chaque facturation, reprend Alexis Elkaïm. Seul un spécialiste comme Direct Fleet était capable de mener à bien cette mission complexe. »

Ces compétences ont aussi permis d’adapter les lois de roulage. Et grâce aux données collectées et organisées par Direct Fleet, Lafarge définit son TCO avec précision et peut négocier avec davantage de force face aux constructeurs et aux loueurs.

Après les VP, cap sur les véhicules utilitaires

Si le spécialiste des matériaux de construction s’est concentré en 2014 sur l’optimisation de ses VP, cette année sera consacrée à une démarche identique avec les VUL. Un nombre important de ces véhicules devrait être renouvelé en 2015. Alors qu’une partie de cette flotte est financée en achat, le travail de Direct Fleet va contribuer à arbitrer avec la LLD en toute connaissance de cause. Auparavant, chaque site décidait unilatéralement du mode de financement. À l’issue de cette rationalisation, une stratégie va être arrêtée pour encadrer le processus de décision.

En interne et avant l’arrivée de Direct Fleet, les véhicules étaient gérés par plusieurs personnes dont les missions englobaient d’autres domaines de compétences. Depuis, la cellule a été réorganisée autour de trois personnes aux périmètres d’intervention bien définis. La réorganisation de la flotte a impliqué la direction administrative et financière et celle des ressources humaines.

« Sans leur appui, le projet aurait été plus compliqué à mener à son terme, note Alexis Elkaïm. Le partenariat noué avec le prestataire a aussi joué un rôle important dans la réussite de cette réorganisation. Nous avions des objectifs ambitieux qui impliquaient de tout changer en un minimum de temps. Sans un partenaire sérieux, solide et réactif, nous n’y serions pas parvenus. »

La flotte de Lafarge en chiffres

La flotte du groupe Lafarge compte 1 650 véhicules financés pour 80 % des volumes en location longue durée par ALD Automotive et Arval, et pour 20 % en achat sur fonds propres. Avec 60 % de VP et 40 % de VUL, ce parc se compose principalement de marques françaises, soit 37 % de Peugeot, 32 % de Renault, 17 % de Citroën, 2,3 % de Dacia et 11,7 % de marques diverses.