Fleet management : la carte de l’expertise

« Je passe par un fleeteur qui gère notre parc. Je n’ai en effet plus assez de temps à consacrer à la flotte. Il y a toujours une panne, un accident, un changement de pneu à gérer. Cela représente une multitude de petites tâches », expose Pascal Kerbellec pour Bystronic, un spécialiste des machines-outils à la tête de 40 véhicules. Ce directeur administratif et financier a donc confié cette gestion à Central Parc Atlantic. Ce fleeteur a t créé par un ancien directeur des ventes du loueur Parcours, Marc Valeur. Qui gère près de 400 véhicules pour une quinzaine de clients.

Une gestion de flotte…

Le manque de temps et de ressources en interne constitue une des principales raisons qui poussent les entreprises à se tourner vers le fleet management. « Il peut s’agir du départ à la retraite du gestionnaire ou d’une réorganisation en interne qui incite le client à se recentrer sur son cœur de métier et à externaliser des tâches chronophages », explique Pascal Pilleyre, directeur commercial de Fatec. Ce fleeteur gère 115 000 véhicules. 80 % sont des véhicules légers et 20 % des poids lourds. Il compte environ 200 clients. Ces clients représentent à 70 % des entreprises privées et à 30 % des clients publics au travers d’un contrat avec l’Ugap, la centrale publique d’achat.

Autre raison souvent évoquée en faveur de l’externalisation : les difficultés rencontrées en interne pour prendre en compte l’ensemble des enjeux liés à la flotte. « Cette gestion mobilise de nombreuses ressources en termes de RH, de fiscalité, de finances, d’achat, pour obtenir les bonnes prestations au meilleur prix, et de comptabilité pour consolider l’ensemble des coûts. Nos clients préfèrent alors externaliser pour s’appuyer sur des experts et optimiser cette gestion », argumente Bertrand Lamarche, directeur conseil pour le fleeteur Traxall, à la tête de 60 000 véhicules.

« La gestion de flotte, c’est un métier à part entière et ce n’est pas le nôtre. Notre métier, ce n’est pas de louer, d’entretenir et de gérer un parc de véhicules », confirme Carlos de Abreu, directeur national des ventes du spécialiste de l’agroalimentaire Herta et client du fleeteur Direct Fleet pour ses 125 véhicules. « Quand nous étions une filiale à part entière de Nestlé, notre parc était géré par une équipe spécifique de la maison-mère. Quand nous sommes devenus une co-entreprise (de l’espagnol Casa Tarradellas et de Nestlé), nous n’avions donc pas de compétences en interne. Nous avons alors fait le choix d’externaliser pour obtenir à la fois des services et de l’expertise », relate Carlos de Abreu.

… de plus en plus complexe

Sans oublier que la gestion de parc devient toujours plus complexe. « Auparavant, les catégories de véhicules étaient choisies pour trois ou quatre ans. Mais désormais, la technologie évolue vite et les changements de gamme sont permanents. Il faut donc rafraîchir sa car policy tous les six mois, constate Fabien Dieu, président du fleeteur Ask. Ce fleeteur gère 2 000 véhicules, essentiellement pour des flottes de 50 à 250 véhicules. Ce changement demande une connaissance fine du TCO car il ne suffit pas de comparer deux loyers. Par exemple, le loyer pour un véhicule électrique sera plus élevé au départ. Mais la fiscalité demeure avantageuse et le coût en carburant et en entretien reste réduit », détaille ce prestataire.

Choisir le bon véhicule

Fabien Dieu poursuit : « Auparavant, c’était le diesel pour tous. Maintenant, il faut remettre le conducteur au cœur de la démarche. Il faut étudier ses usages pour identifier le bon véhicule et la bonne motorisation. Le choix sera différent pour un commercial qui roule beaucoup ou pour un cadre financier sédentaire. Il faut réaliser une analyse fine qui intègre le profil du salarié. C’est-à-dire savoir s’il peut charger à domicile, s’il habite loin de son lieu de travail, etc. La démarche ne cesse donc de se complexifier », conclut ce responsable.

Maxime Sartorius, dirigeant de Direct Fleet, soit 12 000 véhicules en fleet management pour environ trente clients, fait un constat similaire. « Les clients jettent souvent l’éponge car la gestion de flotte nécessite à la fois des outils et des compétences spécifiques qu’ils n’ont pas toujours. Ils ont aussi parfois du mal à recruter des responsables de parc et décident alors d’externaliser. » Et un nombre croissant d’entreprises en viennent à externaliser tout ou partie de la gestion de leur flotte. « En 2021, nous avons enregistré une forte croissance. Notre activité est en développement car les entreprises commencent à comprendre notre métier », complète Maxime Sartorius.

Pour Maxime Sartorius, voici les valeurs ajoutées du fleet management : « Ses équipes ont pour métier la gestion de parc, avec une expertise pointue et des outils. Le client n’a donc plus à se préoccuper de trouver un logiciel pour sa flotte. Nous apportons une solution globale. » Maxime Sartorius met aussi en avant l’indépendance du fleeteur. « Dans le cadre de la gestion administrative, à différencier de la gestion technique, nous ne payons rien pour le compte du client. Et nous ne faisons aucune marge sur les prestations. Nous avons donc une expertise véritablement indépendante », ajoute-t-il.

Fleet management : de l’expertise et des outils

« Le fleet management, c’est une solution à tiroirs, résume Marc Valeur pour Central Parc Atlantic. Du fait de l’expertise que nous apportons, nous pouvons gérer les accords tripartites avec les constructeurs et les loueurs. Nous pouvons aussi négocier les remises, gérer ensuite depuis la commande à la restitution, en passant par l’adaptation des contrats avec les loueurs. »

De nombreux clients, notamment dans les grandes et moyennes flottes, gardent cependant la main sur les opérations les plus stratégiques. Comme la définition de la car policy et les négociations avec les loueurs et les constructeurs. « D’ailleurs, ces derniers cherchent toujours à conserver un lien direct avec le client, remarque Bertrand Lamarche pour Traxall. Quand le client construit lui-même sa car policy et négocie en direct, nous avons alors un rôle d’accompagnement. »

C’est vrai au sein du laboratoire pharmaceutique Upsa ou de Philip Morris. « Je conserve la main sur la stratégie, la définition de la car policy et les négociations avec les prestataires. Mais je délègue tout l’aspect opérationnel au quotidien. Je peux alors prendre de la hauteur. J’ai plus de temps pour réfléchir à l’évolution du parc et donc à son optimisation, dans un contexte où le monde automobile reste très changeant », décrit Yen Le, gestionnaire des 320 VP du parc du cigarettier.

Fleet management : des prestations à la carte

« Chez nous, ce cas de figure des clients qui “gardent la main“ représente environ 15 à 20 % de notre clientèle, indique Fabien Dieu pour Ask. Pour ceux qui, en revanche, nous délèguent la construction de la car policy, nous la définissons en fonction de leur politique. Nous faisons des propositions, l’entreprise choisit et valide. Pour un client, nous avons ainsi mis en avant 67 modèles et une vingtaine ont été retenus à la fin », illustre Fabien Dieu. Ensuite, ce fleeteur met en application la car policy et consulte les loueurs. « Nous renvoyons à nos clients les réponses et cotations des loueurs et mettons en avant le mieux-disant. Puis nous accompagnons les conducteurs dans le choix des véhicules, avant de passer commande », décrit Fabien Dieu. « L’ensemble de ce suivi réalisé lors des renouvellements correspond facilement à 70 % du travail du fleeteur », note Maxime Sartorius pour Direct Fleet.

« Certains clients, reprend Marc Valeur pour Central Parc Atlantic, nous confient aussi l’assurance, une fois sur deux en ce qui nous concerne. Et les cartes carburant ou la gestion des amendes, une fois sur cinq environ. Et nous pouvons pareillement faire du contrôle de factures ou trouver des pneumaticiens pour ceux qui veulent faire des économies en sortant les pneus des contrats avec les loueurs, etc. »

Optimiser le suivi grâce au fleet management

Quelles que soient les prestations choisies, « nous avons en amont un rôle de conseil sur l’organisation des prestations afin d’harmoniser les contrats et les rapports avec les fournisseurs. Nous avons tout un travail d’analyse et de remise à plat au départ », précise Maxime Sartorius. Un préalable pour optimiser le suivi et le pilotage.

« Avec le fleet management, la gestion des véhicules est effectivement optimisée par rapport à ce que nous pouvions faire avec notre logiciel. Ainsi, nous sommes assurés que les avenants seront souscrits au bon moment », témoigne Stéphane Antoinat, responsable du parc automobile de Sanofi France. Ce responsable passe par Traxall pour ses 1 800 VP. Il a pris un large éventail de prestations chez son fleeteur. A savoir la gestion des commandes, le suivi de la livraison des véhicules et des restitutions. Mais aussi la gestion des cartes carburant, des badges de télépéage, des cartes grises et vertes, des vignettes Crit’Air et des contraventions.

« Sauf pour l’entretien qui se gère avec le loueur, les conducteurs ont Traxall comme interlocuteur. Le fait d’avoir une équipe dédiée chez ce fleeteur constitue un plus, poursuit Stéphane Antoinat. Mais les conducteurs ne savent pas toujours à qui s’adresser. Entre le loueur, l’assureur et le fleeteur, ce n’est pas simple. »

« Nous ne gérons pas seulement des véhicules, nous accompagnons aussi le conducteur de A à Z, comme lors d’une panne. Si un entretien est prévu, nous contactons le garage. Nous proposons un rendez-vous au collaborateur, directement sur notre application connectée à son agenda. S’il demande à changer de pneus, nous vérifions si ce changement est nécessaire en amont. Nous vérifions que les pneus sont disponibles et nous les réservons », énumère Fabien Dieu pour Ask.

Un interlocuteur pour les conducteurs

Chez Central Parc Atlantic, le fonctionnement se veut un peu différent. « Le conducteur appelle le loueur pour l’entretien ou le véhicule relais, l’assureur en cas d’accident, mais j’effectue un suivi. En cas de réparation, j’appelle le garage, je vérifie que le véhicule est bien pris en charge. Je négocie parfois pour réduire le délai d’intervention. C’est un suivi au quotidien que souvent le loueur ne fait pas. En cas de sinistre ou de problème, je peux aussi aiguiller les conducteurs », détaille Marc Valeur.

Par ailleurs, lors des renouvellements et des choix de véhicules, les relations avec les conducteurs sont plus cadrées avec le fleeteur, estime Bertrand Lamarche pour Traxall. « C’est plus facile pour un prestataire externe de faire respecter la politique de l’entreprise et d’appliquer des procédures strictes, explique-t-il. Nous faisons office de filtre alors que les collaborateurs, pour qui le sujet de la voiture de fonction peut rester sensible, cherchent souvent à avoir des options en sus, des équipements différents ou à déroger à la règle du véhicule électrique si celle-ci a été mise en place. En interne, c’est souvent plus difficile d’échapper à ces sollicitations. Certes, nous pouvons toujours faire remonter des cas spécifiques au client, comme pour un collaborateur qui aurait quatre enfants et besoin d’un plus grand véhicule », conclut Bertrand Lamarche. Du sur mesure donc.