Fleet management : le temps, c’est aussi de l’argent

Évaluer les gains dus au fleet management n’a rien de simple. « La difficulté de montrer les économies réalisées reste un frein à l’externalisation, d’autant plus que 40 % du TCO dépend du comportement des conducteurs. En outre, pour mesurer ces gains, il faut bien connaître les coûts liés à la flotte. Or, les clients n’en ont pas toujours une vision réelle. Ils intègrent rarement les avantages en nature et les amortissements non déductibles, ni l’ensemble des coûts liés aux sinistres. De ce fait, ils voient mal la valeur ajoutée du fleeter », souligne Marie-Hélène Benarouch, présidente du fleeter 7 Fleet.

Pour Théophane Courau, président de Fatec, « le fleeter doit apporter une valeur ajoutée qui excède au moins le coût de l’externalisation qui pèse environ 3 % du TCO. Les économies doivent donc a minima atteindre 3 à 4 %. » Sur les prestations techniques, une spécificité de Fatec, celui-ci estime les économies potentielles entre 10 et 20 %.

Une fourchette de gains

« En dehors du contexte inflationniste actuel, les économies varient dans une fourchette de 4 à 10 %. L’investissement dans le fleet management est donc rentable alors que le coût de l’externalisation atteint en moyenne 20 euros par véhicule et par mois », résume Alain Guillemier, président du fleeter Aficar. Autre avantage : « En externalisant les honoraires payés au fleeter, ils deviennent un coût variable selon le nombre de véhicules, et non plus un coût fixe », ajoute Maxime Sartorius, président de Direct Fleet. « Mais aujourd’hui, l’objectif reste plus d’éviter des coûts, alors que les tarifs des véhicules ont bondi de 40 % entre 2017 et maintenant, prévient Laurent Hauducœur, directeur commercial du fleeter Traxall. Au global, au lieu d’avoir un TCO qui augmente de plus de 20 %, on peut essayer de limiter la hausse à 5 %. Tout dépend ensuite des missions confiées au fleeter. Dans tous les cas de figure, le client obtient un retour sur investissement. »

« En ce moment, on peut difficilement jouer sur l’aspect coûts, valide Marie-Hélène Benarouch de 7 Fleet. On ne peut pas faire baisser les prix en négociant avec les loueurs ou les constructeurs. Il faut donc optimiser les moyens et les stratégies », indique cette dirigeante qui estime entre 5 à 10 % les économies potentielles avec ce levier. « On peut donc optimiser les dépenses en prenant des véhicules d’occasion, en prolongeant les contrats, en travaillant sur le comportement des conducteurs pour limiter les surcoûts liés aux sinistres et aux amendes, en paramétrant plus finement les cartes carburant, en modifiant les catégories de véhicules », énumère Marie-Hélène Benarouch.

« Nous sommes une tour de contrôle. En effet, les prestataires continuent à facturer en direct au client : grâce à nos outils de suivi et de pilotage et à notre expertise, nous traquons et analysons ces coûts, tout comme pour les contrats de LLD que nous optimisons », avance Maxime Sartorius pour Direct Fleet. Pour Aficar, Alain Guillemier liste d’autres leviers : « Nous optimisons la charge de travail par véhicule grâce à notre expertise et à l’optimisation des processus. Nous améliorons les conditions tarifaires avec les acteurs de l’écosystème : pneumaticiens, réseaux de maintenance, sociétés de convoyage, location courte durée, etc. »

Une tour de contrôle

Le spécialiste de la transformation numérique des entreprises Visiativ externalise ses 300 véhicules chez Aficar. « Les coûts sont maîtrisés grâce à des commandes et à des restitutions optimisées, mais aussi du fait d’une meilleure gestion de la flexibilité dans la rotation des véhicules. Nous avons ainsi beaucoup moins besoin de recourir à la moyenne durée. Le fleeter réussi à rebondir en prolongeant des contrats et en affectant des véhicules non restitués à des nouveaux collaborateurs comme véhicules d’attente », détaille Julien Casagrande, directeur des achats de Visiativ.

« Limiter le temps de tuilage entre deux véhicules constitue de fait une source de diminution des coûts, tout comme la mise en concurrence systématique des prestataires et la bonne application des protocoles signés », pointe Théophane Courau pour Fatec. Pour Laurent Hauducœur de Traxall, « mettre en concurrence et introduire un loueur supplémentaire peut générer jusqu’à 6 % de gain. »

Des pistes à suivre

Laurent Hauducœur met aussi en avant « l’impact de l’optimisation des durées de détention des véhicules, même si le contrôle des coûts et des facturations reste l’enjeu numéro 1. Le fait de travailler sur la politique automobile, donc de trouver le véhicule qui répond le mieux aux enjeux et aux usages, permet aussi d’obtenir un coût de détention plus faible. Et nous conseillons en toute indépendance », conclut-il. Car c’est, pour les fleeters, une de de leurs caractéristiques premières : « Nous ne privilégions pas plus un loueur ou un constructeur qu’un autre », affirme Marie-Hélène Benarouch pour 7 Fleet.

Avec le fleet management, le client peut aussi gagner du temps : « Le fleeter simplifie la gestion et facilite le quotidien de son client, tant du côté des services généraux, des achats, des RH que des conducteurs », décrit Alain Guillemier pour Aficar. « Et cela génère des économies grâce à la mise en place de l’automatisation et de processus simples », complète Fabien Goussault, président du fleeter Phoenix Développement. Fabien Goussault illustre ce constat : « Un de nos clients employait un plein temps et demi pour traiter les infractions. Depuis qu’il nous a confié cette tâche, il a économisé ce plein temps. Et chez nous, ce travail nécessite moins de moyens humains car tout est automatisé. Quand un client a deux personnes pour gérer sa flotte en interne, nous avons à peine plus d’un plein temps. »

Le temps perdu

Fabien Goussault signale un gain de temps pour la comptabilité, car ce fleeter procède aussi à tous les calculs liés à la fiscalité et aux avantages en nature. « Et grâce à une interface entre notre outil et l’outil comptable du client, tout est enregistré chez lui. Le calcul des AEN part donc directement dans son outil de paie. Globalement, cela économise une dizaine de journées de comptabilité », argumente ce responsable. Qui cite un autre exemple : « Pour un client, nous avions au départ trois personnes pour gérer sa flotte. Grâce à des modifications de processus, nous sommes passés à deux et nous avons réduit les honoraires demandés. »

Pour Fresenius Medical Care France, spécialiste des produits et services pour l’insuffisance rénale chronique, Jean-Louis Brunet ne dira pas le contraire. « Avant, nous recevions les factures par e-mails et saisissions tout manuellement dans le logiciel, relate ce directeur des achats et de la supply chain à la tête de 200 VP. Tout est désormais dématérialisé et, pour la comptabilité, notre fleeter Traxall regroupe les factures et tout arrive dans SAP. Nous gagnons aussi du temps sur le traitement des amendes et nous avons économisé un mi-temps en interne. Sans compter qu’auparavant, il y avait des ratés et des retards. La prestation a un coût mais elle est rentabilisée. Et nous avons un outil et un suivi performants », ajoute Jean-Louis Brunet.

Le temps retrouvé

Pour Marie-Hélène Benarouch de 7 Fleet, le gain de temps reste le premier atout des fleeters et la principale raison d’externaliser : « Gérer une flotte devient toujours plus chronophage. Les relations avec les conducteurs et les fournisseurs prennent du temps, alors que des tâches comme le traitement des amendes n’ont pas vraiment de valeur ajoutée. De plus, en externalisant, il n’y a plus de problèmes avec les vacances, les temps de formation ou les arrêts pour maladie du gestionnaire de parc en interne. Le service du fleeter est continu, sans temps morts », conclut Marie-Hélène Benarouch. Un bon résumé.