Fleet management : l’externalisation à la carte

Élaboration de la car policy, sélection des fournisseurs proposant le meilleur service au meilleur coût, vérification des factures, consolidation des données et identification des leviers d’économie : autant de missions qui incombent aux prestataires de fleet management. Un mode de gestion qui vise tous les types de parc, de la dizaine de véhicules d’une PME aux milliers de modèles des grands comptes. « Cependant, le bénéfice sera d’autant plus important sur une grande flotte. Dans ce cas précis, les économies d’échelle les plus élevées sont réalisables », souligne Maxime Sartorius, président de Direct Fleet, spécialiste du fleet management.

Plusieurs situations peuvent conduire une société à déléguer la gestion de son parc à un « fleeter ». « L’entreprise peut recourir à l’externalisation faute de ressources humaines et techniques en interne ou par manque de temps. Mais aussi parce qu’elle préférera laisser à des prestataires spécialisés une mission qui fait appel à un savoir-faire spécifique et recouvre de nombreuses compétences », explique Édouard Rance, gérant de la société de fleet management ERGC.

Gérer une flotte, un métier toujours complexe

Chez Danone, la multiplicité de ses missions de gestionnaire de parc a justement décidé Manuel Martins à externaliser la gestion de ses 1 500 VP : « Le métier a énormément progressé et s’est professionnalisé du fait de l’expertise exigée en matière de loi, de fiscalité mais aussi de maîtrise des outils de gestion. » Sans oublier les processus de gestion chronophages qui représentent bel et bien un coût financier indirect, coût que Danone compte réduire au minimum grâce à l’externalisation.

Mais l’externalisation a apporté d’autres bénéfices : « Le temps libéré nous a amené à faire évoluer le poste de gestionnaire de parc », constate manuel Martins. De l’auto-partage à l’élaboration de pré-requis pour améliorer la sécurité des conducteurs, Danone peut désormais se consacrer à des projets favorisant la mobilité durable.

Pour Xavier Bazan, responsable de la flotte de Bristol-Myers Squibb, le choix de l’externalisation correspondait surtout à une stratégie de l’entreprise : celle-ci souhaitait se recentrer sur son cœur de métier, la recherche et commercialisation de médicaments. Le laboratoire a tout de même conservé ses véhicules en LLD, ce qui contribue aussi à concentrer les investissements sur la R&D.

Une entreprise qui emploie le fleet management peut au choix louer ou rester propriétaire de ses véhicules. « Mais en réalité, plus de 90 % des véhicules que nous gérons sont en LLD », précise Édouard Rance pour ERCG. Le fleet management s’impose en effet comme un mode de gestion complémentaire à la LLD. « La grande majorité de nos clients font coexister fleet management et LLD : une entreprise qui n’a pas la trésorerie nécessaire à l’achat des véhicules peut à la fois bénéficier des solutions de financement des loueurs, lisser les dépenses et libérer ses collaborateurs des tâches de gestion », complète Théophane Courau, président du prestataire Fatec. Preuve que LLD et externalisation ne sont pas incompatibles, certains loueurs, à l’image d’ALD Automotive, ont investi le marché du fleet management afin de diversifier leurs activités, et gèrent des prestations telles que la maintenance, l’entretien ou les cartes carburant.

Externalisation et LLD vont bien ensemble

De leur côté, les fleeters indépendants s’engagent à orienter leurs clients vers les fournisseurs qui offrent les meilleurs prix et niveaux de service. Ils se rémunèrent selon la méthode de facturation au réel avec des honoraires de gestion mensuels, calculés selon une grille prédéfinie. « Notre principale plus-value : nous avons le pouvoir de mettre en concurrence les loueurs, et plus globalement les prestataires, afin d’obtenir les meilleurs loyers possibles avec un niveau de service maximum », résume Édouard Rance.

L’indépendance des fleeters est l’une des raisons qui a encouragé Bristol-Myers Squibb à confier depuis 2007 la gestion de ses 800 véhicules en LLD à ERCG. Les prestations liées aux pneumatiques, à l’entretien et l’assistance restent toujours aux mains d’ALD Automotive et de GE Capital Fleet Services, mais la gestion de la flotte, des commandes à la restitution, a été externalisée.

« Travailler avec des acteurs indépendants permet d’avoir plus de flexibilité et d’optimiser les coûts, en maintenant une qualité de service répondant à nos exigences », avance Xavier Bazan, pour Bristol-Myers Squibb. Et cela commence dès la constitution de la car policy où les deux loueurs référencés envoient des grilles de fluidité à ERCG pour toute commande de véhicules. « Pour chaque modèle de notre catalogue, nous choisissons le loueur avec la meilleure offre sur le couple durée-kilométrage », reprend Xavier Bazan.

Pour le confort de financement, Danone a aussi choisi de conserver ses véhicules en LLD auprès de plusieurs loueurs, tout en confiant leur gestion à ERCG. Le spécialiste de l’agroalimentaire a ainsi externalisé l’ensemble de la gestion de la flotte, de l’élaboration d’une car policy plus vertueuse et moins coûteuse jusqu’à la restitution. Cette externalisation couvre aussi les prestations liées aux pneumatiques, à la location courte durée et aux cartes carburant. Seuls l’entretien et la maintenance, inclus dans le contrat de location, restent sous le contrôle du loueur.

Le fleet management au cas par cas

« Chaque composante du TCO offre un levier potentiel d’économie. Nous avons donc établi avec ERCG des objectifs précis de productivité. Un plan d’actions est ensuite élaboré pour suivre les baisses de coût ciblées », rappelle Manuel Martins, pour Danone.

En tant qu’unique contact avec les fournisseurs, les fleeters ont aussi la charge de rassembler, consolider et traiter les données liées à la gestion du parc. « Externaliser la gestion de notre parc a apporté une double satisfaction, liée, d’une part, aux économies budgétaires directement produites par la mesure et, d’autre part, à la connaissance plus fine que nous avons du fonctionnement du parc. Par exemple, nous connaissons dorénavant la loi de roulage de chaque véhicule et nous commençons à avoir une idée plus précise des TCO. Connaître ces informations a sans nul doute facilité l’action de rationalisation demandée par le gouvernement », illustre Jean-Pierre Sivignon, chef de la mission interministérielle chargée du parc automobile de l’État. Le parc de l’État et des opérateurs est de fait passé de 83 000 à 66 000 unités, et cela en trois ans, soit une diminution de 17 000 véhicules.

Réflexion identique pour Manuel Martins chez Danone : « Le fleet management nous a apporté des outils que nous ne possédions pas auparavant et nous a permis de prendre du recul sur la flotte. Grâce à une consolidation de l’ensemble des données fournies par nos prestataires, nous bénéficions d’une vision plus claire sur l’utilisation des véhicules du parc et de leur coût. »

Au sein de la Lyonnaise des Eaux, l’externalisation de la maintenance des 700 poids lourds et engins a surtout donné l’occasion d’analyser précisément la composition de ce poste de dépenses. « Avec la consolidation des flux de factures, nous avons pu voir combien nous coûtait précisément la flotte. Connaître la typologie des frais de maintenance amène à peaufiner notre cahier des charges pour les prochains renouvellements. Dans la vie d’un véhicule, nous savons à quel moment le renouveler ou effectuer des opérations de maintenance préventive lorsque que l’on remarque des pannes récurrentes à partir d’un certain kilométrage », détaille Laurent Lesage, responsable technique parc véhicules à la direction des achats.

À différentes échelles, chacune des entreprises qui recourent à l’externalisation a pu constater des économies sur les postes de dépenses concernés.

Externaliser peut aussi réduire les coûts

Une grande majorité de la gestion de la flotte de l’État a été ainsi externalisé pour l’entretien, la maintenance, la carrosserie et les pneumatiques. « Nous avons réalisé environ 35 % d’économie sur l’ensemble de ces postes, avec un coût moyen par véhicule tombé à 665 euros contre 1 057 euros auparavant », relate Jean-Pierre Sivignon.

Danone a externalisé la gestion de l’ensemble des opérations liées à sa flotte, sauf la maintenance et l’entretien. Avec à la clé une baisse du coût moyen d’un véhicule d’environ 4 %. « Nous nous attendons à garder le même rythme de croisière avec l’application prochaine d’un nouveau plan d’actions annuel », précise Manuel Martins.

Un suivi attentif et rigoureux de la gestion

Grâce à l’externalisation des poids lourds et engins, Laurent Lesage, pour la Lyonnaise des eaux, a constaté un gain de 15 % du montant annuel de la maintenance, honoraires du prestataire Fatec déduits, pour un parc de vingt camions. Des économies obtenues notamment grâce à la négociation des devis et à un suivi consciencieux des factures.

Pour Bristol-Meyers Squibb, de la commande à la restitution, l’ensemble des factures sont traitées et contrôlées en externe avec une attention portée à la bonne application des barèmes temps, des prix des pièces détachées mais aussi des remises accordées. Et pour ce laboratoire opérant à l’international, le fleet management offre aussi de bénéficier d’un mode de gestion uniformisé, avec des tableaux de bord consolidés et des reporting uniformes. « L’objectif : obtenir une vision plus globale du parc des 4 000 véhicules des pays de l’Europe de l’Ouest où nous sommes implantés », conclut Xavier Bazan.

Pour le fleet management, les années se suivent et se ressemblent, avec une croissance continue du nombre de véhicules. De bons chiffres notamment portés par l’externalisation de la flotte de l’État.