Fleet management : la clé de la numérisation

Tout d’abord, le fleet manager doit avoir accès aux systèmes informatiques et donc aux données de la flotte. Ensuite, les procédures doivent être documentées. Une démarche qui prendra le temps nécessaire.

Connecter la base des RH et le logiciel de gestion de flotte

Lorsque l’entreprise a une certaine taille, l’accès aux données se met en place en collaboration avec le responsable informatique. Quant au gestionnaire de flotte, il fait office d’expert et assure le lien entre la base de données des RH et celle des véhicules pour gérer ensuite le parc. « Le Graal : une fonctionnalité pour mettre à jour la base des RH directement dans le logiciel de gestion de flotte », complète Philippe Ambon pour Holson.

Un outil informatique pour analyser la flotte

Les spécialistes du fleet management disposent d’un outil informatique pour analyser la flotte quand, souvent, chez le client, les informations restent morcelées. Avec l’externalisation, l’entreprise visualise toutes ses dépenses directes et indirectes et ce, sur un véhicule, une agence ou un département donné. Plus avant, l’entreprise peut aussi mener des enquêtes de satisfaction auprès de ses conducteurs pour mesurer l’efficacité du prestataire sur des critères quantitatifs et qualitatifs.

Numériser les commandes de véhicules

Pour les commandes de véhicules, le processus d’externalisation peut être total, avec la promesse de gains importants. Fastidieux et chronophage, cet ensemble de tâches demande de nombreux allers et retours. Numériser la démarche apporte donc des bénéfices. De plus, ces commandes sont très faciles à externaliser. « Tout est gérable par un tiers à l’exception de la signature du bon de commande, explique Philippe Ambon. Ensuite, tout peut s’externaliser jusqu’au rééquilibrage du contrat en fonction des kilomètres réellement parcourus. »