Fleet management – Synerciel : le bilan de l’externalisation

Si Synerciel est à la tête d’un parc automobile au périmètre limité, ce réseau de professionnels du BTP pèse par sa puissance d’achat. Sa propre flotte compte seulement 35 véhicules de fonction mais le réseau achète 2 000 véhicules pour ses 2 500 adhérents. Pour ses salariés itinérants, le groupement a déployé des véhicules de fonction soumis au système des avantages en nature. La flotte ne compte aucun véhicule de service.

Les achats se concentrent sur Citroën et Peugeot. « Le Groupe PSA nous a toujours soutenus avec une politique commerciale intéressante, explique Alain François, directeur des ressources humaines qui pilote également la logistique. De plus, nous faisons la promotion des véhicules de ce groupe auprès de nos adhérents. Par conséquent, il nous serait difficile de faire appel à d’autres marques. »

Une flotte en LLD…

Synerciel finance sa flotte en location longue durée auprès de Free2Move Lease, Parcours et ALD Automotive. Ce parc compte encore deux véhicules en achat mais qui devraient en sortir prochainement. Pour des besoins ponctuels, Synerciel fait appel à la location moyenne durée auprès d’Arval. Avec ce service, l’entreprise peut proposer un véhicule aux nouveaux salariés pendant les périodes d’essai, sans prendre le risque de commander un véhicule en LLD. Ce cas de figure s’est présenté fréquemment : le groupement est passé de 55 à 95 collaborateurs en moins de deux ans.

Synerciel a externalisé la gestion de sa flotte en mai 2018. « Auparavant, nous fonctionnions de manière artisanale, rappelle Alain François. Nous avions des véhicules en achat, d’autres en LLD chez divers loueurs. Nous gérions à distance et notre visibilité restait mauvaise. » Autrement dit, le groupement rencontrait des difficultés pour reconstituer les coûts et suivre leur évolution. À titre d’illustration, les entretiens des véhicules étaient réalisés par les salariés et remboursés sur notes de frais. Pour obtenir une analyse, il aurait fallu entrer à la main les informations dans l’outil informatique.

Avant l’externalisation et en complément d’autres activités, une personne avait en charge la gestion de flotte. Parmi d’autres tâches, elle s’occupait de la gestion des amendes. « Nous n’arrivions pas à consolider les données, se souvient Alain François. Quand nous avons renouvelé les contrats de LLD, nous avons décidé de trouver une solution pour y parvenir. Nous ne voulions plus mobiliser un demi-équivalent temps plein sur ce dossier. En outre, à cette époque, la croissance était importante et nous étions en train de mettre en place un contrôle de gestion », complète ce responsable.

… et une gestion externalisée

Avec l’externalisation, Synerciel voulait optimiser ses contrats de LLD. À titre d’exemple, il fallait décider de confier ou pas l’entretien aux prestataires. Le groupement rencontrait des difficultés pour analyser la situation. « Établir un TCO est compliqué quand vous n’êtes pas un professionnel de la gestion de flotte, observe Alain François. Il est tout aussi difficile de choisir les bons véhicules quand les réglementations évoluent en permanence. »

Synerciel a alors décidé de confier la gestion de sa flotte à Holson. À l’époque, le parc comptait seulement vingt véhicules dont une douzaine en achat. Ce prestataire a entre autres établi un système de relevés kilométriques mensuels. « Cela permet notamment d’avoir un pilotage de la part des managers, avance Alain François. Si les collaborateurs roulent plus de 4 000 à 5 000 km par mois, ils prennent trop de risques et une présence trop importante sur la route ne génère pas une productivité optimale. »

Entre mai et novembre 2018, le fleeteur a remis à plat les pratiques et redéfini la car policy. En 2019, vingt nouveaux véhicules en LLD ont intégré la flotte, suivis de huit en 2020. Le prestataire a contribué à définir le type de véhicule en fonction de la réglementation, à choisir la durée et le kilométrage des contrats de LLD et il a préparé l’appel d’offres. Trois catégories de véhicules ont été établies avec une meilleure approche qualité/prix et un niveau d’équipements plus élevé avec boîte automatique, GPS, etc. Ce fleeteur facture ses services via un forfait sur trois ans et une variable mensuelle calculée en fonction du nombre de véhicules en parc. Si Synerciel a une demande particulière, il émet un devis et intervient après accord.

Des cartes carburant aux pneus hiver

Le groupement n’a pas la compétence pour avoir le contact avec les loueurs et laisse son prestataire piloter les négociations. Ce dernier a aussi pris en charge les échanges avec Total pour la mise en place d’une carte carburant. Synerciel suit les consommations à partir du logiciel déployé par son fleeteur où tous les coûts mensuels sont répertoriés (pneus hors contrat LLD, assurance, etc.).

Si le groupement rencontre des difficultés à trouver des pneus hiver, le spécialiste du fleet management intervient auprès du fournisseur. Il a pareillement établi une connexion avec l’Antai et se charge du traitement des amendes. Et en cas de bris de glace, les conducteurs appellent directement ce prestataire.