Gestion automatisée des amendes : les prestataires étoffent leurs offres

Pour gérer les amendes, Arval et ALD Automotive commercialisent des outils depuis 2015, outils qui se sont étoffés avec la mise en place de la désignation. Cette dernière a de fait accéléré les souscriptions : « Depuis fin 2016 et en 2017 la pénétration de la prestation a été multipliée par 3,5, soit une croissance de 80 % », avance Jérôme de Retz, directeur marketing d’ALD Automotive.

Chez le fleeter Fatec – qui a lancé sa solution fin 2016 – la mesure a généré une quinzaine de nouveaux clients en 2017. « Parmi ceux qui ont souscrit à la prestation amendes, 50 % sont de nouveaux clients venus suite à cette réglementation, commente Mathilde Courau, responsable marketing et digital. Nous avons aussi toujours des clients qui reçoivent les PV par courrier et nous les envoient pour un traitement manuel. »

SuiviDeFlotte.net a lui aussi vu la demande augmenter dès janvier 2017 pour le module PV intégré à sa solution de gestion de flotte. Et ce malgré quelques fluctuations : « Au second semestre 2017, plusieurs magazines spécialisés et reportages télévisés ont remis en question la légalité du système par rapport au conducteur. Nos clients s’interrogeaient sur un potentiel retour en arrière », relate Julien Rousseau, directeur du prestataire.

Des flottes en demande d’outils

L’automatisation du traitement des amendes cible les parcs de plus de 100 véhicules : grands comptes, ETI et grosses PME. « Des TPE nous la demandent car elles n’ont pas les ressources en interne, mais c’est plus rare », note Jérôme de Retz.

Chez certains prestataires, la souscription à la gestion des amendes est payante, alors que chez d’autres elle est comprise dans la solution de gestion de flotte. C’est le cas pour SuiviDeFlotte.net : « Nous avons considéré que cette connexion était fournie par l’État et donc qu’elle n’entraînerait pas de surcoût pour nos clients », argue Julien Rousseau.

Mais quoi qu’il en soit, le fonctionnement reste similaire. Les gestionnaires importent dans l’outil la base de données de leurs véhicules, consultable par le Centre national de traitement des amendes (CNT) situé à Rennes. Ils reçoivent les demandes de désignation dans une interface, sur la base des immatriculations. En retour, ils indiquent les informations sur les conducteurs. Le système avait à l’origine été établi pour les loueurs qui, en tant que titulaires de la carte grise, recevaient les amendes de leurs clients.

S’accorder avec les loueurs pour les immatriculations

Une situation qui a d’ailleurs entraîné des difficultés pour les flottes en LLD car les loueurs échangeaient déjà avec l’Antai sur les immatriculations concernées. « L’Antai devait régler ce problème en donnant la priorité aux locataires de flotte, mais cela demandait une refonte complète du système informatique, indique Julien Rousseau. Depuis, il y a eu des réunions sur le sujet mais rien n’est encore en place. Nous réfléchissons donc à une solution alternative qui serait de copier-coller la demande de désignation depuis le portail du loueur. » Sinon, la solution consiste à demander à ses loueurs de libérer les immatriculations.

Aujourd’hui, les prestataires cherchent à automatiser encore plus le processus. Tous offrent de stocker plus d’informations pour pouvoir désigner en quelques clics. « Si le gestionnaire le souhaite, la fiche conducteur peut donc être pré-remplie lors de la désignation », explique Jérôme de Retz pour ALD Automotive. Et la plupart des systèmes recommandent la personne à désigner sur la base des attributions.

Les véhicules multiconducteurs n’ont pas non plus été oubliés. « Lorsqu’une amende est constatée sans affectation naturelle, le gestionnaire de parc peut saisir manuellement le nom du conducteur s’il le connaît, ou bien le retrouver sur la base de l’historique dans l’outil de gestion », détaille Jérôme de Retz.

Les véhicules multiconducteurs

Fatec propose de « s’interfacer avec le gestionnaire de parc selon son mode de fonctionnement », tandis qu’un équipement d’identification du conducteur est en option à 1 euro par mois et par véhicule chez SuiviDeFlotte.net. « La géolocalisation peut être une solution pour les véhicules multiconducteurs mais cela pose un problème de responsabilité à l’entreprise », estime Julien Rousseau

Outre les notifications et les relances à destination du gestionnaire, SuiviDeFlotte.net a construit un système d’e-mails automatiques pour valider avec le salarié que c’était bien lui qui conduisait. Même chose chez Fatec, mais en option pour « s’adapter à la culture de l’entreprise ». Pour Fatec, Mathilde Courau met toutefois l’accent sur le délai de réception du PV par le conducteur après désignation, parfois très long. « Comme nous prévenons les conducteurs en cas de désignation, il est fréquent qu’ils s’inquiètent et nous contactent, souligne-t-elle. La mise en place par l’Antai de la réception des PV par e-mail en 2018 va fluidifier les traitements. »

Un accompagnement nécessaire

Ces outils fournissent aussi des éléments factuels pour justifier la désignation. « Cela retire le côté “rugueux” lorsque l’on annonce à une personne qu’elle a été désignée », pointe Julien Rousseau. Mais un accompagnement reste nécessaire pour leur implantation et leur utilisation. « La majorité des interrogations des clients sont liées à des sujets juridiques et de conformité avec la loi », constate Jérôme de Retz. « Nous avons souvent besoin d’ajouter une couche d’informations et d’expliquer le système de l’Antai – entre autres les 45 jours de délai –, et le fonctionnement de la solution d’automatisation, confirme Julien Rousseau. On pense souvent que le PV est établi en amont de la désignation, alors qu’il est justement établi après. »

Attention, déployer ces outils demande des démarches spécifiques car ils impliquent le stockage et la transmission de données personnelles. « Nous avons entamé un travail de pédagogie auprès de nos clients pour les accompagner dans les démarches préalables à la signature de l’autorisation unique n° AU-10 », rappelle Mathilde Courau pour Fatec. Il est par exemple interdit d’effectuer des statistiques non anonymisées. « Rapprocher le nom d’un conducteur et un nombre de PV revient en effet à établir un casier judiciaire », alerte Mathilde Courau. Chez ALD, le seul reporting disponible est ainsi basé sur les classes d’amendes.

Des fonctionnalités à venir

Pour répondre à ces enjeux, SuiviDeFlotte.net a déjà une idée : « La prochaine étape consistera à se connecter directement au dossier RH du conducteur situé sur le “cloud” afin de récupérer son adresse sans que le gestionnaire ne la voie », avance Julien Rousseau.

Ce prestataire développe également un tableau de bord global. L’objectif est notamment de remonter à l’État les zones dangereuses dans le cadre de la sécurité routière. « Nous ne nous excluons pas cependant d’employer les informations pour faire des prédictions et identifier les risques pour l’entreprise par groupe de véhicules ou agence », conclut sur ce sujet Julien Rousseau.