Gestion de flotte : des responsables multitâches

La gestion de flotte est une fonction à laquelle peut s’agréger une multitude de tâches. « Un responsable peut les réaliser en tout ou partie, pointe Arnaud Perard, directeur de la flotte de Hertz France, soit 35 000 véhicules. On trouve tout d’abord la négociation avec les prestataires automobiles pour la discussion sur les achats et la location. » Et Arnaud Perard ajoute la gestion des flux logistiques, le suivi de la flotte avec les outils télématiques, la maintenance préventive, le support aux utilisateurs, les débouchés pour les véhicules sortants, « et enfin, au-dessus de tout cela, une bonne rotation de la flotte pour s’en débarrasser au bon moment afin d’optimiser les coûts. Tout dépend des entreprises. Un gestionnaire peut ainsi maîtriser de 20 à 100 % de la valeur du véhicule », avance Arnaud Perard.

Voilà pour la seule gestion de flotte. Mais dans de nombreux cas, les employeurs peuvent adjoindre les travaux liés aux services généraux, à la gestion d’autres biens de l’entreprise comme la téléphonie, l’immobilier ou les consommables de type photocopieuses. La liste peut s’allonger à l’envi. Tout dépend de la taille de l’entreprise et de celle de sa flotte.

Les petites flottes

Dans les très petites structures, le dirigeant est le plus souvent à la manœuvre. C’est le cas d’Alexandre Rousselle, patron du spécialiste du BTP Rousselle Père & Fils. A la tête de 8 véhicules, ce P-DG y consacre une heure par semaine, « pas plus. Cela me prend du temps lors des renouvellements des contrats de location, précise-t-il. Ma flotte est en LLD. Nous déléguons donc ce travail à un concessionnaire avec un coût de 5 000 euros par voiture. Cela revient à 40 000 euros par an. » Sans oublier, tous les deux ans, de 4 000 à 5 000 euros de frais de restitution par véhicule, puis 2 000 euros de carburant par mois pour ce parc. « Cela finit par compter… En résumé, cela me coûte environ 70 000 euros par an pour huit véhicules, soit quelque 9 000 euros par an et par véhicule. » Le tout sans vraiment pouvoir baisser ce coût. « Nous faisons pression sur le personnel pour diminuer les frais de restitution, nettoyer les engins, ajoute Alexandre Rousselle, fataliste. Mais après quelques semaines, les équipes ne s’en soucient plus. »

Sans personnel spécifique, le gestionnaire de flotte occasionnel semble bien démuni. Mais ces difficultés sont surmontables. Tarik El Ainani, président de Vosges Résine Habitat (7 véhicules), le démontre. Cette entreprise du BTP est spécialiste de la résine pour rénover et étanchéiser tout support avec un matériau biosourcé commercialisé en France.

« Je consacre vingt heures par mois à la flotte, estime ce dirigeant. Chacun est responsable de son véhicule. Si un pneu n’est pas changé par un salarié, c’est son affaire. Idem pour la vidange. Le salarié a la charge de nous informer des problèmes liés à son véhicule. Nous achetons nos véhicules via un crédit-bail. Nous renouvelons la flotte en décembre si les besoins s’en font sentir. Cela nous permet de négocier les prix d’achat. Nous entretenons nous-même les véhicules qui nous appartiennent à la fin. Nous récupérons alors une voiture en bon état. C’est tout bénéficie pour nous car cela revient moins cher qu’une location classique pour des utilitaires. Un véhicule nous coûte 3 000 euros par an avec les entretiens réalisés par nos soins », expose Tarik El Ainani.

Les flottes moyennes

Les gestionnaires de plus grosses flottes, qui encadrent quelque 100 à 200 engins, ont d’autres préoccupations. C’est vrai de Cyril Pavageau, directeur des achats et responsable de la flotte du Groupe Sacpa (133 véhicules), à la fois acheteur, producteur, gestionnaire de flotte automobile ou de la téléphonie pour cette entreprise qui recueille des animaux errants sur la voie publique. « Ma semaine-type démarre par la visite d’une unité de production en chaudronnerie où nous fabriquons des équipements pour notre entreprise, comme ceux servant à l’aménagement de nos véhicules. Je suis donc acheteur et producteur, décrit Cyril Pavageau. Puis je m’attelle aux questions administratives : mise à jour de la base de données des véhicules, bal des entrées et des sorties, contrôle des consommations. J’en profite pour gérer l’accidentologie des véhicules mais aussi celle de nos bâtiments. Cette journée type se répète tous les jours avec des ajouts comme des déplacements sur site pour des inspections de chantier. Je termine la journée avec la validation des factures. »

Une des solutions, quand cela est possible, reste de consacrer plus de temps à la flotte. C’est la stratégie d’Hugo Gomes, responsable des services généraux et du parc de Dentsply Sirona (160 véhicules), spécialiste de l’équipement dentaire. « La flotte représente 70 % de mon temps de travail, évalue-t-il. Je me bloque des créneaux consacrés au traitement des amendes et à la commande des voitures. Je traite tout, tout seul. Je définis donc des priorités dans mon agenda, tout en restant à l’écoute des collaborateurs. Mais un aléa climatique peut désorganiser ce système. Récemment, plusieurs de nos bâtiments ont subi des infiltrations d’eau suite à une tempête dans la nuit. J’ai dû organiser le déménagement de tous nos collaborateurs qui ont retrouvé leurs bureaux impraticables. Je dois alors réagir au plus vite. »

Des tâches multiples

C’est à partir de 200 à 300 véhicules que les responsables consacrent la majorité de leur travail au seul parc. Illustration avec Loïc Guérinon, responsable de la flotte du groupe E.CF, soit 230 véhicules. Cette entreprise est spécialisée en équipements, mobilier et arts de la table pour l’hôtellerie et la restauration. « Je n’ai pas de semaine-type, souligne-t-il d’emblée, mais j’ai une série de tâches à réaliser une semaine donnée. Une demi-journée par semaine est donc consacrée à la gestion des factures, une autre aux amendes. Chaque vendredi, je prévois le planning de la semaine suivante avec l’obligation d’optimiser et d’organiser les restitutions, de gérer et analyser les cartes carburant, de faire de la veille et de mettre à jour les informations sur les nouveautés fiscales, de négocier avec les fournisseurs, de suivre les sinistres, d’analyser des reportings liés à l’ajustement des coûts, de produire le contenu interne à destination des conducteurs, de prendre en charge son affichage et la création d’une newsletter, d’améliorer la car policy. La liste est longue. Et chaque jour, je me bloque une heure pour gérer les nombreux imprévus », énumère Loïc Guérinon.

Les gestionnaires spécialisés

Parfois, dans de grands groupes, le gestionnaire de flotte se consacre à une tâche très précise, comme la prévention des risques autoroutiers. C’est le cas de Nathalie Da Silva, responsable prévention des risques routiers et éco-mobilité pour le groupe Onet. Cette société de services de propreté, de sécurité, de logistique et d’intérim recourt à 3 800 véhicules et 4 000 engins présents sur ses chantiers. « J’ai une double casquette de prévention des risques autoroutiers et d’éco-mobilité. Dans ce cadre, je mesure et analyse les statistiques liées à l’accidentologie, et je mets en place une négociation de la qualité de vie au travail qui intègre les forfaits mobilité pour les collaborateurs employant le vélo, les transports en commun, l’autopartage, etc. Cela me permet de rédiger un plan de déplacement d’entreprise (PDE). Enfin, j’ai comme ultime mission de verdir la flotte avec l’objectif de disposer de 10 % de modèles propres d’ici 2022. J’ai donc construit un agenda de chef de projets avec un planning annuel comportant des dates butoirs et des plages réservées aux aléas », décrit Nathalie Da Silva.

Directeur à la direction logistique, garage et festivités de la ville de Lyon, en charge de la gestion de 800 véhicules, Christian Gardin a également un emploi du temps morcelé. Un tiers de son temps est consacré aux travaux logistiques pour organiser les festivités lyonnaises : le tour de France, des défilés artistiques, la Fête de la musique, etc. En tout, il gère quelque 800 déménagements et 2 000 interventions avec placement, par exemple, de 5 000 barrières pour la Fête des Lumières organisé chaque fin d’année. Ensuite, il doit aussi s’occuper de la flotte.

Les grandes flottes

« Pour gérer le tout, il est indispensable d’être sur le terrain, d’anticiper les événements, les évolutions des réglementations concernant le parc, et d’étudier les nouvelles technologies. Mais il faut aussi et surtout déléguer. J’ai un responsable de service pour la logistique et un gestionnaire pour la flotte. Nous avons défini une méthodologie : chacun sait quoi faire pour prendre des décisions quand je ne suis pas là. Cette délégation est importante : je ne peux pas tout gérer et si les adjoints n’ont pas d’autonomie, tout le monde attend. Je n’interviens que lorsqu’il y a un vrai problème », explique Christian Gardin.

Ce fonctionnement participatif contribue à régler de nombreux problèmes. Et principal avantage, cette technique managériale responsabilise les équipes, tout en les crédibilisant auprès des leurs interlocuteurs. Cela motive donc des équipes qui décident et ne sont pas écartées des récompenses quand tout se passe bien.

C’est peu ou prou la façon de faire de Mathieu Charpentier, directeur de la flotte automobile, du transport et site logistique de JCDecaux (2 200 véhicules en charge), spécialiste de l’affichage et du mobilier urbain. « Mon activité la plus importante consiste à gérer la flotte, précise-t-il. Mon directeur adjoint s’occupe du transport et de la logistique. Une responsable gère le site d’une superficie de 70 000 m². Sachant que les tâches liées au management d’une équipe de 90 collaborateurs viennent entrecouper toutes mes activités, je peux découper mon temps de travail en quatre : 40 % sont dévolus à la gestion de la flotte, 20 % aux sites immobiliers, 20 % à la direction transport et 20 % à la gestion de la logistique », détaille Mathieu Charpentier. Qui mise sur la délégation des tâches mais aussi sur des processus solides et certifiés ISO (voir aussi notre article).