Gestion de flotte : réussir ses présentations

La promotion d’Alexandra Melville vaut mieux que bien des discours. En février 2023, cette responsable achats est devenue responsable monde de la flotte automobile et de la mobilité d’Accenture. Elle gère donc un parc de 17 000 véhicules, mais aussi le développement de l’autopartage au sein de cette société de conseil.

Alexandra Melville fait aujourd’hui figure de symbole du changement en cours dans le monde des flottes. En effet, dans de très nombreuses sociétés, ce type d’évolution de carrière se multiplie alors que l’administration des flottes s’accompagne toujours plus d’une gestion de la mobilité. Avec, à la clef, d’autres compétences attendues dont celle, prépondérante, de convaincre en interne du bien-fondé des nouvelles – et complexes – mobilités. « On passe ainsi du TCO au TCM (total cost of mobility) », résume Jonathan Chesneau, le directeur des solutions de mobilités d’Arval France avec, dans la foulée, l’obligation d’expliquer cela aux comités exécutif et de direction, aux groupes de projet et aux salarié en général.

L’intervention, un vrai sujet

« L’intervention pour convaincre du bien-fondé d’une politique de mobilité ? C’est un vrai sujet », répond Fanny Amé qui vient de passer, elle aussi, de gestionnaire de parc automobile à responsable des services généraux et des mobilités, cette fois chez Axéréal. La flotte de cette coopérative agricole compte 850 véhicules légers et les projets sont légion, du vélo électrique pour les trajets domicile-travail, à une enquête pour mesurer toutes les mobilités des salariés. Ce qui suppose, pour Fanny Amé, de multiplier les présentations en interne afin d’expliquer et de convaincre différents publics de la pertinence de ces nouvelles mobilités. Un objectif qui tient avant tout, pour cette responsable, « de la conduite du changement » (voir le témoignage page 46).

Alors que ces interventions s’imposent peu à peu dans le quotidien des gestionnaires de flotte, les spécialistes rappellent, eux, que pour réussir une présentation, il faut travailler sur un triptyque gagnant : une bonne préparation, une bonne présentation et un discours étayé.

1. Se préparer en amont

Véronique Souchet, responsable des cursus « techniques d’expression orale et écrite » pour l’organisme de formation Cegos, propose une quarantaine de cursus consacrés à ces présentations orales. « Parler est un sport, rappelle-t-elle Et comme dans tous les sports, il faut s’y préparer. Cela implique de définir une stratégie sur le message que l’on souhaite faire passer, la présentation choisie, l’auditoire et le temps imparti. 80 % de la réussite d’une présentation résulte de la préparation en amont avec une règle d’or : il faut se concentrer sur le message principal, celui que l’on souhaite que l’audience retienne », souligne Véronique Souchet.

Préparer, rédiger et faire valider

C’est d’ailleurs la technique employée par Vincent Huille, en charge du projet autopartage-nouvelles mobilités pour l’énergéticien Engie. « Je prépare mes interventions très en amont, illustre ce responsable. Je les rédige avec l’aide du groupe de travail expert en mobilité, puis je les fais valider par notre direction de la communication. Lors de mes présentations, je mets en avant la valeur ajoutée de notre mobilité. L’autopartage est par exemple très efficace lorsque les transports en commun s’arrêtent, pour aller de banlieue à banlieue, pallier un manque en cas de grève ou rentrer le soir lorsqu’une réunion se termine tard. Puis, je fais en sorte d’ajouter une mobilité en plus, une nouveauté. Nous sommes aussi grandement aidés pour le bouche-à-oreille : des salariés en convainquent d’autres du bien-fondé de notre démarche », conclut Vincent Huille.

Chez Engie, avec le dispositif d’autopartage suivi par Vincent Huille, 600 collaborateurs inscrits à l’application peuvent faire appel une trentaine de véhicules spécifiquement consacrés l’autopartage. Pour mémoire, la flotte d’Engie comprend 24 000 véhicules dans le monde, dont 14 000 en France, répartis entre 70 % de VU et 30 % de VP. 6 % des véhicules, soit environ 1 400, sont 100 % électriques.

Construire un argumentaire

« Il faut absolument préparer, martèle à son tour François Laure, consultant en formation spécialisé dans le management et la communication pour la société Defursen, et auteur de Techniques d’animation : tous les outils pour réussir vos présentations, réunions, formations, paru chez Dunod. Et il faut donc être capable de répondre aux questions basiques, reprend ce consultant : combien cela coûte ?, combien cela rapporte ?, en bâtissant un argumentaire en trois points sur le but poursuivi, la présentation de l’action menée et les gains escomptés. Cela demande une journée par heure de présentation. Car il faut surinvestir lors de ces présentations. Le train ne repassera pas. On échoue dans les trous de sa préparation », avertit François Laure.

Cette préparation doit aussi permettre de trouver la tenue ad hoc à choisir pour son intervention. Il faudra alors s’habiller selon les codes de l’entreprise, avec des vestes pas trop serrées pour être à l’aise. « On est vu avant d’être entendu, fait remarquer Véronique Souchet, de la Cegos. La première apparence donne le ton de l’intervention et un bon habillement soulignera, auprès de l’auditoire, son professionnalisme. »

2. Mener un bon lobbying

Il faut aussi savoir se montrer stratège et exercer une forme de lobbying auprès des autres chefs de service avant la réunion. C’est la technique que prône Marc Passani, gestionnaire de la flotte de Daher, composée de 850 véhicules. Le crédit-mobilité est, chez cet équipementier aéronautique, à l’étude. « La question de la présentation des politiques de mobilité à des tiers n’est pas simple pour les responsables de parc, avance Marc Passani. Je leur conseille donc, s’ils doivent mettre en avant ces politiques, d’être à la pointe de l’information sur les questions de mobilité et de s’appuyer sur une direction favorable. Sans la volonté des dirigeants, c’est injouable. Ensuite, il est impératif d’être très au clair sur les aspects budgétaires de ces politiques et d’en exposer les conséquences fiscales, soit des mesures d’imposition qui changent d’une année sur l’autre… », poursuit ce responsable.

Convaincre en amont

Pour convaincre, Marc Passani mise sur un PowerPoint indiquant par exemple, avec des graphiques, les hausses des prix des loueurs d’une année sur l’autre. Ce qui peut faire basculer l’entreprise vers une flotte plus électrique. « Ceci précisé, j’estime que la négociation finale, la présentation à la direction, constitue l’estocade. J’ai sept minutes pour présenter le sujet. Mais je conseille vivement de convaincre les différents départements avant. Un dossier dont personne n’a entendu parler aura du mal à se faire accepter en présentation. Au préalable, il faudra mener un lobbying auprès des RH, des finances, de la RSE. Bref, être connu et reconnu. Cela prend du temps. Cette légitimité s’acquiert mais ne se démontre pas », conclut Marc Passani.

3. Construire son intervention

Le jour J, la présentation ne devra pas durer plus de dix minutes. C’est dire que cet exercice reste celui de la synthèse. Attention : c’est long de faire court. « Pour améliorer sa prise de parole, pensez à l’acteur Fabrice Luchini », conseille Denis Dubois de Montreynaud, formateur et coach certifié en communication écrite et orale, qui intervient dans le cursus « Préparer et réussir sa prise de parole en public » de l’organisme de formation Demos.

« Quand Fabrice Luchini parle, on l’écoute. Pourquoi ? Par ce qu’il articule, prononce chaque son. Il fait cet effort afin que son auditoire ne pas fasse d’effort pour le comprendre. Il faut procéder comme lui. Cela amène aussi à ralentir son débit, à installer des silences et des sourires. C’est agréable pour l’auditoire qui estime alors que l’on possède assez son sujet, que l’on est assez à l’aise pour sourire lors d’une présentation sur un sujet parfois très technique », complète Denis Dubois de Montreynaud.

Impliquer l’auditoire

Ensuite, lors de la présentation, le gestionnaire de flotte arrivera en se positionnant d’égal à égal avec son auditoire. Car le pire est de faire profil bas. Ce responsable a une offre de valeur à faire : il ne faut donc ni s’excuser ni demander si la présentation a convenu… En réunion, ce gestionnaire doit, en outre, « avoir mémorisé les grandes lignes de sa démonstration pour se détacher de ses notes et avoir un regard circulaire, rappelle Sylvie Girard-Sisakoun, auteure de Réussir son oral chez Ellipses. Chaque membre de l’auditoire se sent ainsi concerné par la présentation. »

Le responsable de parc montre alors ses compétences, son expertise, sa technicité, et souhaite obtenir les moyens de la réussite de l’entreprise. « Il faut en profiter, ajoute le formateur François Laure, pour la société Defursen. Car c’est une opportunité, pour l’intervenant, de renforcer sa visibilité, promouvoir son service et développer sa carrière, donc sa rémunération. » Mais il faut rester soi-même et bannir la voix qui baisse ou celle qui quémande. C’est un signe de faiblesse. Cette présentation n’a aussi rien à voir avec une sanction. C’est une prise de décision. Cela doit s’entendre dans la voix de celui qui prend la parole.

Travailler les points délicats

« Il y a des points délicats qu’il faut particulièrement travailler, signale Fanny Amé, la responsable des services généraux et des mobilités de la coopérative agricole Axéréal. En général, les discussions post présentation portent sur la fiscalité des projets et le cadre réglementaire. Les questions d’avantages en nature sont récurrentes et posées tant par la direction que les services financiers. »

Alain Teig, gestionnaire de flotte et président de l’association Echomobility, qui regroupe une vingtaine de responsables de parc de la région Auvergne-Rhône-Alpes, construit, lui, sa car policy de façon très autonome. « Puis, je la fais valider par la direction générale. Mais pour convaincre, je travaille des axes stratégiques en prenant appui sur les collaborateurs de mon entreprise. Ensuite, je conseille de monter des réunions au préalable pour impliquer tout le management, tous les chefs de département afin de les convaincre », précise Alain Teig.

Reste la fin de la réunion. Que faire ? « Il est intéressant d’envoyer à l’auditoire son PowerPoint, préconise Denis Dubois de Montreynaud pour Demos. Ensuite, on peut aussi faire suivre un élément, un article de journal qui vient de sortir, pour avaliser votre discours. Cela vous rend sympathique et montre que vous suivez vos dossiers. » À vos marques !